Dit menu-item opent het venster voor het beheer van de planning
Planningsperiode
Standaard opent het programma het laatste planning waaraan u gewerkt heeft. Links bovenaan het scherm staan de twee datumvelden waarin u de planningsperiode moet definiëren waarin u wenst te werken. Om deze data te wijzigen, kunt u ofwel de begin- en einddatum handmatig in beide velden invoeren, ofwel de twee kalenders gebruiken en daaruit de data kiezen die u wilt gebruiken
Met de twee enkele pijlen kunt u de maand veranderen, terwijl u met de dubbele pijlen het jaar kunt veranderen. Zodra u de datum hebt geselecteerd, kunt u deze valideren door op de 'Enter'-toets op het toetsenbord te drukken of door twee keer snel met de linkermuisknop op de datum te klikken. De planningsperiode is niet beperkt tot een maand of tot 30 of 31 dagen voor een periode.
Afdeling
Om de afdeling te selecteren waarin u wilt werken, moet u op het uitklapmenu klikken en in de weergegeven lijst de desbetreffende afdeling kiezen. Aangezien dit een uitklapmenu is, moet u dubbelklikken om de keuze van de afdeling te valideren. U kunt ook de personeelsleden van het hele huis weergeven door het eerste niveau te selecteren (in dit geval "RESIDENCE PLANPLUS DEV").
Planningsschema
Personneelsleden
Zodra u de periode heeft geselecteerd, krijgt u in het rooster de medewerkers te zien die in deze afdeling werken. Indien sommige medewerkers ontbreken, betekent dit dat ze geen planning hebben op deze afdeling.
Elke regel vertegenwoordigt een personeelslid met hun prestaties, een grijze lijn duidt aan dat deze medewerker niet in de geselecteerde afdeling werkzaam is. U kunt echter voor elke regel wijzigingen aanbrengen in dit overzicht (indien deze optie werd geactiveerd). Om de optie te activeren, klikt u op de rechtermuisknop en vinkt u “uurroosters van andere wijzigbare sectoren” aan.
Om te weten te komen over welk contract het gaat, kunt u met de muis over de namen van de medewerkers glijden om een klein hulpvenster weer te geven met het planningsschema waar deze regel mee overeenkomt.
Standaardweergave: de medewerkers worden in het rooster gesorteerd op categorie en vervolgens op alfabetische volgorde.
Als u heeft gevraagd om alle afdelingen te tonen (keuze van huis in plaats van afdeling), worden de tellingen per periode en personeelscategorie niet weergegeven. Deze zijn alleen zichtbaar in de afdelingen waaraan ze gekoppeld zijn.
Het aantal contractuele uren van het personeelslid staat links van zijn naam vermeld, evenals de kleur van de categorie waartoe hij behoort voor deze planning.
U kunt uw medewerkers ook sorteren in een gekozen volgorde (bijvoorbeeld op basis van ploegendiensten).
U kunt, indien u dat wenst, in het algemene planning uw werknemers niet meer in alfabetische volgorde selecteren (standaard volgorde) maar een volgorde kiezen waarin ze zullen verschijnen. Als u bijvoorbeeld uw werknemers in een bepaalde volgorde wilt zien verschijnen, klikt u met de rechtermuisknop op het schema en kiest u de laatste optie.
Klik vervolgens op de knop in de rechterbovenhoek van de planning
In het volgende venster kunt u met behulp van de pijlen aan de rechterzijde de gewenste volgorde bepalen.
Bewaar zeker met de optie “Vandaag en toekomst”!
Tellers
Rechts van het rooster staan drie kolommen met de totalen van verschillende tellers/saldo’s. U kunt bijvoorbeeld overuren bekijken over een bepaalde periode (een maand of een kwartaal)
Opties / menu
Als u de muiscursor in het rooster plaatst en één keer op de rechterknop klikt, ziet u een menu dat is verdeeld in vier delen.
Het eerste deel van het menu betreft de manier waarop de personeelsbehoeften van de afdeling worden weergegeven. De behoeften kunnen bijvoorbeeld worden weergegeven per planningsperiode (ochtend, middag, ...), per categorie of per uurroostercode.
In het tweede deel kunt u beslissen of u de selectiehulp voor de uurroostercodes al dan niet activeert en of u de pauzes in de berekening van het totale aantal aanwezigheden per periode meerekent. Als er bijvoorbeeld een personeelslid nodig is tussen 06u00 en 12u00 en er is een personeelslid in deze periode, maar met een pauze tussen 10u00 en 10u15, zal het systeem aangeven dat er een persoon ontbreekt omdat de periode niet voor 100% is gedekt.
Het derde deel van het menu betreft de weergave in het rooster.
Het laatste deel betreft het al dan niet activeren van de persoonlijke sortering.
Het creëren van cycli in het tijdschema
Voor bestaande ploegendiensten is het gemakkelijker om de schema’s op te stellen in de algemene planning dan in het theoretische uurrooster. In de algemene planning is het namelijk mogelijk om de huidige situatie van de medewerkers te visualiseren (werkweekends, samen roterende ploegen, etc.).
Het eerste dat u moet doen, om de cycli te "maken", is de periode die in het planning moet worden weergegeven correct te bepalen. Als u bijvoorbeeld hebt gekozen voor een duur van 4 weken voor de personeelscycli, is het gemakkelijker om te kiezen voor een weergave van het schema over 4 weken, van maandag tot en met zondag.
Vervolgens moet u, afhankelijk van uw keuze, de tellingen voor de periodes (per uurroostercode of per periode) en de uren (contract of totaalsaldo) weergeven.
Zodra de individuele planning voldoet aan uw personeelsbehoeften op basis van de beschikbare contracten, kunt u met de rechtermuisknop in de planning klikken om het menu weer te geven en vervolgens op de link "Merkteken beginuurrooster afbeelden" klikken.
Dit resulteert in het tijdschema dat het begin van de cyclus weergeeft (bijvoorbeeld de tweede maandag van de getoonde periode voor een personeelslid en de eerste maandag voor een ander personeelslid, ...).
Dit zal ook de knop activeren om naar de theoretische uurrooster te navigeren.
Zo kunt u nu per personeelslid de periode selecteren die overeenkomt met zijn of haar cyclus (4 weken van maandag tot zondag voor cycli van 4 weken of 2 weken van maandag tot zondag voor cycli van 2 weken). U kunt dan op de knop klikken om deze naar het theoretische uurrooster te kopiëren.
Het is ook mogelijk om alleen bepaalde dagen (bijvoorbeeld in het weekend) over te dragen. In dit geval is de procedure hetzelfde, behalve dat u niet de hele periode hoeft te selecteren, maar alleen de dagen die naar de theoretische uurrooster moeten worden overgebracht.
Zo kunnen, als u de sociale secretariaat codes in het rooster heeft gecodeerd, deze ook worden overgebracht naar het theoretische uurrooster.
Menu's en knoppen
Op de tweede lijn (met de kalenders) aan de rechterkant staan verschillende knoppen.
Hiermee kunt u wijzigingen in het uurrooster opslaan. Houd er rekening mee dat de wijzigingen pas worden opgeslagen als u ze bevestigt.
Hiermee kunt u het schema afdrukken zoals het op het scherm staat.
Genereert het uurrooster voor elke werknemer zoals u dat hebt gedefinieerd in het theoretische uurrooster.
Hiermee kunt u de details van het werkdag weergeven.
Activeert de "simulatie"-modus.
Hiermee kunt u de laatst opgeslagen versie van de uurroosters herladen.
Hiermee kunt u het momenteel getoonde uurrooster overzetten naar het theoretische uurrooster van de medewerker. Hiermee wordt de bestaande cyclus vervangen door een nieuwe cyclus.
Maakt het mogelijk om alle gegevens van een volledige lijn te verwijderen (uurroostercodes en codes van het sociaal secretariaat).
Hiermee kunt u alle uurroostercodes van een hele lijn.
Hiermee kunt u alle codes van het sociaal secretariaat uit een hele lijn verwijderen.
Hiermee kunt u het getoonde uurrooster valideren.
Hiermee kunt u het getoonde uurrooster uitschakelen.
Hiermee kunt u het getoonde uurrooster blokkeren.
Hiermee kunt u het getoonde uurrooster deblokkeren.
Hiermee kunt u in de "verificatie"-modus gaan volgens bepaalde vooraf gedefinieerde regels.
Export naar het sociaal secretariaat.
Prikklok aansluitingsmenu.
Automatisch herstel van de prikklokgegevens.
Planningsrooster
Om zich in het rooster te verplaatsen, kunt u de muis of de richtingspijlen op het toetsenbord gebruiken. Als de planningsperiode langer is dan 31 dagen of als u meer dan 20 medewerkers in een divisie heeft, kunt u de verborgen rijen of kolommen zien door gebruik te maken van de richtingspijlen op het toetsenbord.
Om de personeelscycli te genereren, klikt u met de linkermuisknop in een van de vakjes van het rooster dat overeenkomt met het personeelslid wiens rooster u wilt aanmaken en klikt u
vervolgens met de linkermuisknop op de knop
'Genereren'. U kunt ook starten vanuit een leeg rooster en de uurroostercodes handmatig invoeren.
Om de uurroostercodes handmatig in te voeren of om de door de cyclus gegenereerde uurroostercodes te wijzigen, klikt u met de linkermuisknop op het vakje dat u wilt wijzigen en voert u de letter of het cijfer in dat overeenkomt met de gewenste uurroostercodes. Als u de
- functie hebt geactiveerd, verschijnt een selectievenster met de
verschillende uurroostercodes die mogelijk zijn voor deze categorie in deze afdeling. Anders, door te klikken op 'Enter' of in een ander vakje, verschijnen de uurroostercodes die u net heeft ingetikt in de gekozen vakjes.
In het witte gedeelte onderaan het scherm ziet u de details van de cel die u hebt geselecteerd.
Prestaties
Standaard worden de uurroostercodes die u invoert als normale prestaties beschouwd.
Andere soorten prestaties kunnen echter wel in het rooster worden ingevoerd.
Zo kan een personeelslid bijvoorbeeld een hele dag ziek zijn of met verlof. Om aan te geven dat het om een onregelmatige prestatie gaat, selecteert u met de linkermuisknop de betreffende dag(en) (of door deze ingedrukt te houden en te slepen als het om meerdere dagen gaat) en klikt u vervolgens op het gekleurde vakje dat overeenkomt met het betreffende type prestatie in de regel van de preferentiële codes van het sociaal secretariaat.
Er is een tweede methode voor het coderen van prestaties in verband met de codes van het sociaal secretariaat: automatische codes: CSS.
Zo hoeft u in het schema niet meer handmatig alle percentuele bedragen op te geven, zoals voor avond-, zaterdag- of zondagsvoorstellingen, enz.
U zal ze op voorhand coderen en ze zullen automatisch gecodeerd worden voor elke dag/nacht waarop de codes van de sociale secretariaten (AU, ZAT, ZON,...) van toepassing zijn.
In het theoretische uurrooster van de werknemer bestaat een vakje om de automatische CSS voor deze werknemer al dan niet te activeren en een keuzelijst om het gewenste profiel te kiezen.
Het kan nodig zijn om meerdere prestatiecodes op dezelfde dag te coderen. Dit zal bijvoorbeeld het geval zijn als een personeelslid een halve dag verlof neemt of als hij of zij de dag normaal begint en dan ziek terugkeert. Er zijn twee manieren om een dergelijke situatie te coderen.
Een eerste optie is om de muiscursor op de aan te passen cel te plaatsen en er snel op te dubbelklikken met de linkermuisknop. De tweede optie is het selecteren van de cel gevolgd door te klikken op de knop 'detail van de dag'.
Er verschijnt een venster met de details van de dag op het scherm. Deze heeft 5 kolommen: de eerste kolom toont de uurroostercode van de dag, de tweede kolom toont de sociale secretariaatscode die aan deze tijdcode gekoppeld is, de derde kolom toont de duur van de prestatie en de laatste twee kolommen tonen de begin- en eindtijd van de prestatie.
Elke lijn komt overeen met een code van het sociaal secretariaat. Aangezien de prestaties standaard als normaal worden beschouwd, verschijnt er geen andere informatie in dit venster.
U kunt de volgorde waarin de servicecodes worden weergegeven wijzigen door op de pijlen.
en
te klikken.