🔗 Source article (Salesforce): None

1. Inleiding
​2. Configuratie
​ a. Opties
​ b. Versie
​ c. Import beginstock
​3. Fiches
​ a. Apotheken
​ b. Homes
​ c. Leveranciers
​ d. Toedieningsmoment
​ e. Patiënten

4. Producten
​ a. Productlijst
​ b. Clusters

5. Stockbeheer
​ a. Stock product
​ b. Ontblisteren
​ c. Halveren/kwarteren
​ d. Stock patiënt
​ e. Aanpassen patiëntstock ​​​​​​​

Onze software is ontwikkeld om de apotheker te ondersteunen bij IMV productie en aan de nieuwe noden te voldoen die deze werkwijze met zich meebrengt. In deze handleiding kan u een workflow raadplegen voor de meest courante productie methoden: uitbesteding, robot, plateau, combinatie robot en plateau). Indien u hier geen antwoord vindt op bepaalde vragen, vragen wij u om een ticket aan te maken voor onze helpdesk.
​
​

Om uw software aan uw specifieke werkwijze aan te passen, moeten eerst de juiste instellingen geconfigureerd worden. Onze helpdesk kan u hierbij ondersteunen.
​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

Via Extra > Opties krijgt u onderstaand scherm, waar u de algemene instellingen voor CareConnect Multidose kan aanpassen en opslaan:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

​

[ IMAGE: 2.png ]

U kan zelf ingeven op basis van verbruik per week en aantal patiënten die dit bepaald product gebruiken hoeveel er dient besteld te worden. U kan een factor ingeven, met deze factor zal het verbruik per week vermenigvuldigd worden om dit in bestelling te plaatsen via de module Simulatie. Bij het geoptimaliseerd bestelvoorstel wordt rekening gehouden met clusters wanneer deze zijn ingevuld.

​

​

[ IMAGE: image.png ]

​
Hier kan u opvragen met welke versie u werkt.
​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

​
Indien dit van toepassing is, kan de helpdesk u hierbij ondersteunen.
​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

[ IMAGE: image.png ]

Hier kan u de gegevens invullen van apotheken waarvoor u produceert.
​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

​

De instelling aan wie u gefractioneerd wenst te leveren, moet eerst gecreëerd worden in CareConnect Multidose.
U drukt hiervoor op Nieuw en vult de gegevens aan (naam – adres – postcode – gemeente – ondernemingsnummer – apotheek-TPE actief- beheer medicatieschema-werkwijze productie).
​
​

[ IMAGE: image.png ]

[ IMAGE: image.png ]

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Het ondernemingsnummer moet hetzelfde nummer zijn dat u ingevuld heeft bij BTW nummer in de klantfiche in CareConnect Pharmacist.

De Client ID is een uniek volgnummer dat u zelf toekent in CC Multidose. (bv. 1e WZC “1”, 2e “2”…)

Om bestanden via Hector te kunnen ontvangen, dient het ehealthID bij RIZIV ingevuld te worden, en Geactiveerd aangevinkt te worden.
Bij beheer medicatieschema maakt u de keuze of u produceert op basis van externe medicatieschema’s of schema’s opgesteld in CC Multidose. Standaard staat dit op extern.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

In het tabblad FTP geeft u de inlog gegevens in indien u toedieningsschema’s vanaf een FTP of sFTP-server wenst te importeren (dit is dus niet van toepassing wanneer u op basis van medicatieschema’s uit Multidose produceert).

Voor FTP vinkt u Passief aan, u geeft gebruikersnaam en wachtwoord in, en onder FTP Server geeft u de URL als volgt in: ftp://ftp.voorbeeld.be.

Indien u sFTP wenst te configureren, dan vinkt u Passief uit, geeft gebruikersnaam en wachtwoord in, en onder FTP Server geeft u de URL als volgt in :

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

[ IMAGE: image.png ]

Het tabblad Productie is enkel van toepassing wanneer het beheer van de medicatieschema’s in CC Multidose gebeurt. U geeft in de eerste plaats in op welke dag de medicatie zal worden toegediend.
Bij Productie periode geeft u de periode in waarvoor u een stockvoorspelling wil doen. Dit wordt vaak op 1-2 weken ingesteld.
Bij Tijdstippen van toediening kan u zelf een tijdstip naar keuze intypen en op de + klikken, dan wordt die in het lijstje eronder
toegevoegd.

Wanneer de gegevens correct zijn ingevuld, klikt u rechts op Bewaren.
​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

Wanneer u met een aparte productievoorraad werkt en deze producten rechtstreeks wilt bestellen vanuit CC Multidose, kan u hier de gewenste leveranciers aanmaken. Onze helpdesk ondersteunt u om dit in te vullen.
​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

​

Wanneer u op de zakjes van de robot een toedieningsmoment (bv. Ochtend) wil laten afdrukken in plaats van het tijdstip (bv. 6h30) kan u dit hier gaan instellen.

In de robot software kan aangeven worden welke notitie u op het zakje af wilt drukken: het toedieningsmoment of het tijdstip. Om een toedieningsmoment aan te maken, klikt u op +. In het volgende scherm kan u de naam van het toedieningsmoment invoeren en bewaren door met OK af te sluiten.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

Vervolgens kan u in de lijst van tijdstippen aangeven met welk toedieningsmoment dit overeenkomt. U klikt in het veld Omschrijving naast het gewenste tijdstip en via het pijltje krijgt u een overzicht van de ingegeven omschrijvingen. U selecteert de gewenst omschrijving en slaat uw gegevens op met Bewaren.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

Wanneer u op de knop Patiënten klikt, komt u terecht in onderstaand scherm met een overzicht van alle patiënten die via Multidose beheerd worden. Rechts kan u patiënten opzoeken op naam of INSZ, instelling of leverlocatie.

​

[ IMAGE: image.png ]

​

Via de knop De-activeer patiënt kan u een patiënt die u niet meer wenst te beheren via CC Multidose deactiveren. Hierdoor komt deze patiënt niet meer voor op de verschillende lijsten die afgedrukt kunnen worden, terwijl de historiek en pilstock wel bewaard blijven in CC Multidose. Door het vinkje naast Enkel actieve patiënten uit te vinken kan u deze patiënten wel nog terugvinden bij een opzoeking.

Wanneer u op de knop Verwijder patiënt klikt, wordt deze patiënt definitief verwijderd.

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Eerst dient u de pilstock van deze patiënt voor alle artikelen op 0 zetten. Dit doet u via aanpassen patiëntstock. Is dit niet het geval, dan zal een melding u hierop wijzen.

De knoppen Nieuwe patiënt en Aanpassen patiënt zijn alleen beschikbaar wanneer u onder Extra > Opties Geen verbinding met apotheeksoftware hebt geselecteerd. Indien er wel verbinding is met apotheeksoftware, dan moeten deze gegevens van daaruit naar CC Multidose worden doorgestuurd.

​

[ IMAGE: image.png ]

Via de knop Nieuwe patiënt kan u de gegevens invullen van een nieuwe patiënt (naam, code, kamer, bed, home en dokter) en opslaan. In het vak Code moet het INSZ nummer ingevuld worden.

Via de knop Aanpassen patiënt kan u de gegevens van een bestaande patiënt wijzigen en opslaan.

​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Het INSZ nummer kan niet meer gewijzigd worden!

U kan vanuit het scherm Patiënten een label afdrukken voor geselecteerde, of alle patiënten. Via de pijltjes kan u ook ineens kiezen om 1 of meerdere labels af te drukken. Indien u belevert in plateau’s, adviseren wij u om een label per patiënt af te drukken en op de bijhorende plateau te kleven: de barcode moet immers gescand worden tijdens de productie.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

Op het label staan de naam van de patiënt, kamernummer, naam van het rvt en een barcode vermeld.
​
​

[ IMAGE: image.png ]

Wanneer u op Medicatieschema klikt, komt u in onderstaand scherm terecht. Deze functionaliteit kan u gebruiken wanneer de parameters van CC Multidose staan ingesteld op Beheer medicatieschema: CareConnect Multidose.
​

[ IMAGE: image.png ]

​

U kan producten manueel opzoeken of inscannen. Selecteer de correcte lijn en klik op de knop Toevoegen.
Vervolgens kan u voor het geselecteerde artikel de posologie ingeven. U geeft de dagen van de week in, het correcte tijdstip, het aantal en de eenheid, en eventueel een start- en einddatum (de startdatum is de eerste dag van toediening voor de eerstvolgende productie).
Via de knop Actief kan u manueel een specialiteit activeren / deactiveren bij een stopzetting of hervatting van een therapie.
Via Opmerking kan u een opmerking ingeven omtrent deze patiënt / dit schema. Deze info wordt ook weergegeven bij de afdruk van het productieschema.

Met de knoppen Print label en Print doseerlabel kan u onderstaande labels uitprinten.
Het gewone label is een identificatielabel om op geneesmiddelenverpakkingen te kleven, zodat u weet aan wie dit toebehoort. De barcode wordt gebruikt op het moment van de productie.

​

[ IMAGE: image.png ]

​

De doseerlabels zijn bedoeld voor de identificatie én dosering van specialiteiten die worden afgeleverd in cups of vergelijkbare recipiënten (bv. siropen):

​

[ IMAGE: image.png ]

​

[ IMAGE: knowledge tip.png ]

Druk in deze fase alvast een voorraad doseerlabels af, dit zorgt ervoor dat u efficiënt kan werken tijdens de effectieve productie.
​
​
​

​

[ IMAGE: image.png ]

Wanneer u op de knop Productlijst klikt, komt u terecht in het volgende scherm:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​

Hier krijgt u de volledige lijst te zien van alle producten die gefractioneerd kunnen worden. U dient deze lijst door te nemen om bij elk artikel aan te geven of dit een UBC heeft en aan te geven of dit artikel met een robot moet worden gefractioneerd.
Dit doet u door de lijn van het artikel te selecteren en vervolgens te klikken op Wijzig in Robot vlag of Wijzig UBC vlag. Hierdoor wordt het vakje in de kolom IsInRobot / NeedsUBC aangevinkt. Voor alle artikelen waar NeedsUBC is aangevinkt, zal de barcode opgeslagen worden in de Barcodepool in CareConnect Multidose. Deze worden dan later doorgestuurd naar de apotheeksoftware op het moment van de tarifering.

Wanneer vanuit CareConnect Pharmacist producten of voorschriften worden doorgestuurd, zullen vanaf nu de GTIN’s worden meegestuurd, van zodra deze info in de prijsupdates van APB wordt meegestuurd. Rechts in het kadertje ziet u de GTIN(s) die gekoppeld zijn aan bepaalde CNK.
​

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Aangezien alleen in CareConnect Pharmacist automatische prijsupdates worden geïnstalleerd, kan u enkel daar een GTIN koppelen of verwijderen aan een bepaalde CNK. Wanneer in CC Multidose een ongekende GTIN wordt gescand, zal een pop-up u erop attent maken dat de producten nogmaals moeten worden verzonden vanuit uw apotheeksoftware.

Via Afdrukken labels kan u product labels afdrukken. Deze kan u, indien gewenst, op de algemene, niet-ontblisterde stock kleven.
Vóór uw opstart met de robot zal Corilus het formularium eenmalig inladen, zodat u dit niet manueel dient te doen. Hiervoor moet u ons 2 weken voor de opstart uw formularium in Excel (CSV formaat) bezorgen. In de eerste kolom plaatst u de CNK, in de 2e kolom de hoeveelheid per verpakking:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Updaten van uw formularium gebeurt manueel: In CC Pharmacist geeft u via Fiches > Multidosis de wijzigingen of toevoegingen in.
In het tabblad identificatie scant u de 2D barcode, of geeft u de artikelnaam (of CNK), aantal per verpakking en toestemming voor halveren en kwarteren in (Opgelet: het wordt aangeraden om dit voor Multidose producten standaard te selecteren!).
In het tabblad factureringsadressen kan u kiezen voor welke WZC’s het geneesmiddel aan het formularium moet worden toegevoegd (niet zichtbaar in Productlijst).
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​
​

Vervolgens verzendt u de (gewijzigde) informatie via Tools > Beheer Multidosis > Producten vanuit CCPharmacist naar CCMultidose

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

In CareConnect Multidose dient u bij de werkwijze robot/plateau voor nieuwe producten nog aan te geven of deze via Robot worden gefractioneerd (vlag IsinRobot).
​

[ IMAGE: knowledge tip.png ]

Via de zoekfunctie kan u de optie Niet gevalideerde aanvinken om de nieuw toegevoegde producten snel terug te vinden want op die manier worden enkel de nieuw toegevoegde artikelen getoond in de productlijst.
Via rapporten > formularium kan u de volledige productlijst (per WZC) exporteren.
​

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Wanneer u een bepaald product niet meer via robot wenst te beleveren, moet u in Multidose “IsinRobot” uitvinken.
​
​

Het aanmaken van Clusters laat u toe om verschillende verpakkingen van eenzelfde geneesmiddel onder 1 hoofdproduct te plaatsen. Hierdoor kan u voor deze groep:

- Extra informatie op het ontblisterlabel af laten drukken.
- Halveren/kwarteren (Potnummer ingegeven bij Clusters vereist indien u bij Extra > Opties “Valideer potnummer voor
halveren en kwarteren hebt aangeduid!).
- Bij een bestelling automatisch de gewenste verpakking bestellen, namelijk de verpakking van het hoofdproduct.
- Morfologische eigenschappen van de Cluster ingeven.
- Maximale dosering en extra opmerkingen toevoegen.
​

[ IMAGE: image.png ]

​
Wanneer u op de knop Clusters klikt, komt u terecht in het volgende scherm:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

Door op Nieuw te klikken kan u een nieuwe cluster aanmaken. Geef de naam van uw cluster in (

[ IMAGE: knowledge tip.png ]

benoem dit naar de specialiteit of molecule) en druk op Enter. In het volgende scherm kan u dan de 2D barcode scannen of het product manueel opzoeken:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​

Via de knop Toevoegen kan u verschillende producten toevoegen aan de nieuwe cluster, u kan de producten ook van rechts naar links slepen. Om producten die links staan te verwijderen, klikt u op Schrappen. Wanneer een product reeds tot een cluster behoort, wordt dit weergegeven in de kolom Cluster.

Na toevoegen van alle gewenste producten aan de Cluster klikt u op de knop Volgende:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

​

U kan de cluster een naam geven en alle details aanvullen, zoals Pot Nummer, Cannister Nummer, vorm, kleur, Mnemonic (ezelsbruggetje)…
Het Hoofdproduct is het product dat u bij voorkeur gaat bestellen indien u met het bestelbeheer van CareConnect Multidose werkt.
Opslaan doet u door te klikken op Bewaren.
​

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Dit kan enkel met producten die geen barcode vereisen.

Via Bewerken kan u een bestaande cluster bewerken. Dit houdt in CNK’s toevoegen/schrappen, extra informatie toevoegen/aanpassen.

Om een cluster te verwijderen klikt u op Schrappen.

Via Printen drukt u de lijst van clusters af op uw A4 printer.

[ IMAGE: image.png ]

Wanneer u op Stock Product klikt, krijgt u een overzicht van de (totaal)voorraad in de productieruimte:

[ IMAGE: image.png ]

- NTDS: Niet Toegekende Doos Stock, voorraad die nog niet verkocht is (nog geen voorschrift).
- Totale Pilstock: de totale hoeveelheid pillen in voorraad in het productiecentrum.
- OPSN: Niet Ontblisterde Pil Stock.
- Stock Hele: de voorraad ontblisterde, volledige pillen.
- Stock ½: de voorraad ontblisterde, halve pillen (Opgelet: het aantal wordt in volledige pillen getoond).
- Stock ¼: de voorraad ontblisterde, gekwarteerde pillen (Opgelet: het aantal wordt in volledige pillen getoond).

[ IMAGE: image.png ]

​

[ IMAGE: 1.png ]

Rechts kan u een barcode inscannen of het product zoeken op naam of CNK.
​

[ IMAGE: 2.png ]

Indien u een bepaald type voorraad van een artikel wenst te wijzigen, dan selecteert u het correcte artikel en klikt op de knop die verwijst naar het type voorraad die u wenst te wijzigen. Hier geeft u het aantal in waarmee u de stockwaarde wil vermeerderen. Geef een negatieve waarde in om de stockwaarde te verlagen:

[ IMAGE: image.png ]

​
​
​b. Ontblisteren
​
​

[ IMAGE: image.png ]

Via deze knop kan u het ontblisteren in goede banen leiden. U kan een barcode inscannen of een product manueel opzoeken.
Selecteer het juiste product en klik vervolgens op Selecteer. Rechts van het scherm verschijnt het ontblister scherm:

[ IMAGE: image.png ]

In dit scherm geeft u het lotnummer in (door in het veld te klikken kan u een eerder ingegeven lotnummer en vervaldatum selecteren.
Via de + kan u een nieuw lotnummer ingeven), de vervaldatum, het aantal pillen dat u ontblisterd heeft, de persoon die ontblisterd heeft en eventueel verlies tijdens het ontblisteren.
​

[ IMAGE: knowledge Aandacht.png ]

Het verlies wordt weergegeven in het ontblisterlogboek, maar wordt niet afgetrokken van de totaalvoorraad, dit dient u zelf nog te doen!

​

[ IMAGE: image.png ]

​
Eens deze info is ingegeven verschijnt de knop Label. Wanneer u hierop klikt, wordt het ontblister label geprint. De 2D barcode weergegeven op dit label kan gescand worden in de robotsoftware. Deze bevat geen bijkomende productinfo zoals de GTIN!

Vervolgens klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan en de wijzigingen aan de ontblisterlijst onderaan toe te voegen. Indien u niet voldoende voorraad heeft om te ontblisteren, zal CC Multidose u hierop attent maken met onderstaande foutmelding:

[ IMAGE: image.png ]

​

De ontblisterlijst blijft bijgehouden in dit scherm tot wanneer hij afgeprint wordt. Door een lijn te selecteren en op de knop Ongedaan maken te klikken, zal deze verdwijnen, en worden ook de verschillende stocks teruggezet.

[ IMAGE: image.png ]

​
​
​c. Halveren/ kwarteren
​
​

[ IMAGE: image.png ]

De werkwijze voor kwarteren en halveren is identiek aan degene die gevolgd moet worden bij het ontblisteren van pillen.
Echter, u dient eerst een potnummer in te geven (indien u “valideer potnummer voor halveren en kwarteren” aanvinkt bij Extra > opties) die overeenstemt met de gekozen handeling. Het ingeven van een potnummer is enkel mogelijk bij het aanmaken van een cluster.

[ IMAGE: image.png ]

​

Wanneer een potnummer niet bestaat, zal deze in het rood komen te staan. Voor elke bestaand potnummer zullen de clusters die dit bevatten worden weergegeven in het selectiescherm. Potnummers voor halfjes worden geweigerd bij kwartjes en omgekeerd.

Op het label wordt duidelijk aangeduid dat dit om halfjes of kwartjes gaat:

[ IMAGE: image.png ]

​
​
​d. Stock Patiënt
​
​

[ IMAGE: image.png ]

Afhankelijk van de werking wordt in het scherm Stock Patiënt andere informatie weergegeven:
​

In het scherm wordt per product volgende informatie weergegeven:

[ IMAGE: image.png ]

- Het huidig tegoed, dit zijn de voorgeschreven aantallen die beschikbaar zijn om te produceren.
- Het aantal weken resterend geeft aan hoeveel weken u kan produceren met dit tegoed. Dit is gebaseerd op het verbruik per week / maand en deze info komt uit het medicatieschema in CareConnect Multidose. Indien u van de instelling een productiefile ontvangt zal CC Multidose zich op deze file baseren om het verbruik per week / maand te bepalen.
- Het aantal dozen tekort voor x weken productie geeft aan hoeveel dozen de arts dient voor te schrijven om voldoende voorraad te hebben om x weken te kunnen produceren.
- De laatste productiedatum.
- Indien het product voorschriftplichtig is, staat dit in de laatste kolom aangevinkt.

[ IMAGE: image.png ]

​

[ IMAGE: 1.png ]

In de rechterkolom kan u zoeken op patiënt, instelling of product. Wanneer u het vinkje bij Enkel actieve patiënten of Enkel actieve producten uitvinkt, kan u ook zoeken op patiënten en producten die gedeactiveerd zijn.
​

[ IMAGE: 2.png ]

Via de knop Afdrukken kan u deze selectie afdrukken op uw A4 printer.

[ IMAGE: 3.png ]

Wenst u graag ook het kamernummer te zien in deze lijst dan kan u dit visualiseren door op de knop Toon kamernummer te klikken. Er komt een extra kolom bij met de kamernummers van de patiënten.
​

[ IMAGE: 4.png ]

Wanneer u met een aparte stock werkt in CCMultidose, krijgt u via de knop Stocklijst Picking een pickinglijst van het aantal dozen die nodig zijn om de productie voor 4 weken te garanderen.

​

[ IMAGE: image.png ]

​
Via de knop Wijzig lijsttype wordt dit opgesplitst per patiënt. Deze pickinglijst kan u Bewaren of Afdrukken.

[ IMAGE: 5.png ]

Via de knop Stockrapport per dokter krijgt u een lijst van de voor te schrijven specialiteiten, gerangschikt per voorschrijver.

[ IMAGE: image.png ]

Rechtsboven kan u filteren op Home of Dokter.
Wenst u ook de kamernummers te vermelden op de afdruk, dan kan u hier ook klikken op de knop Toon kamernummer.
Via de knop Afdrukken kan u deze lijst afdrukken. Standaard wordt een aparte pagina afgedrukt per voorschrijver, wenst u dit niet, dan kan u het vinkje uitvinken naast Nieuwe pagina per dokter.
U krijgt een afdrukvoorbeeld waar u nog aanpassingen kan doen aan de lay-out.

[ IMAGE: knowledge tip.png ]

Dit rapport kan u gebruiken om de nodige voorschriften aan te vragen aan uw instelling. Ook kan u dit rapport gebruiken om net voor de productie de stocks van uw patiënten aan te vullen om efficiënt te produceren.

[ IMAGE: 6.png ]

Via de knop Stock overzetting kan u de stock van een bepaalde specialiteit voor een specifieke patiënt overzetten naar een ander artikel van deze patiënt of naar een andere patiënt. Bijvoorbeeld: Wanneer een patiënt overleden is en u de stock wil verplaatsen naar een andere patiënt die deze medicatie ook neemt. U selecteert het artikel bij de bewuste patiënt en drukt op de knop Stock overzetting. Vervolgens komt u in het volgende scherm terecht:

[ IMAGE: image.png ]

​

In de linker kolom vindt u de geselecteerde patiënt terug met zijn producten. U kan hier een product selecteren waarvan u de stock wil overzetten. Rechts kan u een andere artikellijn selecteren bij dezelfde patiënt, of kan u zelfs een andere patiënt gaan selecteren.

U klikt op de pijl in het midden en dan krijgt u volgend scherm:
​
​

[ IMAGE: image.png ]

Hier kan u het aantal pillen gaan ingeven. Bevestigen doet u door op de knop OK te klikken, en daarna de controlevraag te bevestigen met Yes.

[ IMAGE: 7.png ]

Via de knop Schrappen product, kan u een geselecteerd product definitief schrappen uit de pilstock van de patiënt. Op die manier komt dit product niet meer terecht op stocklijsten die u afdrukt.

[ IMAGE: image.png ]

​
​