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| Manuel |
Créer un document
Trier les documents
Filtrer les documents
Status du document
Ouverture des dossiers
Tableau de bord (dashboard)
Ajouter une pièce jointe
Ouvrir le document en PDF
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Sous Mes documents vous pouvez voir tous les types de documents. Un aperçu général de tous les dossiers est alors affiché et seuls les membres de l'équipe y ont accès. Pour ce faire, vous devez ajouter les types de documents dans les paramètres d'un groupe. Vous trouverez ici la manière exacte de procéder. Les types de documents disponibles sont Zhivago-AUTOGR (Droit commun), Zhivago-GILO (Accidents physiques revenu garanti) et Zhivago-AO (Accidents du travail).
Créer un document
Une fonction dans Helena Pro qui est non disponible dans le cadre de Zhivago. Actuellement, vous ne pouvez pas effectuer une recherche basée sur le nom et/ou la description du document.
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Trier les documents
Dans la partie gauche de la page d'aperçu, vous pouvez regrouper tous les enregistrements selon les critères suivants :
Nécessitent mon attention (rendez-vous programmés et dossiers à valider), Non lus, Récemment modifié et Mes favoris.
Cela vous permet de regrouper clairement vos fichiers. En cliquant sur le petit drapeau, vous pouvez marquer les dossier comme favorites. Tous les dossiers sont ensuite triés chronologiquement par date.
Important : Si une action est requise par le médecin parce qu'un membre de l'équipe a apporté un ajustement à ce dossier, vous verrez le nom du patient en gras dans l'aperçu. Cela vous permet de voir exactement ce qui a été reçu, envoyé ou modifié dans cet enregistrement et par qui.
Filtrer les documents
Ici, vous pouvez filtrer sous :
Statut : Ouvert, Fermé, Archivé et Supprimé. Sous Ouvert, vous pouvez voir combien de dossiers vous avez en totale.
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Type : Vous pouvez effectuer une recherche à partir d'ici sur la base d'un type de document spécifique. Seuls ces documents seront affichés.
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Modifié le : Si vous avez modifié des types de documents, il est possible de les filtrer sur la base de la date et de la période.
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Patient : Une recherche sur le nom du patient ou le numéro national est possible.
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Status du document
Un type de document peut avoir les statuts suivants :
À traiter : Une nouvelle mission est reçu.
En cours: Lorsqu'un dossier est reçu et qu'il est ouvert et/ou modifié, le statut devient en cours de traitement.
Rendez-vous planifier : Dans Helena Pro on peut enregistrer le rendez-vous d'un patient dans le dossier. De cette façon, le médecin peut avoir une vue des rendez-vous en cours. Vous pouvez annuler le rendez-vous à l'aide d'un simple bouton. La planification d'un rendez-vous n'est visible qu'en interne.
À valider : un fichier contenant des documents prêts à être envoyés peut être marqué comme à valider par un membre de l'équipe dans Helena Pro. Une validation par le médecin est alors requise.
Envoyé : Lorsqu'il est envoyé, le statut est automatiquement indiqué comme envoyé pour ce dossier spécifique.
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Pour votre information : À chaque action que l'on effectue, le dossier apparaît en premier dans la liste. L'affichage est toujours déterminé par le moment exact où il a été édité.
Ouverture d'un dossier
Lorsque vous cliquez une fois sur un dossier dans l'écran d'aperçu, les détails de ce fichier s'affichent sur la droite. Dès que vous double-cliquez sur le fichier, il s'ouvre. Une autre possibilité consiste à sélectionner Editer en bas à droite.
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Tableau de bord (dashboard)
Dans le contexte de Zhivago, pour les types de documents Zhivago-GILO, Zhivago-AUTOGR et Zhivago-AO, il existe le tableau de bord suivant :
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Lorsqu'on ouvre un dossier, on voit d'abord les données du patient et les détails de ce dossier, comme la référence de l'assurance. Les données du patient contiennent des champs obligatoires. Si celles-ci sont incomplètes, il ne sera pas possible d'envoyer le fichier. Vous verrez alors apparaître un message en rouge.
Vous trouverez ici le rapport, la note d'honoraires et la note technique, qui peuvent être remplis et envoyés par le médecin. Il est également possible d'ajouter vos propres pièces jointes.
Similaire au n°2 mais contient plus de détails comme les différentes parties du rapport.
Dans l'historique, on peut voir clairement dans la chronologie ce qui a été exactement reçu et envoyé. Vous pouvez également voir un aperçu des pièces jointes entrantes et sortantes.
Les membres de l'équipe (soignants et employés) qui ont accès au dossier sont également clairement affichés.
Pour votre information : Via le tableau de bord, il est possible d'envoyer un message texte et/ou une note d'honoraires au gestionnaire du dossiers via Nouveau message. Un membre du personnel peut également marquer un dossier à valider afin qu'il puisse être revu par le médecin. Vous pouvez également utiliser le tableau de bord pour Planifier un rendez-vous. Arrêter un examen n'est possible qu'à la demande de la compagnie d'assurance.
Si vous êtes en train de saisir un rapport et que vous souhaitez revenir au tableau de bord du cas, il suffit de sélectionner Tableau de bord.
Lorsqu'un dossier dont le statut est envoyé doit être rouvert à la demande de la compagnie d'assurance, vous pouvez saisir le rapport en sélectionnant Réouverture du examen médicale.
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Important : pour revenir du tableau de bord à l'écran d'aperçu, vous devez sélectionner Fermer tout en bas à droite du tableau de bord.
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Ajouter une pièce jointe
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Pour ajouter une pièce jointe, vous pouvez sélectionner Ajouter pièce jointe tout en bas à gauche du tableau de bord. La pièce jointe sera alors chargée dans le fichier et l'icône deviendra verte.
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Pour vérifier les pièces jointes que vous avez déjà ajoutées, vous pouvez sélectionner Pièces jointes dans la partie droite (voir ci-dessus) et toutes les informations seront visibles, telles que le nom, le type et la taille du fichier joint. Il existe également un bouton de suppression.
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Ouvrir un document en PDF
Ici, nous pouvons distinguer deux choses :
Enregistrer le document au format PDF avant de l'envoyer : vous pouvez sélectionner PDF en bas à droite du tableau de bord. Pour l'instant, il n'est possible que d'ouvrir et d'enregistrer le rapport au format PDF.
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Sauvegarder le document en PDF après l'envoi : Dans la chronologie, vous pouvez ouvrir et sauvegarder le rapport, la note honnoraires et la note technique envoyés en PDF. Vous trouverez plus d’informations ici.