Eerst en vooral willen wij het verschil duiden tussen eAttest en eFact:

Er zijn enkele instellingen die aangepast dienen te worden:

Het is belangrijk dat je rekeningnummer en BIC code zijn ingevuld bij ‘Gebruiker’ zodat de mutualiteit weet naar welke rekening ze de betaling kunnen doen, ook je KBO nummer dient hierbij ingevuld te worden.
​(CareConnect doet hierop een controle: indien dit niet werd ingevuld, krijg je bij het elektronisch attesteren hiervan een melding)​
​

Start - instelling - derde betaler, de keuze maken wie je als RDB wil afrekenen (dit kan je ook per patiënt in hun patiënt fiche bij financieel aanpassen mocht er een patiënt zijn waarvoor je een uitzondering wil maken).
​

​In praktijkbeheer – mutualiteiten – RDB allen – toepassen

Hiermee stel je in dat voor alle mutualiteiten de derbetalersregeling mag toegepast worden.
​

​

​
In het afrekenscherm is er vervolgens de kolom RDB zichtbaar die al dan niet aangevinkt kan worden, afhankelijk van uw keuze. ​
​

​
Indien je geen selectie vakje te zien krijgt voor RDB, ook al voldoet die patiënt wel aan de eisen, dan kan je de RDB status van de patiënt nagaan in zijn Patiëntdossier- Financieel.
​
Mocht je de derdebetalersregeling voor een bepaalde patiënt NIET willen toepassen, dan kan daar ook de status gewijzigd worden naar ‘nooit via Derde Betaler afrekenen’.
Tip: Wanneer een patiënt niets hoeft op te leggen, dien je bij het afrekenen van een elektronische derde betaling best de betalingswijze op contant te zetten. Boekhoudkundig maakt dit weinig verschil daar er niets betaald moet worden door de patiënt.
​

Bij de instellingen, (het tandwieltje), kiezen voor praktijk - dan druk je op ‘zoek op’ en dan dien je de postcode van de praktijk in te vullen en op te slaan.
​Dit moet je eenmalig per praktijk instellen.
​

​

Indien je als behandelaar in meerdere praktijken elektronisch wil factureren in derde betaler, is het belangrijk dat de zendingsnummering niet in conflict komt. Elke factuur bevat een zendingsnummer dat uniek moet zijn per gebruiker per landsbond. De mutualiteit zal een factuur met een zendingsnummer dat al eens gebruikt werd steeds weigeren.
​
Om dit te vermijden moet je bij het opstarten van eFact de zendingsnummering verhogen in reeksen van 200 per bijkomende praktijk waar je werkt. Dat kan een gebruiker met supervisor-rechten aanpassen als volgt:
​
Ga naar de tab 'Boekhouding’ in CCD en klik op 'eFact'.
In het linker keuzemenu kies je voor 'Instellingen' (tandwieltje)
In de tab 'Behandelaar' selecteer je de behandelaar waarbij het zendingsnummer moeten verhoogd worden.
Onder de hoofding 'Zendingsnummers' verhoog je het zendingsnummer met 200 voor elke mutualiteit en klik je vervolgens op 'Opslaan'.
​Herhaal stap 1 t.e.m. 4. In de tweede praktijk verhoog je met 400, in de derde praktijk met 600, enz.
​

Een belangrijke tip!
De boekhouding van eFact vind je terug in de tab eFact zelf! Voor een volledig overzicht van de boekhouding heb je dus een rapport voor eAttest, en een apart rapport voor eFact.
Het rapport voor eFact vind je terug onder rapporten waarbij je verschillende filters kunt raadplegen zoals :

​

​

Bij het rapport type kun je ook kiezen voor ‘betalingen’, want deze zijn belangrijk voor de boekhouder.
Opnieuw kun je de behandelaar en de periode selecteren, klik op toepassen – toon rapport. Als je rapport zichtbaar is kan je dit exporteren naar PDF, opslaan en als bijlage via mail versturen.
Let wel op : Als je een rapport ophaalt uit eFact dan wordt er geen rekening gehouden met de annulaties uit eFact.

Hieronder volgt de uitleg van de verschillende tabs in eFact:

In de tab verzendingsklaar worden alle attesten verzameld die verstuurd dienen te worden naar de verschillende mutualiteiten.
De tabel ordent de eFact getuigschriften per mutualiteit en per behandelaar. Via het pijltje naast de factuur kan je de getuigschriften zichtbaar maken.
Deze worden per mutualiteit gegroepeerd om te versturen.

Indien je de automatische verzending activeert (via de schuifbalk "automatisch factureren”, deze staat standaard actief), worden deze wekelijks verstuurd op voorwaarde dat de eHealth sessie* van de behandelaar beschikbaar is. Dit wordt aangeduid met een groen bolletje naast de naam van de behandelaar. Indien de eHealth sessie niet beschikbaar is, zal de functionaliteit hier rekening mee houden en worden de eFact getuigschriften verzonden wanneer de eHealth sessie terug beschikbaar is. Daarnaast is het steeds mogelijk ‘manueel’ te factureren bovenop de automatisch functie bv. indien je alle facturen op de laatste dag van de maand wil verzenden. Dit kan via de knop "Factureren".
* Indien de behandelaar een geldig eHealth certificaat heeft, wordt er automatisch een eHealth sessie gestart wanneer er gebruik wordt gemaakt van een eHealth service zoals bv. het elektronisch attesteren of opvragen van eGMD. De eHealth sessie blijft beschikbaar tot de volgende dag.

​

In deze tab vind je de attesten terug die verstuurd zijn naar de mutualiteiten en bij hen nog in verwerking zijn.
De mutualiteit heeft dus de elektronische RDB attesten ontvangen en zijn deze aan het controleren of de patiënt recht heeft op terugbetaling en of de behandeling correct werd geattesteerd.

​​

De mutualiteit heeft na de controle een of meerdere redenen gevonden om de behandeling te weigeren en deze niet uit te betalen aan de tandarts.
In de tab geweigerd heb je volgende onderverdeling:

Wanneer de mutualiteit een factuur heeft aanvaard, zal de betaling kort daarna volgen. In de ‘Registreer betaling’ tab is het mogelijk de betalingsinformatie op je bankrekening te vergelijken met dit overzicht. De actie ‘Registreer’ opent een venster waar je de datum van betaling kan aanpassen en de betaling kan registreren. Daarna komt de factuur in de tab ‘Afgewerkt’ terecht.

Hier vind je alle afgewerkte attesten, waarvan de betaling geregistreerd is.

Opgelet: indien je een rapport aanmaakt van de betalingen, wordt er enkel rekening gehouden met de attesten die volledig afgewerkt zijn en geregistreerd werden als zijnde betaald.
​

​