🔗 Source article (Salesforce): None
Procedure CareConnect Care/Admin Opstarten nieuw boekjaar in CareConnect Admin
Situatie:
Om het nieuwe boekjaar in CareConnect Care & Admin op te starten, volgt u onderstaande procedure.
Opgelet: de bewoners facturatie van december en de VAZG facturatie van de maand december, of de Rizivfacturatie 4e kwartaal moeten eerst afgewerkt zijn.
Deze procedure is niet verplicht uit te voeren, maar wel een aanrader…. Op deze manier kan je in uw boekhoudpakket aan het factuurnummer onmiddellijk zien dat het over een factuur van het nieuwe boekjaar gaat.
DE FACTUURNUMMERING
Voor niet Exact gebruikers
Als u de factuurnummering wil laten verwijzen naar het boekjaar, dan past u de factuurnummering aan als volgt: bij het begin van elk boekjaar zet u de tellers op de waarde “JJ0000”, waarbij het “JJ” staat voor de laatste 2 cijfers van het jaartal. Voor 2021 wordt dit dus “210000”.
Hoe gaat u te werk?
Alvorens u de facturen van de maand januari afdrukt, gaat u naar Bestanden/configuratiegegevens/dossier tabblad “Alg. Par”
Vul in de zones “Factuurnr” de nieuwe teller in voor de facturen van de residenten, Riziv, Vervaldagnota’s, bijdragen mutualiteit en prestaties.
De eerstvolgende factuur die u afdrukt, krijgt het factuurnummer JJ0001 toegewezen.
[ IMAGE: User-added image ]
Voor Exact Globe gebruikers
Indien u vanuit CareConnect Care & Admin de facturen voor januari 2021 importeert in het nieuwe boekjaar dient u de factuurnummers in CareConnect Care & Admin aan te passen alvorens u de facturen van januari 2021 voor de eerste maal opvraagt via preview of op papier én nadat de facturen van december 2020 geïntegreerd zijn in het boekjaar 2020.
Dus, voor de eerste integratie voor het jaar 2021 start u voor al de integraties (bewonersfacturen, VAZG facturen of verzamelstaten Riziv, dokters- en kiné en eventueel de verzamelstaten indien nog van toepassing voor Riziv) met: XY0000
Waarbij:
X=1 voor bewoners in dossier RH, X=3 voor bewoners in dossier Flats, X=4 in dossier Dagcentrum
X=2 voor Riziv facturen (of VAZG facturen Zorgkas)
X=6 voor bijdragen mutualiteit
X=7 voor prestaties dokter of kiné
Y=1 (laatste cijfer jaartal 2021)
Opgelet dus voor:
Indien u gebruik maakt van een extra dossier voor ‘Serviceflats’ dient u te zorgen voor een unieke nummering. Gebruik in dit geval:
Factuurnummer residenten 310000
Indien u gebruik maakt van een extra dossier voor ‘Dagcentrum’ dient u te zorgen voor een unieke nummering. Gebruik in dit geval:
Factuurnummer residenten 410000
Het zou kunnen dat het jaartal “1” (van 2021) in het verre verleden reeds gebruikt is voor de facturen van het jaar 2011. In dat geval kan u deze structuur niet meer gebruiken (wegens bestaande boekstuknummers) en zal je zelf moeten bepalen welke structuur je best volgt. Bekijk dit in Exact zelf via de verkoopdagboeken en/of via systeem/boekhouding/dagboeken.
HET BOEKJAAR
Voor sommige boekhoudlinken (oa OCMW, Standaard CMS-XML, ..) moet u ook het boekjaar aanpassen.
Hoe gaat u te werk?
Alvorens u de facturen van de maand januari afdrukt gaat u naar Bestanden/configuratiegegevens/Instelling/Dossier: tabblad Fact BH. Als er een veld Boekjaar ingevuld staat, dan past u dit ook aan naar het nieuwe boekjaar.
[ IMAGE: User-added image ]
HET BOEKHOUDPROGRAMMA
Hoogstwaarschijnlijk zullen in uw boekhoudprogramma ook aanpassingen uitgevoerd moeten worden. Gelieve hiervoor de handleiding of de helpdesk van dat programma te raadplegen.
Met Vriendelijk Groeten
Uw Corilus Support Team