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Cet item du menu ouvre la fenêtre de planification des horaires
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Période de planification
Par défaut, le programme ouvre le dernier horaire sur lequel vous avez travaillé. Sur la première ligne de l’écran à gauche, se trouvent les deux zones de date dans lesquelles vous devez définir la période de planification qui vous intéresse. Pour modifier ces dates, vous pouvez soit encoder manuellement dans les deux zones les dates de début et de fin, ou utiliser les deux petits calendriers et choisir dedans les dates que vous souhaitez utiliser.
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Les deux flèches simples vous permettent de changer de mois alors que les flèches doubles vous permettent de changer d’année. Lorsque vous avez sélectionné la date, vous pouvez la valider en enfonçant la touche ‘Enter’ du clavier ou en cliquant deux fois rapidement avec le bouton gauche de la souris sur cette date. La période de planification n’est pas limitée à un mois ni à 30 ou 31 jours pour une période.
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Secteur de planification
Pour sélectionner le secteur dans lequel vous souhaitez travailler, vous devez cliquer sur le menu déroulant et choisir celui qui vous intéresse. Comme il s’agit d’un menu déroulant, il faut double-cliquer pour valider le choix du secteur. Vous pouvez également afficher les membres du personnel de toute l’entreprise en sélectionnant le premier niveau (dans le cas présent, « RESIDENCE CARECONNECT HR »).
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Grille de planification
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Les membres du personnel
Une fois le planning sélectionné, vous devez voir dans la grille les membres du personnel qui travaillent dans ce secteur. Si certains membres du personnel manquent, c’est qu’ils n’ont pas d’horaire théorique dans ce secteur.
Dans ce cas, chaque ligne représente l’une des prestations du personnel. La ligne qui ne correspond pas au secteur en cours est grisée. Toutefois, vous pouvez faire toutes les modifications dans cet horaire également (si l’option est activée). Pour activer l’option, cliquez sur le bouton droit de la souris. Pour savoir de quel contrat il s’agit, vous pouvez survoler les noms des membres du personnel avec votre souris afin de faire apparaître une petite fenêtre d’aide reprenant le secteur de planification à laquelle cette ligne correspond.
Les membres du personnel sont triés dans la grille par catégorie puis par ordre alphabétique.
Si vous avez demandé d’afficher tous les secteurs (choix de la maison au lieu d’un secteur), les comptages par période et catégorie de personnel ne seront pas affichés. Ceux-ci ne sont visibles que dans les secteurs auxquels ils sont liés.
Le nombre d’heures contractuelles du membre du personnel est noté à gauche de son nom, ainsi que la couleur de la catégorie à laquelle il appartient pour ce planning.
Vous pouvez également classifier les membres de votre personnel selon un ordre choisi (en fonction des équipes par exemple).
Vous pouvez, si vous le souhaitez, visualiser, dans l’horaire général, vos travailleurs non plus sélectionnés par ordre alphabétique (ordre d’affichage par défaut) mais choisir un ordre dans lequel ils apparaîtront. Si vous souhaitez, par exemple, voir apparaître vos travailleurs dans un ordre bien spécifique, faite un cli-droit dans l’horaire et choisir la dernière option.
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Ensuite, cliquez, en haut à droite de l’horaire sur le bouton
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La fenêtre suivante apparaîtra où vous pourrez décider de l’ordre que vous voulez en utilsant les flèches à droite.
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Comptages
A droite de la grille se trouvent trois colonnes reprenant les totaux des prestations selon différents modes de calcul. Vous pourrez notamment visualiser les heures supplémentaires sur une période déterminée (un mois ou le trimestre)
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Menu de la grille de planification
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Si vous placez le curseur de la souris dans la grille et que vous cliquez une fois sur le bouton droit, vous verrez apparaître un menu scindé en quatre parties.
La première partie du menu concerne la manière dont les besoins en personnel du secteur sont affichés. Ainsi, les besoins peuvent être affichés par période de planification (matin, midi, …), par catégorie professionnelle ou par code horaire.
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La seconde partie permet d’activer ou non l’aide à la sélection des codes horaires et le décompte ou non des pauses dans le calcul du total des présences par période. Ainsi, s’il faut un membre du personnel entre 6h et 12h et qu’il y a un membre du personnel pendant cette période mais avec une pause entre 10h et 10h15, le système signalera qu’il manque une personne puisque la période n’est pas couverte à 100%.
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La Troisième partie du menu concerne l’affichage dans la grille.
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Enfin, la dernière partie concerne l’activation ou pas du tri personnalisé.
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Création des cycles dans l’horaire
Pour les équipes existantes, il est plus facile de créer les horaires du personnel dans l’horaire général plutôt que dans les horaires théoriques. En effet, dans l’horaire général, il est possible de visualiser la situation actuelle des travailleurs (week-end de prestation, équipes tournant ensemble, etc.).
La première chose à faire, pour « fabriquer » les cycles, est de déterminer correctement la période à afficher dans la grille. Si vous avez choisi une durée de 4 semaines pour les cycles du personnel par exemple, il est plus facile de choisir d’afficher l’horaire sur 4 semaines, d’un lundi à un dimanche.
Ensuite, il faut afficher, selon votre choix, les comptages pour les périodes (par code horaire ou par période) et les heures (solde contrat ou total).
Une fois que les horaires individuels rencontrent vos besoins en personnel en fonction des contrats disponibles, vous pouvez faire un clic droit dans l’horaire pour afficher le menu puis cliquer sur le lien « Afficher la marque de début de l’horaire ».
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Cela aura pour effet d’afficher dans l’horaire de petites marques représentant le début du cycle (par exemple, le second lundi de la période affichée pour un membre du personnel et le premier lundi pour un autre, …).
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Cela aura également pour effet d’activer le bouton de transfert vers l’horaire théorique.
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Ainsi, vous pouvez désormais sélectionner, par membre du personnel, la période correspondant à son cycle (4 semaines du lundi au dimanche pour les cycles de 4 semaines ou 2 semaines du lundi au dimanche pour les cycles de 2 semaines). Vous pouvez ensuite cliquer sur le bouton de transfert vers l’horaire théorique.
Il est également possible de ne transférer que certains jours les week-ends par exemple). Dans ce cas, la procédure est identique sauf qu’il est inutile de sélectionner toute la période mais uniquement les jours à transférer dans l’horaire théorique.
De la même manière, si vous avez encodé, dans l’horaire, les codes secrétariats sociaux, ceux-ci seront également transférés dans l’horaire théorique.
Menus et boutons
Sur la deuxième ligne (celle avec les calendriers) à droite se trouvent plusieurs boutons.
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Permet de sauvegarder les modifications à l’horaire. Attention que les modifications ne sont pas sauvegardées tant que vous ne l’avez pas confirmé
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Permet d’imprimer le planning tel qu’il est à l’écran
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Permet de générer, par membre du personnel, l’horaire tel que vous l’avez défini au niveau de l’horaire théorique
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Permet d’afficher le détail des prestations d’une journée
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Permet d’activer le mode « simulation »
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Permet de recharger la dernière version sauvegardée de l’horaire
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Permet de transférer dans l’horaire théorique du membre du personnel l’horaire actuellement affiché. Cela remplace donc le cycle existant par un nouveau cycle
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Permet de supprimer toutes les données d’une ligne entière (codes horaires et codes secrétariats sociaux)
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Permet de supprimer tous le codes horaires d’une ligne entière
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Permet de supprimer tous le codes secrétariats sociaux d’une ligne entière
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Permet de valider l’horaire affiché
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Permet de dévalider l’horaire affiché
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Permet de bloquer l’horaire affiché
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Permet de débloquer l’horaire affiché
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Permet de se mettre en mode « vérification » selon certaines règles prédéfinies
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Exportation vers le secrétariat social
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Menu de la liaison avec la pointeuse
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Récupération automatique des données de la pointeuse
Grille de planification
Pour se déplacer dans la grille, vous pouvez soit utiliser la souris, soit les flèches de direction du clavier. Si la période de planification dépasse les 31 jours ou si vous avez plus de 20 membres du personnel dans un secteur, vous pouvez voir les lignes ou les colonnes masquées en utilisant les flèches de direction du clavier.
Pour générer les cycles du personnel, cliquez avec le bouton gauche de la souris dans une des cases de l’horaire correspondant au membre du personnel dont vous souhaitez créer
l’horaire puis cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le bouton
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‘Générer’. Vous pouvez également partir d’une grille vide et rentrer les codes horaires manuellement. Pour encoder les codes horaires manuellement ou modifier les codes horaires générés par le cycle, cliquez avec le bouton gauche de la souris sur la case que vous souhaitez modifier et encodez la lettre ou le chiffre correspondant au code horaire désiré. Si vous avez activé la
fonction
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, une fenêtre de choix reprenant les différents codes horaires possibles pour cette catégorie professionnelle dans ce secteur va apparaître.
Sinon, en cliquant sur ‘Enter’ ou dans une autre case, les codes horaires que vous venez de taper vont se reporter dans les cases choisies.
Dans la zone blanche en bas de l’écran, vous pouvez consulter le détail de la cellule que vous avez sélectionnée.
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Prestations
Par défaut, les codes horaires que vous encodez sont considérés comme des prestations normales. Cependant, d’autres types de prestations peuvent être encodés dans la grille. Ainsi, un membre du personnel pourrait, pour toute une journée, être en maladie ou en congé. Pour signaler que la prestation est une prestation irrégulière, il faut sélectionner la/les journées concernée(s) avec le bouton gauche de la souris (ou en le maintenant enfoncé et en la déplaçant sur les cases concernées s’il s’agit de plusieurs jours) puis cliquer sur la case de couleur correspondant au type de prestation particulière dans la ligne des codes secrétariats sociaux préférentiels.
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Il existe une seconde méthode d’encodage des prestations liées à des codes secrétariats sociaux : les codes automatiques : CSS
Ils vous permettront de ne plus devoir spécifier manuellement, dans l’horaire, toutes les prestations de sursalaires comme pour les prestations de soirée, les prestations de samedi ou encore de dimanche, etc…
Vous les encoderez préalablement et ils s’encoderont automatiquement pour chaque jour/nuit concerné par des codes de secrétariats sociaux (PS, S26, D56,…).
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Dans l’horaire théorique du travailleur, ajout d’une case pour activer ou pas les CSS auto pour ce travailleur ainsi qu’une liste déroulante pour choisir le profile voulu.
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Il peut être nécessaire, pour une même journée, d’encoder plusieurs codes de prestations. Ce sera par exemple le cas si un membre du personnel prend un demi-jour de congé ou s’il commence sa journée normalement puis retourne malade. Il existe deux manières d’encoder une situation de ce genre.
La première est de positionner le curseur de la souris sur la cellule à modifier et de cliquer deux fois rapidement dedans avec le bouton gauche de la souris. La seconde est de sélectionner la cellule et de cliquer sur le bouton ‘détail de la journée’.
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Une fenêtre reprenant le détail de la journée apparaît à l’écran. Elle comporte 5 colonnes : la première reprend le code horaire de la journée, la seconde, le code secrétariat social lié à ce code horaire, la troisième, la durée de la prestation et les deux dernières, les heures de début et de fin des prestations.
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Chaque ligne correspond à un code secrétariat social. Puisque par défaut, les prestations sont considérées comme normales, aucune autre information n’apparaît dans cette fenêtre.
Il est possible de modifier l’ordre dans lequel les codes de prestation sont affichés en
cliquant sur les flèches
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et
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