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Bonnes pratiques facturation INAMI
Voici une petite procédure à suivre afin de s’assurer d’une facturation INAMI efficace.
Quelques bonnes pratiques
Ne pas faire de demande d’accord la semaine avant la facturation (sauf si nécessaire) pour éviter un rejet si la facturation arrive avant la confirmation de la demande auprès de l’OA.
Vérification des tarifs INAMI
Allez dans les tarifs INAMI, cochez la case « vérification des périodes de couverture »
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Depuis la grille des résidents, allez dans le menu facturation puis ouvrez la fenêtre des Vérifications individuelles.
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Dans l’exemple ci-dessus, vous pouvez voir une période avec une catégorie XXXXX. Il y a un problème dans les dates des accords, voici donc une bonne indication pour un problème futur de facturation. Cette période en XXXXX.
Après avoir passé tous vos résidents en revue, vous pouvez lancer votre facturation INAMI normalement.
N’hésitez pas à parcourir vos notes individuelles avant impression, si une note à un montant à 0, c’est l’indication d’un problème d’enregistrement d’une absence par exemple. Défaite les notes, aller valider l’absence chez le résident et refaite les notes, cela doit être bon.
En dernier recours, si vous constater encore un problème appelez le support qui se fera un plaisir de vous aider.
Facturation INAMI
Le principe pour la réalisation de la facturation aux OA est assez simple, il faut tenir compte de ce principe de base.
Le résident doit avoir au moins une facture d’hébergement sur la période trimestrielle. Attention, quand on est en anticipatif, ne pas oublier les factures d’acomptes.
Le résident doit avoir une mutuelle
Le résident doit avoir un accord en cours
La facturation tient compte des absences sur base de la règle INAMI
Petit rappel de la règle INAMI
La journée est comptée si entrée avant 12h. La journée n’est pas comptée si rentrée après 14h. Il y a donc une zone d’ombre durant laquelle il est préférable de ne pas faire de mouvements.
La règle INAMI dit également qu’une personne ayant une entrée après 14h, cela crée un à valoir pour une prochaine sortie. En effet si la personne sort à 10h, la journée est comptée. Pensez à garder vos documents d’ambulance ou de taxi en cas d’hospitalisation ou de retour.
Facturation INAMI
Notes individuelles
Depuis la grille des résidents, dans le menu Facturation, allez dans « Notes Individuelles »
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Avec la double flèche passez toutes les factures de gauche à droite.
Lancez la procédure de facturation.
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Certaines factures peuvent rester à gauche, en passant la souris dessus, vous pouvez voir quel résident est concerné et vérifier.
Notes récapitulatives
Depuis le menu OA, allez dans facturation puis « Notes récapitulatives »
On retrouve le même principe d’écran.
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Faire passer tout de gauche à droite
Lancer la facturation
Notes d’échéance
Même principe que les notes récapitulatives. Les notes d’échéances doivent être envoyées pour le 20 du premier mois du trimestre et assure la moitié du paiement des récapitulatives même si rejet total.
Traitement des rejets
Les rejets sont traités à partir de l’écran des notes individuelles établies, dans le trimestre d'origine des factures rejetées.
Sélection du traitement à effectuer
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A partir de l’écran des notes individuelles établies, vous sélectionnez soit :
Toutes les individuelles ou certaines pour réaliser ‘Note de crédit + refacturation’.
Une individuelle pour réaliser la ‘Refacturation manuelle’.
Fenêtre des opérations pour traitement manuel
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La partie supérieure détaille le contenu de la note individuelle sélectionnée.
La partie ‘Note de crédit’ permet de générer une note individuelle négative pour compenser le nombre de journées qui vont être refacturées dans la partie ‘Refacturation’ afin que le semestriel O.A. reste correct (Nombre de journées facturées par O.A. et par trimestre).
La case ‘à réintroduire’ permet de formater cette note de crédit pour qu’elle se retrouve sur le prochain support magnétique (la prochaine note récapitulative). En général, cette case ‘à réintroduire’ doit être cochée uniquement pour une période acceptée.
La case ‘Choix’ permet de sélectionner les périodes à créditer.
La partie ‘Refacturation’ permet de créer une nouvelle note individuelle. Celle-ci peut l’être en tant que ‘rejet’ ou ‘Correction’ ou ‘Oubli’ avec ou non un changement de mutuelle. Le choix entre le N° d’affiliation ou le NISS ainsi que le CT1/CT2 peuvent être modifiés.
La case ‘Choix’ permet de sélectionner les périodes à refacturer.
Dans ces 2 parties, toutes les valeurs des colonnes ‘DU’, ‘AU’, ‘Pseudo code’ et ‘Prix / jour’ peuvent être modifiées. De nouvelles périodes peuvent aussi être créées.
La partie ‘Note de frais rectificative’ est utilisée uniquement à la demande de l’INAMI lorsque vous devez refacturer une différence de tarif en fonction d’un pseudo-code à déterminer :
763615 Montant de correction MRS après une rectification du forfait journalier consécutif à un contrôle par l’INAMI, à une procédure juridique ou dans le cadre d’un contrôle KAPPA.
763630 Montant de correction MRPA après une rectification du forfait journalier consécutif à un contrôle par l’INAMI, à une procédure juridique ou dans le cadre d’un contrôle KAPPA.
763652 Montant de correction MRS après la régularisation du forfait journalier d’une nouvelle institution.
763674 Montant de correction MRPA après la régularisation du forfait journalier d’une nouvelle institution.
Dans ce cas, les notes de crédit ne doivent pas être générées.
Type de rejets
Rejet total en cas de dépassement d’erreur de plus de 5%
Défaire et refaire les individuelles erronées (récapitulative et échéance sont aussi défaites).
Après correction, refaire les individuelles, récapitulatives et échéances ainsi que le support magnétique.
Rejet total d’une note individuelle
Refacturation manuelle.
Dans la partie ‘Note de crédit’, la case ‘à réintroduire’ ne doit pas être cochée et toutes les périodes doivent être sélectionnées.
Dans la partie ‘Refacturation’, le type ‘rejet’ doit être cochée et toutes les périodes doivent être sélectionnées avec ou non modification des zones.
Rejet partiel d’une note individuelle
Refacturation manuelle.
Dans la partie ‘Note de crédit’, la case ‘à réintroduire’ ne doit pas être cochée et seulement la période rejetée doit être sélectionnée.
Dans la partie ‘Refacturation’, le type ‘rejet’ doit être cochée et seulement la période rejetée doit être sélectionnée avec ou non modification des zones.
Rejet partiel d’une note (avec justification comme une journée refusée)
Refacturation manuelle.
Dans la partie ‘Note de crédit’, la case ‘à réintroduire’ ne doit pas être cochée et seulement la période erronée à juste titre (suite à une erreur d’encodage) doit être sélectionnée.
Dans la partie ‘Refacturation’, aucune période ne doit être sélectionnée.
Rejet total d’une note suite à changement de mutuelle
Refacturation manuelle.
Même traitement que pour un rejet total (à l’exception du type) avec modification du numéro de la mutuelle.
Le type ‘oubli’ est coché par défaut lorsque vous changez de mutuelle.
Rejet partiel d’une note suite à un changement de mutuelle
Refacturation manuelle.
Même traitement que pour un rejet partiel (à l’exception du type) avec modification du numéro de la mutuelle uniquement pour la période correspondant à la nouvelle mutuelle.
Le type ‘oubli’ est coché par défaut lorsque vous changez de mutuelle.
Cas particuliers
Refacturation suite à un changement de tarif avec effet rétroactif
Note de crédit + refacturation.
Sélectionnez au préalable uniquement les individuelles acceptées pour cette opération.
Le programme va générer les notes de crédit ainsi que les refacturations sur bases des nouveaux éléments (nouveaux tarifs, modification au niveau des accords, absences, O.A. …).
Ces notes de crédit et refacturations sont automatiquement formatées pour le prochain support magnétique (la prochaine note récapitulative).
Cela correspond à la case ‘à réintroduire’ pour la note de crédit et au type ‘correction’ pour la refacturation ou ‘oubli’ lorsqu’il y a un changement de mutuelle dans cette refacturation.
Refacturation manuelle.
En sélectionnant le pseudo-code en fonction du type MRPA ou MRS dans la partie ‘Note de frais rectificative’ en cas de refacturation de la différence du tarif à la demande de l’INAMI.
Facturation en oubli (notes individuelles pas établies car pas encore d’accord de l’INAMI)
Refacturation manuelle.
Même traitement que pour un rejet total ou partiel mais en cochant le type ‘oubli’.
Notes récapitulatives
Les notes récapitulatives
Les nouvelles notes récapitulatives avec uniquement les notes de crédit doivent être créées dans le trimestre d’origine à l’exception de celles établies avec la case ‘à réintroduire’ qui figureront sur le prochain support magnétique (la prochaine note récapitulative) tout comme les nouvelles notes individuelles établies avec la refacturation.
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