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Vue d’ensemble des règles pour les demandes électroniques
Ce texte explique comment envoyer correctement des demandes électroniques (eAgreement Light, MDA, notifications de décès ou de sortie) vers la mutualité. Tu utilises ces informations lors de l’enregistrement d’un nouveau résident, de la transmission d’un changement ou de la signature électronique de documents. Les règles suivent les directives d’IRISCARE et de l’AViQ.
Transmission exclusivement électronique
Dès que tu utilises l’envoi électronique, tu dois utiliser uniquement eAgreement Light.
L’envoi papier n’est plus autorisé.
La règle s’applique à toutes les demandes, y compris lors de l’entrée d’un nouveau résident.
Signature des notifications
Seules les annexes médicales doivent être signées.
Les départs, décès et hospitalisations ne nécessitent pas d’annexes supplémentaires.
Le système envoie automatiquement la notification une fois que tu l’as validée.
Accusés de réception
Tu reçois deux accusés :
Un TACK/NIPIN envoyé par le CIN (preuve numérique de réception).
Un accusé technique envoyé par la mutualité.
“Reçu par WalCareNet/IrisCareNet” signifie que tu as reçu le NIPIN.
“Reçu par l’OA” confirme que la mutualité a bien reçu le document.
Choix du signataire
Ajoute un médecin ou une infirmière dans la liste des intervenants et sélectionne-le comme signataire.
Si personne n’a de numéro INAMI valide, tu peux utiliser le numéro fictif : 10000007999.
Ce numéro sert uniquement à remplir le champ numérique, sans valeur juridique.
Procédures pratiques pour l’envoi et le suivi
Ces directives t’aident à envoyer correctement les demandes et à suivre les réponses des mutualités.
KATZ D – signataire
Le signataire indiqué sur l’enveloppe électronique n’est pas contrôlé par le CIN ou les mutualités.
Tu ne dois pas transmettre le diagnostic de démence.
Le médecin complète, signe et valide l’échelle KATZ D.
Suivi des réponses des mutualités
Clique toujours sur Envoyer/Recevoir. Le système ne récupère pas les réponses automatiquement.
Compte 2 à 3 jours pour recevoir les retours.
Nouveaux résidents et liste MDA
Dans la version 9.2.12, les résidents sans journée mutualiste facturable n’apparaissent pas dans la liste.
Clique sur Tous pour les afficher.
Tu peux ensuite envoyer une demande MDA si un numéro NISS est présent.
Paramètres d’impression
Pour les demandes de forfait, deux exemplaires s’impriment temporairement.
Une mise à jour réduira ce nombre à un seul exemplaire.
Pour le scan, scanne uniquement un des deux documents.
Documents dans la boîte d’envoi
Les documents ajoutés via les catégories arrivent directement dans la boîte d’envoi.
Pour les hospitalisations, absences, décès et sorties définitives, choisis Oui lorsque le système demande si tu veux envoyer le document.
Le statut initial est “Ne pas envoyer”.
Change-le en “À envoyer”.
Clique ensuite hors du champ pour valider la modification.
Termine par Envoyer/Recevoir.
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Points d’attention et exceptions
Cette section reprend les règles particulières à respecter lorsque tu envoies des demandes électroniques.
Contrôle d’assurabilité pour un nouveau résident
Si la mutualité ou l’évaluation n’est pas encore encodée, le résident n’apparaît pas dans la liste MDA.
Clique sur Tous pour l’afficher.
Envoie ensuite la demande d’assurabilité.
Tu reçois dans les 48 heures l’affiliation et le code CT1/CT2.
Fréquence des demandes MDA
Certaines institutions effectuent une vérification mensuelle.
Prévois 2 à 3 jours pour obtenir les retours de tous les résidents.
MMSE et demandes eAgreement Light
L’envoi du MMSE avec une demande eAgreement Light n’est pas autorisé.
L’AViQ confirme que cela constitue une violation du secret médical.
Obligation de transmission électronique
Dès que tu travailles en électronique, l’envoi papier est interdit.
Cette règle s’applique à tous les organismes assureurs wallons et bruxellois, selon IRISCARE et l’AViQ.