De eerste gegevens die u moet invullen bij de opstart van een nieuw dossier in CC Admin, vindt u bij Tools / Parameters.
Tools / Parameters
Hier stelt u zaken in die algemeen gelden doorheen de applicatie.
Voorstel
Op het eerste tabblad zijn bij de installatie een aantal slimme standaardinstellingen ingevoerd om uw werk eenvoudiger te maken. Deze instellingen zorgen ervoor dat belangrijke gegevens zoals land, nationaliteit en taal automatisch worden voorgesteld bij het aanmaken van een nieuwe resident. Dit bespaart tijd en vermindert de kans op fouten. U kunt deze voorstellen eenvoudig aanpassen.
Schermtaal: De schermtaal bepaalt de taal waarin u CC Admin gebruikt, waardoor u de interface kunt personaliseren en comfortabel kunt werken in de taal van uw keuze.
Laatste resident : Indien de residentcode een numeriek gegeven is, kunt u hier het laatst gebruikte nummer noteren. Het systeem onthoudt de laatst gebruikte residentcode. Bij het creëren van een nieuwe residentenfiche wordt automatisch het volgende nummer voorgesteld, wat uw administratieproces stroomlijnt en fouten voorkomt.
Parameters
Het tabblad Parameters biedt essentiële instellingen zoals de standaardstructuur van bankrekeningnummers en rijksregisternummers. Door het vakje "Modulo 97" aan te vinken, zorgt u ervoor dat de structuur van het bankrekeningnummer wordt gecontroleerd bij het opslaan. Dit helpt u om fouten te voorkomen en alleen geldige bankrekeningnummers te gebruiken. Laat u dit vakje leeg, dan kunt u ook een onbestaand bankrekeningnummer invoeren, wat flexibiliteit biedt wanneer nodig.
Kortverblijf
Op het tabblad Kortverblijf kunt u eenvoudig bepalen of het adres van de wachtlijst automatisch wordt meegenomen naar de residentenfiche bij opname. Dit voorkomt dubbele invoer.
D-staat
Dit tabblad is cruciaal voor de standaardverwerking van dokter- en kinéprestaties. Voor elke nieuwe residentenfiche worden deze standaardregels automatisch voorgesteld. Voor de verwerking van de kineprestaties is er een extra controleoptie : voorschriftnummer verplicht. Door het vakje "voorschriftnummer verplicht" aan te vinken, verplicht u het systeem om een voorschriftnummer in te vullen bij ingave van elke kineprestatie. Dit verzekert dat alle prestaties correct en volgens de voorschriften worden ingevoerd. Wanneer u dit niet aanduidt, kunt u kineprestaties ingeven zonder voorschriftnummer.
Corilus
Het tabblad Corilus bevat essentiële informatie voor Corilus in geval van een interventie door een Corilus-medewerker.
Nu gaan we dieper in op de basisbestanden die essentieel zijn voor een soepele werking van uw administratie en facturatie.
Bestanden / Configuratiegegevens / administratie
Aanspreektitels
CC Admin heeft de meest gangbare aanspreektitels al voor u opgenomen. Mocht u nieuwe titels willen toevoegen, dan kan dat via de knop creatie. Het gebruik van een basislijst van correcte aanspreektitels zorgt voor professionaliteit, uniformiteit en respect in uw communicatie.
Burgerlijke staat
CC Admin heeft de meest voorkomende opties al standaard opgenomen. U kunt deze lijst opnieuw naar wens aanvullen.
Herkomst – bestemming
Gebruik deze lijst om bij te houden waar een resident vandaan komt bij opname en waarheen zij gaan bij afwezigheid. Deze gegevens zijn ook nuttig voor het maken van statistieken. Een duidelijke herkomst- en bestemmingsregistratie helpt bij het logistieke beheer en de strategische planning van uw organisatie.
Belangrijke Tips:
Vink bij een ziekenhuisbestemming aan dat het om een ziekenhuisafwezigheid gaat. Dit zorgt voor een duidelijke visuele weergave in de kalender.
Selecteer hier nooit "Andere". Dit wordt niet aanvaard door het VAZG.
Postcodes
Alle Belgische postcodes zijn opgenomen. Alleen buitenlandse postcodes vult u hier verder aan.
Landen
Voeg hier landen toe wanneer u contactpersonen of bestemmingen uit het buitenland invoert. Let op dat elke landscode maar éénmaal wordt geregistreerd.
Taalcodes
Nederlands en Frans zijn standaard opgenomen. Dit zorgt ervoor dat de documenten zoals facturen in de gewenste taal beschikbaar zijn.
Verwantschappen
Hier voert u de mogelijke verwantschappen in die u kunt gebruiken bij de aanmaak van contactpersonen en onderhoudsplichtigen. Vergeet de Kmehr-koppeling niet mee aan te vullen.
Bestanden / Configuratiegegevens / Instelling
Dossier
Dit is een cruciaal bestand dat we hierna apart doornemen.
Afdelingen
Dit zijn de verschillende afdelingen waaruit uw woonzorgcentrum bestaat. Zelfs als uw instelling niet in afdelingen is opgedeeld, dient u toch minstens één afdeling aan te maken. Dit is belangrijk voor de overzichtelijke weergave van de bewoners en voor de weergave in het zorgdossier.
Kamertypes
Volg ook hier de standaard werkwijze: vul de code en omschrijving in. Voeg een facturatiecode toe als de facturatie gebaseerd is op de kamer van de resident.
Aanbeveling: Baseer de facturatie op de resident zelf en laat het veld facturatiecode hier leeg. (zie verder bij de vaste kosten.)
Kamers
Maak een lijst van alle kamers. Gebruik het werkelijke kamernummer als code. Selecteer vervolgens het type en de afdeling uit de eerder aangemaakte bestanden. Het infoveld kan worden gebruikt om de kamer en aanwezige meubels te beschrijven. Aantal bedden: Vermeld het aantal bedden per kamer. Het programma nummert de bedden automatisch (A, B, C, …). Opgelet: Na opslaan is dit veld niet meer zichtbaar, maar kunt u de nodige informatie raadplegen in het kader Bedden.
Bestanden / Configuratiegegevens / Facturatie
Facturatiecodes
Raadpleeg dit deel voor uitgebreide instructies over het instellen en beheren van facturatiecodes.
Facturatiegroepen
Hier vindt u richtlijnen voor het instellen van facturatiegroepen. Deze groepen helpen bij het categoriseren en organiseren van verschillende facturatietypes.
Financiële dagboeken
Deze sectie biedt gedetailleerde instructies voor het beheren van financiële dagboeken, een cruciaal onderdeel voor het bijhouden van alle financiële transacties en het waarborgen van transparantie van uw financiële administratie.
Journalen
CareConnect Admin wordt standaard geleverd met drie journalen. Voor de meeste gebruikers is dit voldoende, tenzij u werkt met Systeem I, waarvoor aanvullende journalen nodig kunnen zijn.
Types onderhoudsplicht
In deze sectie kunt u de term ‘onderhoudsplichtigen’ op de factuur aanpassen naar een term die beter past bij uw organisatie. Dit biedt flexibiliteit en duidelijkheid.
Type Onderhoudsplicht: Geef aan of een persoon werkelijk onderhoudsplichtig is of niet. Dit onderscheid is vooral belangrijk voor OCMW’s en zorgt voor een duidelijk overzicht van verplichte en niet-verplichte bijdragen. Dit wordt zichtbaar in diverse rapporten en overzichten:
Facturatieoverzicht: Hier ziet u een kader met de uitsplitsing van bedrag, aantal facturen en personen. Andere onderhoudsplichtigen worden aangeduid met het teken #
Facturatieoverzicht per resident: De kolom “andere” is toegevoegd, terwijl de kolom “OHPL” alleen de cijfers van de werkelijke onderhoudsplichtigen bevat.
Onderhoudsplichtigen: Het onderscheid tussen onderhoudsplichtigen en andere onderhoudsplichtigen wordt ook hier aangeduid met het teken #
Prioriteit Onderhoudsplicht: In Bestanden / Residenten / OHPL kunt u de definitieve prioriteit van de onderhoudsplichtige invoeren.
Bestanden / OCMW
In het bestand van de OCMW's noteert u alle organisaties waarmee u samenwerkt. OCMW - rustoorden vermelden ook hun eigen OCMW in deze lijst.
Algemene informatie
Adres: Vul hier het volledige adres van het OCMW in.
Contactpersoon: noteer de naam van uw contactpersoon bij het OCMW
Taal: Selecteer de taal voor de communicatie met dit OCMW
E-mail: Voer het e-mailadres is
Klantnummer: Dit unieke nummer helpt bij het doorsturen naar de boekhouding
Ondernemingsnummer: Voor OCMW's, mutualiteiten en landsbonden vult u hier het ondernemingsnummer in. Gebruik C12 als u met 'Hercules' werkt.
Verzamelfactuur: Kies voor verzamelfactuur (vakje aanvinken) of detailfactuur (vakje niet aanvinken). Bij een verzamelfactuur worden geen detailfacturen weergegeven, maar individuele rekeningen kunt u nog steeds afdrukken.
Administratieve gegevens
Per OCMW kunt u twee adressen invullen: het facturatieadres en het administratieadres. Bij het gebruik van de tabtoets wordt het eerste adres automatisch overgenomen op de andere plaatsen.
Facturatiecodes
Als de residenten van een bepaald OCMW maandelijks dezelfde vaste supplementen moeten betalen, legt u deze supplementen vast bij dat OCMW. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie.
Werkwijze:
Ga naar het tabblad facturaiecodes
Voeg via het groene plusje (onderaan) alle relevante factuartiecodes toe voor dit OCMW
Deze supplementen worden automatisch overgenomen op de residentenfiche
vb. OCMW Brussel
Alle residenten van het OCMW Brussel betalen elke maand hun verblijfskosten, zakgeld en medicatie. U voert de respectievelijke facturatiecodes in op het tabblad facturatiecodes. Deze lijnen verschijnen automatisch als rode lijnen op de residentenfiche (tabblad "fact. code") zodra een resident tot het OCMW Brussel behoort.
Bestanden / Verzekeringsinstellingen
Mutualiteiten
Maak een uitgebreide lijst van alle mutualiteiten waarmee u samenwerkt. Dit helpt u om nauwkeurig te factureren.
Gebruik officiële nummering: Wij raden sterk aan om de officiële nummers van de mutualiteiten als code te gebruiken.
Klantnummer: Dit nummer herkent de mutualiteit bij het doorsturen naar de boekhouding.
Landsbond: Vul hier in bij welke landsbond de mutualiteit hoort.
Ondernemingsnummer: Vul dit in met de waarde 'C12' indien u met Hercules werkt.
Vinkvakjes 'Ten laste van RIZIV' en 'Andere': Deze vakjes bepalen welke residenten meetellen voor het RIZIV en de personeelsbezetting. Vink nauwkeurig aan:
'Ten laste van RIZIV': Voor bijna alle mutualiteiten, behalve de overzeese, oorlogsinvaliden en zeevarenden.
'Andere': Voor buitenlandse mutualiteiten met een overeenkomst met het RIZIV.
Adresgegevens: Gebruik de tabtoets om automatisch adressen in te vullen op basis van de administratieve gegevens.
Landsbonden
Houd een actuele lijst bij van alle landsbonden. CareConnect Admin helpt u deze lijst up to date te houden via de Corilus.
Belangrijke stappen:
Ondernemingsnummer: Vul dit in met de waarde 'C12' als u met Hercules werkt.
Verzamelfactuur per landsbond: Kies tussen verzamelfactuur (vakje aanvinken) en detailfactuur (vakje niet aanvinken). Let op: Als u de forfaitfacturatie enkel op papier indient, moet de verzamelfactuur voor alle landsbonden afgevinkt zijn.
Zorgkassen
CareConnect Admin biedt standaard een lijst van alle zorgkassen met hun adressen. Eénmalig dien je het veld naast code nog aan te vullen met de overeenstemmende zorgkas.
Pensioenkassen
Wilt u per resident bijhouden van welke kas het pensioen komt? Maak dan een lijst van alle pensioenkassen en bewaar zuivere administratieve gegevens in dit bestand.
Bestanden / Medewerkers
In het medewerkersbestand noteert u alle belangrijke informatie over de dokters, kinesitherapeuten, verpleegkundigen en anderen met wie u samenwerkt. Deze lijst omvat zowel zelfstandigen als loontrekkenden.
Functies
Hier definieert u de verschillende functies binnen uw instelling. Dit zorgt voor duidelijkheid en een gestructureerd overzicht van de taken en verantwoordelijkheden.
Functiegroepen
Functiegroepen vormen de overkoepelende categorieën van de functies. Dit helpt bij het organiseren van medewerkers op basis van verantwoordelijkheden en werkgebied.
Medewerkers
Hier voert u de gedetailleerde administratieve gegevens van uw medewerkers in, zoals adres en telefoonnummer.
Functie-informatie
Groep: Selecteer de juiste functiegroep
Functie: Kies de specifieke functie van de medewerker.
Personeelslid: Geef aan of de persoon in loondienst of zelfstandig is
Korting: Voer de korting in procent in die de arts of kinesitherapeut aan het woonzorgcentrum afdraagt voor het gebruik van de accomodatie
RIZIV-nummer: Zorg voor een correcte structuur van dit nummer (11 cijfers, dus inculsief de kwalificatiecode)
Tarief: Dit wordt besproken bij de verwerking van de prestaties
Erkend (bij kinesisten): Geef aan of het een erkende kinesitherapeut betreft.
Stagiair (bij dokters): Hiermee worden het honorarium en het terugbetalingstarief voor stagiairs uit de prijzentabel van de nomenclatuurcodes opgehaald.
Stagemeester: Koppel elke stagiair aan een stagemeester. Wanneer een prestatie in opdracht van de stagemeester wordt uitgevoerd, mag de stagiair de normale tarieven aanrekenen, die op de D-staten en verzamelfacturen worden vermeld.
We gaan nu verder naar de dossierinstellingen. Dit is het cruciale bestand waarin u de vaste parameters en instellingen vastlegt die betrekking hebben op uw hele instelling. De gegevens staan gesorteerd per tabblad. Indien u binnen CareConect Admin over meerdere dossiers beschikt, dient u deze per dossier aan te vullen. Een goed ingesteld dossier zorgt voor soepel lopende administratieve processen en nauwkeurige rapportages.
Bestanden / Configuratiegegevens / Instelling / Dossier
Administratie
De administratieve gegevens op dit tabblad vormen de hoofding van de facturen.
Erkenningsnummer: Vul hier uw erkenningsnummer in (PE- of CE-nummer). Dit is essentieel voor officiële herkenning.
Banknummer facturen – mutualiteiten: Geef het bankrekeningnummer op waarnaar betalingen moeten worden gedaan. Hetzelfde nummer kan twee keer ingevoerd worden als het voor beide betalingen wordt gebruikt.
Banknummers dokters & kiné: Voer specifieke banknummers in voor dokters en kinesitherapeuten. Dit zorgt voor een nauwkeurige terugbetaling van de mutualiteit. Wanneer deze niet ingevuld zijn, wordt automatisch het rekeningnummer van de mutualiteit genomen dat erboven reeds werd aangevuld.
RIZIV
RIZIV-nummer: Dit unieke nummer wordt door het RIZIV verstrekt voor zowel ROB als RVT. Wanneer u uw RIZIV-nummer invult, laat u het veld registratienummer leeg. Voor assistentiewoningen kunt u geen RIZIV-nummer invullen.
Registratienummer: Indien geen erkenning, vul hier de registratienummer in.
GKB-nummer: nodig voor de verwerking van forfaits van de zorgkassen. Dit nummer wordt verstrekt door de Vlaamse Zorgverzekering.
Identificatienummer: per instelling noodzakelijk voor de D- en H-staten.
Exploitant: verplicht om in te vullen in geval van een dossier voor assistentiewoningen.
KBO-nummer: U kunt het ondernemingsnummer hier ingeven. Opgelet: Indien u eWZCfin gebruikt moet dit verplicht ingevuld zijn
VAZG
Hier vult u de contactpersoon voor kortverblijf, de initiatiefnemer en de verantwoordelijke voor de dagelijkse werking in. Dit is enkel nodig bij kortverblijf in Vlaanderen voor de formulieren.
Personeel
Hier vindt u de wettelijke norm die een instelling moet halen qua bestaffing. Via de RSS-feed wordt u geïnformeerd wanneer deze dienen te worden aangepast.
Historiek: Raadpleeg eerdere personeelsgegevens en voeg nieuwe normen toe met het groene plusje.
Fulltime equivalenten: Voer het aantal FTE’s per 30 residenten per categorie in.
Facturatie algemeen
Dag van opname/definitief vertrek/overlijden: Stel in hoe en wanneer u deze dagen factureert in uw bewonersfacturatie.
Dag van opname: Als u de resident de dag van opname aanrekent, dan vinkt u dit aan en vult u het tijdstip in. Als u de dag van opname standaard aan alle residenten aanrekent, dan vult u 23:59 u in. Als u de dag van opname niet aanrekent, dan vinkt u dit uit en u vult geen tijdstip in.
Dag van definitief vertrek: vink dit aan als u de dag van het definitief vertrek aanrekent en u vult het tijdstip in. Wanneer u standaard de dag van definitief vertrek aan alle residenten aanrekent, vul dan 00:01 u in.
U kunt hier ook een aantal extra dagen en een facturatiecode ingeven. Dit is slechts een voorstel en u kunt dit steeds nog wijzigen op het moment dat u een definitief vertrek ingeeft.Verwerking afwezigheid: Bepaal of en hoe u kortingen toekent op de dag dat een resident vertrekt of terugkomt. De afwezigheid zelf (de dagen tussen het vertrek en de terugkomst) wordt bepaald op het tabblad afwezigheden.
Opgelet: Een definitief vertrek betekent dat u op voorhand weet dat de resident niet terugkomt. Bijvoorbeeld bij opname in een ander woonzorgcentrum, het begin van mantelzorg. Een ziekenhuisopname, verlof, enz. vallen onder afwezigheid, waarbij de resident terugkomt
Facturatie boekhouding
Geef eerst aan of het dossier een OCMW-dossier of een privédossier betreft.
Boekhouding selecteren: Kies de boekhouding voor de doorsturing en overleg met uw boekhouder.
Type I of II: Bepaal uw boekingsmethode, per facturatiecode/kost (Type I) of per betaler (Type II).
Facturatie Parameters
Wijzig onder geen beding de facturatiecodes die hier zijn voorzien. Kijk wel rechts onderaan naar de referentie op de factuur.
Referentie op factuur: Zorg voor een gestructureerde mededeling voor overschrijvingen.
Facturatie Parameters 2
Vervaldagtermijn: Stel vervaldatums per soort factuur in, gebaseerd op dagen of maanden voor heldere betaaltermijnen.
Algemene parameters
Afdrukopties: Stel afdrukopties in zoals hoofding, kamernummer, en vervaldagnota’s.
Bedden: Geef hier u aantal erkende bedden in per type. Hier wordt ook een historiek opgebouwd
Aanrekenen verblijfsgelden: Hier kiest u voor de kostenmaand of de volgende maand. Opgelet: Bij OCMW-instellingen dient dit verplicht kostenmaand te zijn.
Afdruk facturen:
Uitsplitsing van het totaal dient verplicht op “enkel eigen bijdrage” te staan om in regel te zijn met de privacywetgeving.
Som derden en OCMW op residentenfactuur: Via dit vinkvakje geeft u het totaalbedrag weer van betalers voor de resident. Opgelet: Dit MOET aangevinkt zijn om in regel te zijn met de wet op de privacy.
Contact facturatie: Hier vermeldt u de persoon die de residenten dient te contacteren met eventuele vragen rond de facturen.
Factuurnummers: Deze tellers beheren de factuurnummers.
Opgelet: 'Sommige instellingen opteren ervoor om het jaartal mee in de teller op te nemen, vb. 2022'; in dit geval moet deze teller op 1 januari opnieuw worden aangepast.
Teksten
Factuurteksten: Voeg standaardteksten toe op facturen en zakgeldfiches. Er zijn nog twee andere plaatsen waar u een tekst op de factuur kunt invullen:
Op de residentenfiche (enkel voor die bepaalde resident);
Op het moment van de afdruk: deze tekst verschijnt op alle facturen die op dat moment worden afgedrukt.
e-mailtekst: Indien u uw facturen via e-mail verstuurt (licentiegebonden), dan kunt u hier de begeleidende e-mail bij de factuur standaardiseren.
Afwezigheden
Korting instellen: Daar waar het tabblad facturatie algemeen de facturatieregels instelt voor elke kalenderbeweging, bepaalt u hier op dit tabblad eenvoudig of er kortingen worden toegepast tijdens afwezigheidsperiodes of bij hospitalisatie. U heeft controle over de volledige periode, van de dag van vertrek tot de dag van terugkomst.
Prijzen
Hier worden de forfaitprijzen en de quota beheerd. Hierop komen we terug in de forfaitfacturatie.
Feestdagen
Voeg de variabele feestdagen handmatig toe.