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3.1. Filtrer et trier les messages
3.2. Contenu du message
3.3. Modifier le statut du message
3.4. Répondre à un message
5.1.. Réservation d'un article en stock
5.2.. Réservation d'un article à commander
5.3. Réception de la commande de l'article réservé
5.4. Délivrance de la réservation
5.5. Chargement vente
6. Partage du schéma de médication local avec le patient
7. Partage de l'historique d'achats avec le patient
1. Accéder aux fonctionnalités d'Helena via CareConnect Pharmacist
Pour accéder aux fonctionnalités d'Helena, vous devez disposer d’un token eHealth valide (une session MyCareNet active). Si ce n'est pas le cas, un token eHealth doit être demandé.
Cliquez en délivrance sur le bouton Helena en haut à droite.
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Un écran s'ouvre avec la liste des réservations Helena:
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En cliquant sur Helena, Helena s'ouvre dans un navigateur web. La première fois, vous arriverez sur le profil de la pharmacie (voir point 2).
Une fois le profil de la pharmacie complété, vous arriverez directement dans l'Inbox.
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Vous changez la langue en cliquant sur le bouton Settings en bas à gauche.
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Et cochez la langue désirée.
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2. Profil de la pharmacie
Afin d'avoir une identité digitale sur la plateforme de patients Helena, il est important de remplir votre profil.
Pour ce faire, cliquez sur le nom de la pharmacie en bas à gauche et cliquez sur Profil.
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Ensuite, un écran s'ouvre avec 3 onglets, Informations générales, Heures d'ouverture et Code QR.
2.1. Informations générales
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Complétez les données de la pharmacie.
À droite de l'écran, vous trouverez les informations sur le type d'abonnement. Helena Pro est inclus dans votre abonnement.
Dans le champ Message de la pharmacie, vous pouvez ajouter un texte libre. Ce message s'affichera dans les informations de Ma pharmacie du patient.
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Pour ajouter le logo de la pharmacie, cliquez sur le bouton Parcourir . Ensuite vous choisissez l’image dans un dossier local sur votre ordinateur.
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Seules les images de type .jpg, .jpeg et .png sont supportées.
Après avoir sélectionné l’image souhaitée, vous pouvez déplacer le logo pour le placer correctement dans le cadre prévu. Il est aussi possible d’agrandir ou de réduire la taille de l’image via la roulette de la souris.
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Une fois que c’est fait, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas à droite de l'écran. Vous verrez alors votre logo s’afficher comme il le sera dans Helena.
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Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez reprendre la procédure en choisissant à nouveau votre logo via le bouton Parcourir.
Après avoir sauvegardé les modifications via le bouton Enregistrer en haut à droite. Dans Helena, ces données sont visibles pour les patients qui se sont connectés à votre pharmacie. Tant que le nom de la pharmacie n’est pas complété, le programme vous redirigera vers cette page à chaque fois.
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2.2. Heures d'ouverture
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Cliquez sur les boutons sous Ouvert/Fermé pour indiquer les jours où la pharmacie est ouverte.
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Ouvert
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Fermé
Lorsque l'icône est verte, vous pouvez indiquer vos heures d'ouverture pour le matin et l'après-midi. Cliquez sur le champ et sélectionnez l'heure souhaitée. L’intervalle proposé est de 15 minutes.
La pharmacie ne ferme pas le temps de midi ? Encodez alors les heures d’ouverture dans la première période et laissez la deuxième vide.
Cliquez ensuite sur Enregistrer en haut à droite. Dans Helena, ces données sont visibles pour les patients qui se connectent à votre pharmacie.
2.3. Code QR
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Il s'agit du code unique qui permet aux patients de se connecter à votre pharmacie dans Helena.
Via un clic droit de la souris, vous pouvez enregistrer cette image sur votre ordinateur. Pour ce faire, sélectionnez Enregistrer l'image sous... .
Lorsque vous souhaitez commander le kit de démarrage ou faire une commande supplémentaire de matériel promotionnel, il vous sera demandé d'ajouter cette image au formulaire. Une fois que vous avez enregistré l'image sur votre disque dur, vous pouvez l’uploader dans le formulaire.
3. Helena Inbox
Dans la boîte de réception, tous les messages reçus sont affichés chronologiquement par statut. Les nouveaux messages apparaissent toujours en premier. Cette page se rafraîchit automatiquement toutes les 30 secondes. Il n'est donc pas nécessaire de la rafraîchir manuellement.
Pour chaque ligne, vous voyez la date à laquelle la réservation a été reçue, le patient, le code RID, le numéro de registre national du patient et le statut de la réservation.
Via le bouton
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, le texte est copié, afin qu'il puisse être collé dans la barre de recherche de CareConnect Pharmacist via la combinaison de touches Ctrl+V.
3.1. Filtrer et trier les messages
Tri des colonnes
Dans la Boîte de réception, vous pouvez trier les données dans chaque colonne. Pour ce faire, cliquez sur les flèches dans l'en-tête de la colonne souhaitée.
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Vous pouvez également trier plusieurs colonnes en même temps. Pour ce faire, maintenez la touche Shift enfoncée lorsque vous cliquez sur l'icône de tri d'une autre colonne.
Par défaut, les colonnes Statut et Reçu sont triées. Ainsi, les messages avec le statut Nouveau sont en tête par ordre chronologique. Ensuite, vous trouverez les messages avec les statuts Commandé, Prêt et Délivré dans l'ordre chronologique.
En cliquant sur le bouton Réinitialiser en haut à droite, vous pouvez annuler le(s) tri(s)
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Vous pouvez trier et filtrer les données en même temps.
Filtre des données
En encodant un terme de recherche dans le champ de recherche situé dans l'en-tête de chaque colonne, vous mettez en place un filtre.
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Seules les données qui correspondent à la recherche seront affichées.
De cette manière, vous pouvez par exemple ne montrer que les messages qui :
sont reçus à une certaine date
proviennent d’un certain patient
ont un code RID spécifique
NISS du patient
ont un certain statut
Vous pouvez définir plusieurs filtres pour voir, par exemple, tous les messages d'un certain patient dont le statut est Prêt.
En cliquant sur le bouton Réinitialiser en haut à droite, vous pouvez annuler le(s) filtre(s).
Vous pouvez filtrer et trier les données en même temps.
3.2. Contenu du message
Cliquez sur un message pour l'ouvrir:
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Vous trouverez ici (1) le nom du patient et son numéro national.
Dans la zone (2), vous trouverez la réservation du patient et les commentaires qu'il a ajoutés.
S'il s'agit d'une prescription électronique, le RID est affiché ici. Si le patient a envoyé une image d'un emballage, elle sera affichée ici. Cliquez sur l'image pour l'agrandir. Cliquez à nouveau pour la réduire.
Au point (3), vous trouverez le statut de cette réservation. Un nouveau message a automatiquement le statut Nouveau.
3.3. Modifier le statut du message
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Le patient recevra une notification dans Helena et/ou un e-mail à chaque changement de statut.
Pour modifier le statut de la réservation, cliquez sur le bouton Changer le statut.
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Vous avez les options suivantes :
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Lorsque vous avez commandé l’article de la réservation, sélectionnez le statut Commandé.
Si la réservation est prête à être retirée, sélectionnez Prêt.
Une fois que le patient a retiré la réservation, réglez le statut sur Délivré. De cette façon vous gardez une bonne vue d'ensemble de ce qui doit encore être retiré.
Vous pouvez également décider de refuser une réservation, en sélectionnant le statut Rejeté .
En-dessous du message, vous avez un aperçu chronologique de tous les changements de statut.
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Le patient peut également effectuer ce changement de statut lui-même dans Helena.
3.4. Répondre à un message
Pour répondre à un message, cliquez sur Envoyer un message en haut à droite.
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Un champ de texte s'ouvre dans lequel vous pouvez encoder votre message.
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Pour envoyer, cliquez sur le bouton Envoyer.
Vous pouvez ainsi, par exemple, motiver un refus au patient ou fournir des informations sur l'utilisation correcte, ...
Le patient recevra une notification dans Helena et/ou un e-mail avec un lien vers ce message dans Helena.
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Les patients n’ont pas la possibilité de répondre à vos messages dans l’application Helena. N’utilisez donc pas ce canal pour poser des questions à votre patient.
Le message envoyé apparaîtra également dans l'historique de la réservation :
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Pour retourner à la boîte de réception, cliquez
soit sur le bouton Boîte de réception à gauche en haut,
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soit sur la flèche à côté de Message et historique en haut de l’écran
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4. Réservations via Helena
4.1. Notification en délivrance
Lors d'une nouvelle réservation, un cercle rouge apparaît sur le bouton Helena dans l'onglet de livraison, avec l'indication du nombre de réservations ayant le statut Nouveau.
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Toutes les 5 minutes, la Boîte de réception est automatiquement vérifiée pour les messages ayant le statut Nouveau.
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Vu que la vérification ne se fait que toutes les 5 minutes, il est possible que le bouton Helena affiche encore pendant quelques minutes l'information alors que vous avez déjà traité toutes les réservations avec le statut Nouveau.
En cliquant sur Helena, l'écran des réservations s'ouvre.
Les prescriptions réservées sont classées par ordre alphabétique par patient. En haut de l'écran, il y a une fonction de recherche.
À côté de la fonction de recherche, un texte rouge indique combien de réservations ont été effectuées sur la base d'une photo.
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Si la prescription n'est plus disponible, est expirée, ... ou s'il ne s'agit pas d'un RID correct, cela est également notifié. Vous ne pouvez pas sélectionner ces RID pour délivrer.
Pour les supprimer de cette vue d'ensemble, vous pouvez leur attribuer le statut Rejeté via la Boîte de réception Helena (voir point 3.3.).
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4.2. Importation des réservations de prescriptions en délivrance
4.2.1. Réservation d'une prescription électronique
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Cochez par patient les ordonnances réservées que vous souhaitez importer en délivrance et cliquez sur OK en haut de l'écran.
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Vous devez traiter les réservations patient par patient. Il n'est pas possible de traiter les ordonnances de plusieurs patients en une seule délivrance.
Les prescriptions sélectionnées sont importées dans l'onglet de livraison et les produits (à l'exception des préparations et des textes personnalisés) sont automatiquement marqués comme Réservé non payé.
Cela permet de placer la prescription en statut InProcess sur le serveur de Recip-e, afin de la bloquer temporairement.
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Tant qu'aucun article n'a été effectivement remis au patient, la prescription est placée en statut 'InProcess' sur le serveur de Recip-e. Par exemple, si vous avez commandé un article coûteux pour cette réservation, vous êtes sûr que le patient ne pourra pas récupérer cette prescription dans une autre pharmacie
Voir point 5 pour la finalisation de la réservation d'une prescription électronique
4.2.2. Réservation via une image
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Les réservations via image ne sont pas affichées dans la liste, vous les trouverez dans la boîte de réception d'Helena.
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En cliquant sur la ligne de la réservation, vous verrez la photo.
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Etape 1
Ouvrez le message dans votre Boîte de réception et copiez le RID en cliquant sur le bouton
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à côté du numéro national.
Etape 2
Ouvrez une délivrance et créez une commande client en utilisant le bouton Créer commande client en haut à droite
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Etape 3
Collez le numéro national dans la zone de recherche dans CareConnect Pharmacist en utilisant la combinaison de touches CTRL + v .
Etape 4
Encodez l'article réservé dans une commande client et complétez-la.
Cliquez ici pour la notice Commande client
Etape 5
Lorsque l'article est en stock, réglez le statut de la réservation dans votre Boîte de réception sur Prêt. Si l'article a été commandé, mettez le statut sur Commandé. Lorsque l'article est en stock, changez le statut en Prêt .
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Etape 6
Lorsque le patient vient chercher la réservation, régularisez la commande client sur la section de vente adéquate.
Modifiez le statut de la réservation dans votre boîte de réception en Délivré.
5. Actualisation automatique des statut de réservation des prescriptions
Les prescriptions sélectionnées sont importées dans l'onglet de livraison et les produits (à l'exception des préparations et des textes personnalisés) sont automatiquement marqués comme Réservé non payé.
5.1. Réservation d'un article en stock
Lorsque l'article, avec le statut Réservé non payé, est en stock, le statut de la réservation Helena sera automatiquement mis à jour en 'Prêt' après la clôture de la livraison.
Le patient recevra un e-mail et/ou une notification dans Helena.
5.2. Réservation d'un article à commander
Si l'article, avec le statut Réservé non payé, n'est pas en stock, il sera commandé. Après la clôture de la livraison, le statut de la réservation Helena sera automatiquement mis à jour en 'Commandé'.
Le patient recevra un e-mail et/ou une notification dans Helena
5.3. Réception de la commande de l'article réservé
Lorsque l'article réservé est délivré et réceptionné, l'écran suivant s'ouvre comme d'habitude lors de la sauvegarde. L'icône Helena vous permet de voir immédiatement quels articles ont été réservés via Helena. Pour que vous puissiez les garder de côté.
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Après avoir enregistré la réception de commande, le statut de la réservation Helena est automatiquement changé en Prêt.
Le patient recevra un e-mail et/ou une notification à ce sujet dans Helena.
C'est également le cas lorsque vous approvisionner l'article lors de la délivrance. Pour ce faire, cliquez sur le bouton de la commande dans lequel se trouve l'article dans l'écran Anomalie de stock.
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5.4. Délivrance réservation
Dès que la réservation est régularisée dans CareConnect Pharmacist, l'ordonnance obtient le statut Délivré dans Helena et sur le serveur de Recip-e, afin qu'elle ne puisse pas être délivrée une deuxième fois.
5.5. Chargement vente
Si vous apportez des modifications à la délivrance d'une réservation Helena, CareConnect Pharmacist ne tiendra pas compte des modifications de statut éventuelles. Vous devrez le faire manuellement.
Vous serez informé par le message suivant :
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6. Partage du schéma de médication local avec votre patient
Lors de la visualisation du schéma de médication via le bouton Visualiser Rapport à droite de l'écran
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le bouton Helena a été ajouté.
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Lorsque vous cliquez dessus, le schéma de médication local est envoyé sur le compte Helena de votre patient. Vous recevrez le message suivant :
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Le patient ne recevra pas d’e-mail et/ou une notification à ce sujet dans Helena.
Dans Helena, le patient retrouve son schéma via Résumés - Schéma de médication
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La date et le nom de Ma pharmacie s'affichent. Cela permet de faire la distinction entre le schéma de médication de la pharmacie, du prescripteur et de Vitalink.
Lorsque le patient clique dessus, le schéma est visualisé avec la mise en page que vous avez sélectionnée au moment de l'envoi. Dans CareConnect, vous pouvez choisir entre les mises en page Schéma de médication ou Schéma de médication Vitalink.
Exemple du layout Schéma de médication dans Helena
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En cliquant sur Ouvrir document, le schéma s'ouvre au format .pdf et le patient peut l'imprimer ou le télécharger.
7. Partage de l'historique d'achats avec votre patient
Après activation de l'abonnement Helena Pro, l'historique (12 mois) du patient est automatiquement transmis à son compte Helena lors de la prochaine délivrance.
Chaque nouvelle délivrance est ajoutée à l'historique d’achats du patient. Le lendemain, les nouvelles informations sont disponibles pour le patient dans son compte Helena.
Le patient ne recevra pas d’e-mail ni de notification à ce sujet dans Helena.
Dans Helena, le patient peut retrouver cet historique d'achats sous Ma pharmacie > Achats.
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À droite de l'écran, le patient peut filtrer sur les articles avec ou sans prescription et également sélectionner une période.
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8. Promouvoir Helena auprès vos patients
Pour la promotion auprès de vos patients, nous vous proposons un pack promo numérique Helena gratuit - https://info.corilus.be/fr/pharma/helena-kit-de-promotion-digital
Ce pack comprend des vidéos d'animation, des images, des logos, des textes exemples, ...
Ce pack est donc idéal pour promouvoir sur votre site web, les écrans d'information en pharmacie, les réseaux sociaux, ...
N'oubliez pas de suivre la page Facebook de Helena Care - Belgique pour partager les messages dans votre réseau
Vous pouvez également imprimer votre code QR Helena au bas du ticket de caisse. Pour ce faire, allez dans Signalétiques > Pharmacie et dans l'onglet Ticket , cochez Ajouter le code QR Helena à tous les tickets .
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Enregistrez vos modifications en cliquant sur le bouton Sauver en haut de l'écran.
Par défaut, les informations suivantes seront ajoutées sous le code-barres de chaque ticket.
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