Objectif
Dans Greenock, il est possible d’attribuer un fournisseur préférentiel à plusieurs articles simultanément en important une liste d’articles depuis un fichier CSV.
La fonctionnalité est accessible via :
Utilitaires > Gestion des commandes > Attribution d’un fournisseur préférentiel
Deux opérations sont possibles :
créer un canevas de fichier d’import ;
importer un fichier CSV contenant les articles auxquels un fournisseur préférentiel doit être attribué.
1. Format du fichier d’import
Type de fichier
Le fichier utilisé pour l’import doit obligatoirement être au format CSV (.csv).
Structure des colonnes
Les colonnes doivent apparaître dans l’ordre suivant :
Colonne | Contenu | Obligatoire |
A | Libellé de l’article en français | Non |
B | Libellé de l’article en néerlandais | Non |
C | Code EAN de l’article | Conditionnel |
D | Code CIP de l’article | Conditionnel |
E | Code groupe de l’article | Conditionnel |
F | Code CNK de l’article | Conditionnel |
Règles de reconnaissance d’un article
Les libellés français et néerlandais sont facultatifs.
Un article doit disposer d’au moins un code permettant son identification.
Les codes utilisables sont : EAN, CIP, code groupe ou CNK.
Si aucun code n’est renseigné, l’article ne peut pas être reconnu par Greenock.
Les codes renseignés doivent correspondre à des articles connus dans Greenock.
2. Création d’un canevas de fichier d’import
Greenock permet de générer automatiquement un canevas lorsque Microsoft Excel est installé sur le poste de travail.
Procédure
Ouvrir :
Utilitaires > Gestion des commandes > Attribution d’un fournisseur préférentiel.Cliquer sur Canevas du fichier d’import.
Il est possible d’encoder le CNK d’un article existant puis de cliquer sur Rechercher.
Si le CNK est reconnu, Greenock affiche le nom de l’article.
L’utilisation d’un CNK d’exemple est facultative. Elle permet simplement de générer un fichier contenant un exemple afin de visualiser directement la structure attendue.
Cliquer sur Canevas du fichier d’import.
Dans le gestionnaire de fichiers, choisir un nom pour le fichier (1).
Cliquer sur Enregistrer (2).
Greenock ouvre le fichier dans Excel.
Ajouter les autres articles à importer en respectant la structure des colonnes.
Attention au format d’enregistrement
Après modification du fichier dans Excel, celui-ci peut proposer par défaut un enregistrement au format TXT (.txt).
Il faut sélectionner explicitement le format CSV (.csv) avant d’enregistrer le fichier.
Un fichier enregistré uniquement au format TXT ne peut pas être utilisé pour cet import.
3. Import du fichier CSV
Une fois le fichier complété et enregistré au format CSV :
Ouvrir la fenêtre Attribution d’un fournisseur préférentiel => Utilitaires > Gestion des commandes > Attribution d’un fournisseur préférentiel.
Cliquer sur Fichier d’import.
Sélectionner le fichier CSV souhaité dans le gestionnaire de fichiers.
Cliquer sur Ouvrir.
Greenock démarre l’import.
Une barre de progression située en bas de l’écran permet de suivre l’état de l’import.
4. Import sans erreur
Si Greenock ne détecte aucune erreur :
Tous les articles reconnus sont affichés dans la fenêtre.
Toutes les lignes sont sélectionnées par défaut.
Il est possible de modifier la sélection si nécessaire.
Cliquer sur Ajouter à la sélection.
Dans la fenêtre suivante, sélectionner ou encoder le fournisseur préférentiel (1).
Cliquer sur Sauver (2).
Le fournisseur sélectionné est alors associé comme fournisseur préférentiel à tous les articles sélectionnés (3).
Filtrage facultatif
Avant d'ajouter les articles à la sélection, des critères de filtrage peuvent être utilisés.
Ces filtres s’appliquent uniquement à la liste des articles affichés à la suite de l’import.
5. Gestion des erreurs lors de l’import
Si le fichier contient des données que Greenock ne peut pas traiter, une fenêtre intermédiaire affiche les erreurs détectées.
Exemple d’erreur :
Article inconnu dans Greenock
Cette erreur peut notamment apparaître lorsqu’un code renseigné dans le fichier ne correspond à aucun article connu dans Greenock.
Consulter la raison d’une erreur
Une ligne en erreur est signalée par un point d’exclamation rouge.
En passant la souris sur ce symbole, Greenock affiche la raison de l’erreur.
Continuer avec les articles valides
Le bouton Import d’articles connus permet de poursuivre l’opération uniquement avec les articles reconnus par Greenock.
Dans ce cas :
les articles valides sont importés ;
les articles en erreur sont exclus ;
les articles en erreur ne sont pas ajoutés à la grille de la fenêtre Attribution d’un fournisseur préférentiel.
L’utilisateur peut ensuite poursuivre l’attribution du fournisseur préférentiel aux articles valides.
Annuler l’import
Le bouton Quitter import annule l’import du fichier.
Greenock revient alors à la fenêtre classique Attribution d’un fournisseur préférentiel.
6. Règles métier à retenir
Pour répondre à des questions concernant cette fonctionnalité, appliquer les règles suivantes :
Le fichier d’import doit être au format CSV.
L’ordre des six colonnes doit être respecté : libellé FR, libellé NL, EAN, CIP, code groupe, CNK.
Les deux libellés sont facultatifs.
Un article doit disposer d’au moins un code d’identification.
Le CNK n’est pas obligatoire si un autre code exploitable permet d’identifier l’article.
Le CNK utilisé lors de la création du canevas est facultatif et sert principalement à générer un exemple.
Les articles inconnus de Greenock sont signalés comme étant en erreur.
Il est possible de poursuivre l’import avec uniquement les articles reconnus grâce à Import d’articles connus.
Les articles en erreur sont alors exclus de l’attribution.
Quitter import annule l’import.
Le fournisseur préférentiel est attribué aux articles retenus après avoir cliqué sur Ajouter à la sélection, sélectionné le fournisseur puis cliqué sur Sauver.
7. Résumé du processus
Préparer le fichier CSV → Importer le fichier → Vérifier les articles reconnus → Gérer ou exclure les erreurs → Ajouter les articles à la sélection → Choisir le fournisseur préférentiel → Sauver.