Corrigeren van eFact Weigeringen
Om weigeringen van eFact te corrigeren, moet je het tabblad 'geweigerd' in 'Boekhouding bij eFact' raadplegen. Dit venster bevat twee tabellen:
Een tabel met geweigerde attesten door de ziekenfondsen.
Een tabel met facturen die door de ziekenfondsen geheel of gedeeltelijk worden geweigerd
Hoe de geweigerde attesten van de ziekenfondsen corrigeren:
Er zijn twee soorten weigeringen door de ziekenfondsen voor attesten (gedeeltelijke weigering en volledige weigering).
Gedeeltelijke weigering:
Klik op het icoon rechts
Kies 'aan Patiënt' als je de betaling in het saldo van de patiënt wilt registreren (om het bedrag door de patiënt te laten betalen), of kies 'Eigen rekening' als je de betaling wilt annuleren/corrigeren en opnieuw verwerken. Of je de behandeling/bedrag gewoon laat vallen.
Wanneer je de behandeling opnieuw wilt attesteren dien je het volgende te doen:
Kies voor 'eigen rekening'
Geef de behandeling opnieuw in bij de patiënt met de correctie, in de afrekening en verwerkt je opnieuw als RDB eFact
In je afrekenscherm zal je bij het verwerken, de melding krijgen dat dit alreeds werd geattesteerd, maar dit mag je voor 1 keer overrulen want je bent een correctie aan het uitvoeren
Volledige weigering:
Annuleer het attest dat volledig is geweigerd door het ziekenfonds.
Klik op de knop 'Annuleren' rechtsboven.
Klik op de knop 'Geselecteerde boeking' om alleen het attest te annuleren. Als je het attest én de betaling wilt annuleren, kies dan 'Alle onderstaande boekingen'
Kies de optie 'Deze behandelingen opnieuw opnemen in de afrekening' als je bijvoorbeeld de data of bedragen wilt corrigeren en de codes opnieuw wilt attesteren, Indien je voor deze optie kiest dan komen de behandelingen opnieuw in het afrekenscherm terecht waar je die kan corrigeren – saldo opnieuw opnemen (zie handleiding link) indien nodig en opnieuw versturen naar de mutualiteit met de nodige uitgevoerde correcties.
of kies 'Deze behandelingen niet meer aanrekenen' als je ze niet meer wilt attesteren voor de patiënt.
Als het niet nodig is om een negatieve ereloonnota af te drukken, kun je kiezen voor 'Geen ereloonnota afdrukken'.
kies 'Deze behandelingen niet meer aanrekenen' als je ze niet meer wilt attesteren voor de patiënt of wilt vervangen door andere nomenclatuurcodes.
Hoe de geweigerde facturen van de ziekenfondsen corrigeren:
Je kunt de weigeringen van facturen corrigeren door op de knop 'Details' te klikken.
Enkele meldingen die kunnen voorkomen bovenaan de geweigerde facturen:
Melding: 'De factuur werd volledig verworpen omdat deze teveel fouten bevat (5% foutdrempel) '
Als het aantal geweigerd attesten door het ziekenfonds op één factuur meer dan 5% bedraagt, zal het ziekenfonds de factuur volledig afwijzen met dit foutbericht.
Correctie: Klik eenvoudig op de knop factuur 'opnieuw verwerken'. De geweigerd attesten worden weergegeven in de tabel Attesten bovenaan. De rest van de factuur met de correcte attesten wordt verplaatst naar het tabblad Verzendingsklaar voor een toekomstige verzending. De knop 'Opnieuw verwerken' stuurt de factuur dus niet direct naar het ziekenfonds, maar verplaatst simpelweg de correcte attesten naar het tabblad Verzendingsklaar en de geweigerd attesten naar de tabel Attesten in het tabblad Geweigerd.
De factuur is geweigerd door het ziekenfonds omdat het verzendnummer van de factuur hetzelfde is als dat van een andere factuur die door dezelfde zorgverlener vanuit een andere praktijk is verzonden.
Correctie: Indien je als behandelaar in meerdere praktijken elektronisch wil factureren in derde betaler, is het belangrijk dat de zendingsnummering niet in conflict komt. Elke factuur bevat een zendingsnummer dat uniek moet zijn per gebruiker per landsbond. De mutualiteit zal een factuur met een zendingsnummer dat al eens gebruikt werd steeds weigeren.
Om dit te vermijden moet je bij het opstarten van eFact de zendingsnummering verhogen in reeksen van 200 per bijkomende praktijk waar je werkt. Dat kan een gebruiker met supervisor-rechten aanpassen als volgt:
Ga naar de tab 'Boekhouding’ in CCD en klik op 'eFact'.
In het linker keuzemenu kies je voor 'Instellingen' (tandwieltje)
In de tab 'Behandelaar' selecteer je de behandelaar waarbij het zendingsnummer moeten verhoogd worden.
Onder de hoofding 'Zendingsnummers' verhoog je het zendingsnummer met 200 voor elke mutualiteit en klik je vervolgens op 'Opslaan'.
Herhaal stap 1 t.e.m. 4 in tweede praktijk verhoog je met 400, in de derde praktijk met 600, enz.
Enkele meldingen die kunnen voorkomen bovenaan de geweigerde attesten:
Hier zijn enkele voorbeelden van berichten:
Melding: 'Maximum aantal eenheden overschreden tijdens de gefactureerde periode'
Het attest is geweigerd omdat de patiënt dezelfde behandeling al bij een andere tandarts heeft gekregen.
correctie : nagaan bij de mutualiteit of dit inderdaad correct is. Of de patiënt deze behandeling bij andere collega heeft gehad
Melding: 'Bedrag verzekeringstegemoetkoming niet juist, zonder mededeling betalingsverbintenis'
De vergoeding is onjuist.
Correctie : het bedrag van de vergoeding corrigeren door op de knop ‘Nu ophalen’ te klikken. Heeft vaak te maken met MZT die verkeerd werd doorgegeven bij, hierbij verschilt het tarief.
Melding: 'Record tandprothese niet voorafgegaan door de records met de verschillende fases van vervaardiging'
De weigering is te wijten aan een probleem met de codering van de stappen voor de voorbereiding van de prothese.
correctie: De voorbereidende stappen (standaardafdruk, individuele afdruk, registratie van de occlusie en proefplaatsing) moeten verplicht naar het ziekenfonds worden gestuurd met de nomenclatuurcode voor de plaatsing van de prothese. Alle fases dienen op verschillende datums te worden ingevuld. Je moet het attest annuleren en de behandelingen opnieuw invoeren, vervolgens de stappen toevoegen of wijzigen en opnieuw factureren.
zie video Hoe een prothese invoeren
Melding: 'Rechthebbende niet in regel op datum eerste verrichte verstrekking'
De patiënt is niet in orde met zijn mutualiteit.
correctie:
optie 1: contact opnemen met de mutualiteit en navragen of deze weigering terecht is
optie 2: indien de patiënt inderdaad niet in orde is, kan je dit attesteren als e-attest en de patiënt vragen u te komen betalen
Melding: 'Verstrekking moet verplicht vergezeld worden van een andere verstrekking'
De weigering is te wijten aan het feit dat de hoofdbehandeling ontbreekt
correctie: attest versturen met de bijbehorende behandeling
Melding: 'Verjaringstermijn verstreken'
De weigering is te wijten doordat de behandelingsdatum is verjaard en niet meer kan geattesteerd worden
correctie: deze behandelingen zal je niet meer kunnen attesteren.