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Ce module vous permet d'encoder les informations relatives aux membres du personnel :
Données signalétiques ;
Les contrats et avenants ;
Les dispenses de prestations ;
La configuration des cycles et des durées moyennes des absences ;
La visualisation des prestations par membre du personnel
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L’affichage
Le premier écran qui est affiché lorsque vous entrez dans le logiciel est la partie réservée aux signalétiques des membres du personnel.
La première partie de l’écran représente la grille des membres du personnel. La partie en dessous représente différents onglets.
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Chaque ligne de la grille correspond à un classeur individuel de chaque membre du personnel alors que les différents onglets (Signalétique – Contrat – Horaire théorique – Réduction temps de travail – Horaire Mensuel) correspondent aux intercalaires que l’on va retrouver dans chaque classeur individuel. Ainsi, lorsque l’on change de ligne dans la grille, les informations des onglets sont modifiées en conséquence pour afficher l’information relative à la personne sélectionnée.
La logique de création des membres du personnel est la suivante : on encode d’abord la signalétique du membre du personnel, puis les données de son contrat. Ensuite, on lui encode un horaire théorique et enfin, on encode ses prestations.
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L’onglet ‘signalétique’
La partie signalétique comporte les données générales du membre du personnel : nom, prénom, sexe, adresse, …
L’encodage se fait soit manuellement soit via la carte Eid
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Elle est divisée en deux parties : signalétique et données complémentaires.
Onglet « Signalétique ».
La zone signalétique reprend l’ensemble des données administratives du membre du personnel (titre, nom, prénom, sexe, adresse, langue, …).
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Onglet « Données complémentaires »
Cet onglet reprend, entre autre, les données « fiscales » (personnes à charge, état civil, …)
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L’onglet ‘Contrat’
Chaque membre du personnel peut avoir plusieurs contrats. Toutefois, si le nombre d’heures de prestations d’un membre du personnel change en cours de contrat, il ne s’agira pas d’un nouveau contrat mais d’une modification de son contrat (un avenant).
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L’écran des contrats contient des informations spécifiques à l’ONSS et d’autres spécifiques à l’INAMI. Les zones obligatoires sont la date de début, la catégorie, le nombre d’heures initiales du contrat. Pour l’impression des statistiques INAMI et l’exportation des données dans CareConnect Fin, les zones de date d’ancienneté, la qualification et le type de contrat sont nécessaires.
Le bouton
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permet d’afficher l’historique des contrats et avenants.
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Le bouton « Nouveau contrat » permet de créer un nouveau contrat. Un membre du personnel peut avoir plusieurs contrats actifs simultanément. Par exemple, un contrat salarié financé par l’employeur et un contrat Maribel Social.
Pour savoir s’il faut encoder un ou plusieurs contrats dans certains cas plus spécifiques (un contrat à durée indéterminée à temps partiel complété par un contrat de remplacement par exemple), il faut se poser la question de savoir si le membre du personnel a deux feuilles de salaire
ou une seule. Par dossier de membre du personnel auprès du secrétariat social, il doit y avoir un contrat.
Contrairement aux autres fenêtres du logiciel, la
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d’un contrat entraîne la modification d’une des données précédentes si les données ont été mal encodées ou si la modification n’a pas d’impact direct sur la planification. Par contre, si la modification porte sur
le nombre d’heures du contrat, le bouton à choisir est
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.
Comment créer un avenant ?
La modification du contrat est un changement dans le nombre d’heures du contrat. Pour ajouter un avenant au contrat, il faut cliquer sur le bouton
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. Cela affiche la zone d’encodage d’un avenant.
Si vous encodez une date de fin à l'avenant, le contrat reprend automatiquement sa valeur initiale. Cela signifie que si un nouvel avenant doit être encodé au lendemain de la fin de l’avenant en cours, il ne faut pas ajouter un nouvel avenant mais modifier la dernière situation connue (première ligne de la colonne de gauche).
Date de début de l’avenant.
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Date de fin de l’avenant.
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A la date de fin, la valeur du contrat initial est prise en compte pour le calcul du nombre d’heures par semaine.
Nb Heures Init.
La zone ne peut pas être modifiée. Elle affiche le nombre d'heures du contrat initial qui sert de base au calcul du nombre d'heures total après ajout de l'avenant.
Par défaut, l’opérateur mathématique est le « + ». Si vous cliquez sur le bouton, le « + » devient un « - ».
NB Heures.
Nombre d’heures ajoutées ou supprimées au contrat initial. Le nombre d’heures total est calculé automatiquement. De la même manière, le champ « Temps plein/partiel » est mis à jour automatiquement en fonction du nombre d’heures actuel, avenant compris.
Les informations des différents contrats se retrouvent dans la colonne de gauche. La première ligne représente la date de début du contrat, avec la catégorie professionnelle à laquelle il est lié et le nombre d’heures actuel du contrat (nombre d’heures du contrat initial et heures de l’avenant incluses).
Pour pouvoir apporter une correction au contrat initial, il est impératif, dans la liste des contrats dans la colonne de gauche, de bien sélectionner ce contrat et non pas un avenant ou la première ligne de la colonne. Pour afficher cette ligne, cliquez sur le bouton
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en dessous de la colonne d’historique des contrats.
Horaire théorique
Lors de la création des contrats, il est spécifié dans quelle maison le membre du personnel travaille ainsi que sa catégorie professionnelle. Toutefois, cela n’est pas suffisant pour dire dans quel secteur le travail se passe. De plus, pour un même contrat, un membre du personnel peut travailler dans plusieurs secteurs différents. Par exemple, un kinésithérapeute peut avoir un contrat pour lequel il travaille partiellement en MRPA et en MRS et qu’il se trouve dans les deux plannings parce que les secteurs sont séparés au sein de l’établissement.
L’horaire théorique permet également de définir un cycle de travail qui servira de base à la planification. Pour ajouter un horaire théorique, il faut sélectionner le contrat pour lequel cet horaire théorique est ajouté (dans le cas où le membre du personnel aurait plusieurs contrats) puis cliquer sur le bouton « Nouveau » dans la colonne de droite.
Maison
La maison est ramenée à titre purement informatif et ne peut pas être modifiée. En effet, le contrat étant lié à une maison, il ne peut y avoir qu’une seule maison pour un même contrat (voir supra).
Nb Heures/semaine.
Il s’agit du nombre d’heures en moyenne du membre du personnel pour le planning concerné. Par défaut, le nombre d’heures du contrat sont ramenées.
Par exemple, si le kinésithérapeute a un contrat de 38 heures par semaine, dont 19 heures en MRS et 19h en MRPA, il faudra créer deux horaires théoriques avec un nombre d’heures par semaine de 19 pour chacun des secteurs.
Nb heures Maribel.
Il s’agit du nombre d’heures dans cet horaire qui sont financées par le Fonds Maribel Social. Cette information a une portée exclusivement informative et ne peut être utilisée dans le cadre des statistiques Maribel. Pour cela, utilisez un contrat pur Maribel ou le code secrétariat social « Prestations non assimilées INAMI ».
Nb heures INAMI. Il s’agit du nombre d’heures de cet horaire qui comptent dans le questionnaire INAMI.
Si dans l’écran des catégories professionnelles, la case ‘normée’ est cochée, le nombre d’heures par semaine est ramené par défaut. Cette zone a une portée purement indicative et ne décompte pas du questionnaire INAMI le nombre d’heures déclaré dans cette case. Pour décompter du temps de travail du personnel soignant des prestations non INAMI, utilisez le code secrétariat social « Prestations non assimilées INAMI » (PNA).
Date de début.
La date de début correspond à la date du début du contrat de travail. La zone « date de fin » vous permet d’encoder la fin de l’horaire théorique (en cas de fin de contrat ou simplement de fin de cet horaire théorique avant d’en créer un autre). La zone « date cycle » correspond, quant à elle, à la date du début des cycles des horaires. Par exemple, vous pouvez générer les cycles du personnel dans le planning mensuel en déterminant la bonne date pour être dans le bon week-end.
Même si le contrat du membre du personnel spécifie que l’horaire est de type variable, « CareConnect HR » permet l’encodage d’un horaire cyclique afin d’avoir une base de travail dans l’horaire mensuel. Sur base des besoins de la maison, les horaires théoriques sont prévus pour couvrir les besoins quotidiens en personnel de la maison. Ainsi, lorsqu’un membre du personnel demande un congé un certain jour, vous pouvez voir immédiatement dans la grille mensuelle quelle prestation il devait réaliser afin de la placer chez un autre membre du personnel.
La zone « Nb semaines » correspond au nombre de semaines contenues dans le cycle de planification.
Secteur
C’est le secteur de planification dans lequel se déroulent les prestations de ce membre du personnel pour le contrat en cours.
Si vous souhaitez introduire un horaire théorique :
Lorsque vous cliquez sur « Terminer » après avoir introduit les données précisées ci-dessus, une grille comprenant le nombre de semaines que vous venez de spécifier apparaît à l’écran. Pour pouvoir encoder des données dans cette grille, vous devez cliquer sur
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Apparaît ensuite la grille suivante :
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Une fois que vous avez cliqué sur
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vous pouvez encoder les codes horaires par jour dans le cycle du membre du personnel. Pour ce faire, deux solutions sont possibles. Soit vous connaissez de mémoire les différents codes horaires, soit vous avez besoin d’une aide à l’encodage. Ce paramètre est modifié en faisant un clic avec le bouton droit de la souris quand le curseur de celle-ci se trouve dans la zone de planning.
Apparaît alors un menu ‘Sélection code horaire’. Selon qu’un signe (v) se trouve ou non devant ce menu, le menu d’aide à l’encodage apparaîtra ou non à l’écran.
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Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs cases de la grille en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé en vous déplaçant vers la gauche, la droite ou le bas pour sélectionner les cellules où le même code horaire doit être inscrit.
Si vous utilisez la fenêtre d’aide à l’encodage, vous pouvez choisir le code horaire que vous souhaitez encoder avec la souris ou les flèches de direction de votre clavier puis valider votre choix en enfonçant la touche ‘Enter’ ou en cliquant deux fois rapidement avec le bouton gauche de votre souris.
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Une fois le code horaire sélectionné, il apparaît dans la/les cases sélectionnées avec, en dessous, le nombre d’heures de prestations auquel il correspond et, par semaine, le nombre d’heures et de jours prestés ainsi que le nombre d’heures et de jours prestés au total sur la durée du cycle. Si le nombre d’heures par semaine ou au total est supérieur à ce qui est prévu au contrat, la case avec le total apparaît en rouge.
Si vous vous êtes trompé dans l’encodage du nombre de semaines contenues dans le cycle et que vous souhaitez le diminuer, veillez d’abord à effacer les données que vous auriez éventuellement introduites dans les semaines que vous vous apprêtez à effacer en modifiant le nombre de semaines du cycle.
Codes forfaitaires
Les codes forfaitaires qui ont été créés dans le paramétrage sont affichés dans l'horaire théorique afin d'être visualisés mais également modifiés si cela est nécessaire. Par défaut, les codes forfaitaires ont une durée moyenne calculée sur base du temps de travail du membre du personnel divisé par le nombre de jours de son régime de travail.
Il se peut cependant qu'il existe une différence entre le temps de travail normal d'un membre du personnel et sa moyenne (en cas de prestations de nuit par exemple). Il est donc possible de déterminer pour chaque type d'absence quelle sera sa valeur moyenne pour ce membre du personnel dans ce secteur.
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Réduction du temps de travail
Cet onglet permet la gestion et le suivi des remplacements dans le cadre des réductions de temps de travail pour le personnel de plus de 45 ans. Pour pouvoir ajouter un remplacement à un membre du personnel (la personne qui remplace), il faut d'abord avoir encodé dans le contrat de la personne qui est remplacée qu'elle a choisi le congé.
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Le remplacement est toujours ajouté à la personne qui remplace. Pour cela, il faut sélectionner le contrat qui contient les heures de remplacement si la personne a plusieurs contrats puis cliquer sur le bouton "Ajouter" dans la colonne de droite. Pour sélectionner la personne qui est remplacée, il faut taper une lettre dans la zone "La personne remplacée" et une liste de choix avec les personnes qui sont susceptibles d'être remplacées apparaît.
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Horaire mensuel
L’horaire mensuel reprend, pour la période sélectionnée, les prestations planifiées et/ou réalisées par contrat pour chaque membre du personnel.
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