CareConnect HR: Personeelsbeheer

🔗 Source article (Salesforce): Click here

Aan de hand van deze module kan u informatie over medewerkers toevoegen:
​

[ IMAGE: p1.jpg ]

​
​Schermweergave
​
Het eerste scherm dat wordt weergegeven wanneer u de software opent, is het gedeelte dat is voorbehouden voor de identificatiegegevens van de medewerkers.
Dit scherm kan in twee luiken onderverdeeld worden: Het bovenste luik geeft het rooster van de medewerkers weer, het onderste luik toont de verschillende tabbladen met de bijhorende details.
​

[ IMAGE: rtaImage.png ]

Elke regel van het rooster komt overeen met een individuele map van elke medewerker, terwijl de verschillende tabbladen (Pers. gegevens - Contract – Theoretische uurrooster – Arbeidsduurvermindering - Maandelijkse uurrooster) overeenkomen met de tussenschotten die in elke individuele map te vinden zijn. Bij het wijzigen van de lijnen in het rooster wordt de informatie op de tabbladen aangepast om de informatie met betrekking tot de geselecteerde persoon weer te geven.
​
De logica achter de creatie van medewerkers is als volgt: eerst wordt de gegevens van de medewerker toegevoegd en vervolgens de contractgegevens. Vervolgens wordt een theoretisch schema aangemaakt en tenslotte wordt zijn/haar uurrooster opgesteld.
​

[ IMAGE: p3.jpg ]

​het tabblad ‘Pers. gegevens’

Dit gedeelte bevat de algemene gegevens van de medewerker: naam, voornaam, geslacht, geslacht, adres, enz.
De creatie gebeurt handmatig of via de Eid-kaart.
​

[ IMAGE: p4.jpg ]

Het bestaat uit twee delen: gegevens en bijkomende gegevens.
​

Het tabblad “Pers. gegevens” bevat alle administratieve gegevens van de medewerker
(aanspreektitel, achternaam, voornaam, voornaam, geslacht, adres, taal, enz.…).
​
​

[ IMAGE: rtaImage2.png ]

Dit tabblad bevat onder andere "fiscale" gegevens (personen ten laste, burgerlijke staat, enz.)
​

[ IMAGE: p6.jpg ]

​
​Het tabblad ‘Contract’
​
Elk personeelslid kan meerdere contracten hebben. Als het aantal uren dat een werknemer tijdens de looptijd van het contract verandert, zal het echter geen nieuw contract zijn, maar een wijziging van zijn contract (een bijvoegsel).
​

[ IMAGE: p7.jpg ]

Het contractscherm bevat informatie die specifiek is voor de RSZ en andere informatie die specifiek is voor de RIZIV. De verplichte velden zijn: de startdatum, de categorie en het oorspronkelijk aantal uren van het contract. Voor het afdrukken van RIZIV-statistieken en het exporteren van gegevens naar CareConnect Fin zijn de anciënniteitsdatumvelden, kwalificatie en contracttype verplicht.
De knop

[ IMAGE: p8.jpg ]

geeft de geschiedenis van contracten en bijvoegsel weer.

[ IMAGE: p9.jpg ]

Met de knop "Nieuw contract" kunt u een nieuw contract aanmaken. Een personeelslid kan meerdere actieve contracten tegelijk hebben. Bijvoorbeeld, een werknemerscontract gefinancierd door de werkgever en een sociaal contract van Maribel.

Om te bepalen of een of meer contracten in meer specifieke gevallen moeten worden aangemaakt (bv. een vaste parttime overeenkomst, aangevuld met een vervangingsovereenkomst), moet de vraag worden gesteld of het personeelslid twee loonstroken heeft of slechts één. Voor
elk personeelslid van het sociaal secretariaat moet er één contract zijn met het sociaal secretariaat.
​
In tegenstelling tot andere vensters in de software, de knop

[ IMAGE: p10.jpg ]

van een contract leidt tot een wijziging van een van de vorige gegevens indien de gegevens onjuist zijn gecodeerd of indien de wijziging geen directe gevolgen heeft voor de planning. Indien de wijziging daarentegen betrekking heeft op het aantal uren van het contract, is de te kiezen
knop

[ IMAGE: p11.jpg ]

. (Zie bijvoegsel)
​
Hoe maak ik een bijvoegsel toevoegen?
​
Contractwijziging is een wijziging in het aantal uren in het contract. Om een wijziging aan het contract toe te voegen, klikt u op de knop

[ IMAGE: p11.jpg ]

. Dit geeft het coderingsgebied van een bijvoegsel weer.
Als u een einddatum voor de wijziging invoert, keert het contract automatisch terug naar de oorspronkelijke waarde. Dit betekent dat als een nieuwe wijziging moet worden ingevoerd op de dag na het einde van de huidige wijziging, geen nieuwe wijziging moet worden toegevoegd, maar de laatst bekende situatie moet worden gewijzigd (eerste regel van de linkerkolom).
​

[ IMAGE: p13.jpg ]

Op de einddatum wordt de waarde van het oorspronkelijke contract in aanmerking genomen voor de berekening van het aantal uren per week.
​

[ IMAGE: p14.jpg ]

Het veld kan niet worden gewijzigd. Het geeft het aantal uren van het oorspronkelijke contract weer dat als basis wordt gebruikt voor de berekening van het totale aantal uren na het invoeren van de wijziging.
Standaard is de wiskundige operator de "+". Als u op de knop klikt, wordt de "+" een "-".

Aantal uren toegevoegd of verwijderd uit het oorspronkelijke contract. Het totale aantal uren wordt automatisch berekend. Ook wordt het veld "Full-time/part-time" automatisch bijgewerkt overeenkomstig het huidige aantal uren, met inbegrip van de wijziging.
​
Informatie over de verschillende contracten vindt u in de linkerkolom. De eerste regel geeft de begindatum van de overeenkomst weer, met de beroepscategorie waarop de overeenkomst betrekking heeft en het huidige aantal uren van de overeenkomst (inclusief het aantal uren van de oorspronkelijke overeenkomst en de wijzigingsuren).
Om een correctie op het oorspronkelijke contract te kunnen aanbrengen, is het noodzakelijk om in de lijst van contracten in de linkerkolom dit contract te selecteren (blauwe regel), en niet een wijziging of de eerste regel van de kolom. Om deze regel weer te geven, klikt u op de "Detail"-knop onder de kolom contractgeschiedenis.
​

[ IMAGE: p15.jpg ]

​
​Theoretische uurrooster
​
Het veld kan niet worden gewijzigd. Dit is echter niet voldoende om te zeggen in welke sector het werk plaatsvindt. Bovendien kan een personeelslid voor hetzelfde contract in verschillende sectoren werken. Een fysiotherapeut kan bijvoorbeeld een contract hebben waarvoor hij of zij gedeeltelijk in ROB en RVT werkt en in beide schema's staat omdat de sectoren binnen de instelling gescheiden zijn.
​
Het theoretische uurrooster maakt het ook mogelijk om een werkcyclus te definiëren die als basis voor de planning zal dienen. Om een theoretisch uurrooster toe te voegen, selecteert u het contract waarvoor dit theoretisch uurrooster is toegevoegd (in het geval dat de medewerker meerdere contracten heeft) en klikt u vervolgens op de knop "Nieuw" in de rechterkolom.
​
​

[ IMAGE: p16.jpg ]

Het huis wordt alleen ter informatie mee teruggenomen en kan niet worden gewijzigd. Aangezien het contract gekoppeld is aan een huis, kan er maar één huis voor hetzelfde contract zijn (zie hierboven).
​

Dit is het gemiddelde aantal uren van de medewerker voor de betreffende planning. Standaard wordt het aantal uren van het contract weergegeven.
Als de “Zorg personnel” bijvoorbeeld een 38-urencontract per week heeft, waarvan 19 uur in RVT en 19 uur in ROB, moeten er twee theoretische uurroosters worden opgesteld met een aantal uren per week van 19 voor elk van de sectoren.
​

Dit is het aantal uren in dit uurrooster dat gefinancierd wordt door het Sociaal Fonds Maribel. Deze informatie is uitsluitend ter informatie en mag niet worden gebruikt voor Maribel statistieken. Gebruik hiervoor een zuiver Maribel-contract of de code van het sociaal secretariaat “Prestaties niet in aanmerking voor RIZIV”.
​

Dit is het aantal uren in dit schema dat meetelt voor de RIZIV-vragenlijst.
Als in het beroepscategorieën scherm het vakje 'Norm' is aangevinkt, wordt het aantal uren per week standaard gereset. Deze zone is louter indicatief en telt niet mee hoeveel uren de RIZIV -vragenlijst vermeldt in dit vakje. Om de arbeidstijd van het verplegend personeel af te trekken van de niet- RIZIV-uitkeringen, gebruikt u de sociale secretariaatscode " Prestaties niet in aanmerking voor RIZIV " (PNR).
​

De begindatum komt overeen met de begindatum van de arbeidsovereenkomst. In het veld "einddatum" kunt u het einde van de theoretische planning invoeren (in het geval van het einde van het contract of eenvoudigweg het einde van deze theoretische planning voordat u een nieuwe aanmaakt). Het veld "datum cyclus" komt overeen met de datum van het begin van de dienstregelingscycli. U kunt bijvoorbeeld personeelscycli genereren in de maandelijkse planning door de juiste datum te bepalen om in het juiste weekend te zijn.
​
Zelfs als het contract van de werknemer bepaalt dat de planning variabel is, maakt "CareConnect HR" het mogelijk om een cyclische planning te coderen om een werkbasis in de maandelijkse planning te hebben. Op basis van de behoeften van het huis worden de theoretische uren gepland om de dagelijkse personeelsbehoeften van het huis te dekken. Wanneer een werknemer op een bepaalde dag verlof aanvraagt, kunt u dus onmiddellijk in het maandelijkse rooster zien welke dienst hij of zij zou moeten verrichten om deze bij een andere werknemer te plaatsen.
​
Het veld "Atl. weken" komt overeen met het aantal weken in de planningscyclus.
​

Dit is het planningsgebied waar de diensten van dit personeelslid voor het huidige contract worden uitgevoerd.
​
Als u een theoretisch uurrooster wilt invoeren :
​
Wanneer u na het invoeren van bovenstaande gegevens op "Einde" klikt, verschijnt op het scherm een rooster met het aantal weken dat u zojuist heeft opgegeven. Om de gegevens in dit rooster te kunnen toevoegen, moet u klikken op de knop

[ IMAGE: p17.jpg ]

​
Dan verschijnt het volgende rooster :
​
​

[ IMAGE: p18.jpg ]

​
Nadat u op

[ IMAGE: p19.jpg ]

heeft geklikt, u kunt de tijdcodes per dag invoeren in de cyclus van de medewerker. Hiervoor zijn twee oplossingen mogelijk. Ofwel kent u de verschillende tijdcodes uit het hoofd of heeft u hulp nodig bij het codering. Deze instelling wordt gewijzigd door met de rechtermuisknop te klikken wanneer de muiscursor zich in het planningsgebied bevindt.
Een "Tijdscode selectie" menu zal verschijnen. Afhankelijk of er al dan niet een vinkje (v) voor dit menu staat, verschijnt het menu voor de codeerhulp op het scherm of niet.
​
​

[ IMAGE: p20.jpg ]

​
U kunt een of meer cellen in het rooster selecteren door de linkermuisknop ingedrukt te houden terwijl u naar links, rechts of beneden beweegt om de cellen te selecteren waar dezelfde tijdcode moet worden toegevoegd.
Als u gebruik maakt van het codeerhelp-venster, kunt u de tijdcode kiezen die u wilt coderen met de muis of de richtingspijlen op uw toetsenbord en uw keuze bevestigen door op de 'Enter'-toets te drukken of door snel te dubbelklikken met de linkermuisknop van uw muis.
​
​

[ IMAGE: p21.jpg ]

​
Zodra de tijdcode is geselecteerd, verschijnt deze in het (de) geselecteerde vakje(s) met hieronder het aantal uren werk dat ermee overeenkomt en, per week, het aantal gewerkte uren en dagen, alsook het totale aantal gewerkte uren en dagen gedurende de cyclus. Als het aantal uren per week of het totaal groter is dan het contract, verschijnt het vakje met het totaal in het rood.
​
Als u het verkeerde aantal weken in de cyclus hebt ingevoerd en u wilt het aantal weken in de cyclus verminderen, zorg er dan voor dat u eerst de gegevens verwijdert die u hebt ingevoerd in de weken die u op het punt staat te verwijderen door het aantal weken in de cyclus te wijzigen.
​
​Forfaitaire Codes
​
De forfaitaire codes die in de instellingen zijn aangemaakt, worden in het theoretische uurrooster weergegeven, ze kunnen hier indien nodig ook gewijzigd worden. De forfaitaire codes hebben standaard een gemiddelde duur die wordt berekend op basis van de arbeidstijd van het personeelslid gedeeld door het aantal dagen in zijn arbeidsregeling.
Er kan echter een verschil zijn tussen de normale arbeidstijd van een personeelslid en zijn of haar gemiddelde arbeidstijd (bijvoorbeeld in het geval van nachtwerk). Het is dus mogelijk om voor elk type afwezigheid te bepalen wat de gemiddelde waarde ervan is voor dit personeelslid in deze sector.
​
​

[ IMAGE: p22.jpg ]

​
​Arbeidsduurvermindering

Dit tabblad maakt het mogelijk om vervangingen te beheren en op te volgen in het kader van de verkorting van de arbeidstijd van werknemers ouder dan 45 jaar. Om een vervanger te kunnen toevoegen aan een werknemer (de persoon die hem/haar vervangt), moet eerst in het contract van de persoon die wordt vervangen, zijn vastgelegd dat hij/zij het verlof heeft gekozen.
​
​

[ IMAGE: p23.jpg ]

De te vervangen persoon wordt altijd toegevoegd aan de vervanger. Om dit te doen, selecteer het contract dat de vervangende uren bevat als de persoon meerdere contracten heeft en klik op de knop "Toevoegen" in de rechterkolom. Om de persoon te selecteren die wordt vervangen, typt u een letter in het vak "De vervangen persoon" en er verschijnt een lijst met keuzes met de personen die waarschijnlijk zullen worden vervangen.
​
​

[ IMAGE: p24.jpg ]

​
​Maandelijks uurrooster
​
De maandelijkse uurroosters omvatten, voor de gekozen periode, de geplande en/of op contractbasis uitgevoerde diensten voor elk personeelslid.

[ IMAGE: p25.jpg ]

​
​