Pour utiliser correctement EyeFile, chaque utilisateur doit disposer d’un compte personnel configuré avec les bons paramètres. Ce guide explique comment choisir un utilisateur au lancement du programme, créer ou modifier un compte, gérer les droits d’accès, configurer les données nécessaires, et activer Corilus Passport.

Créer un nouveau compte utilisateur pour un prestataire de soins

La gestion des utilisateurs ne peut être consultée qu'avec des droits d'administrateur "EyeFile Admin". Chaque utilisateur disposant des droits d'administrateur peut effectuer des modifications pour les autres utilisateurs.

Pour ajouter un nouvel utilisateur, chaque compte doit être configuré avec soin afin d’assurer un bon fonctionnement du logiciel. Voici les informations à renseigner : :

Cliquez sur “Gestion des données”. Le menu Gestion des données ne sera visible que pour un utilisateur dont le type est EyeFile Admin.
Puis cliquez sur Utilisateurs
Sélectionnez Créer un nouvel utilisateur
Vous pouvez importer les paramètres d’un utilisateur existant. Cela permet de copier des réglages (coordonnées, préférences, droits) déjà configurés et de les adapter ensuite si nécessaire.
Renseignez les coordonnées personnelles du médecin et du cabinet : ces données apparaîtront sur les lettres, prescriptions et attestations.
👉 Chaque utilisateur dispose d'un numéro national, qui doit être unique, comme pour les numéros INAMI. Par conséquent, un utilisateur déjà présent dans la liste ne peut pas être recréé via “Nouveau” .
Complétez les champs Nom de la société, numéro d’entreprise (BCE) et numéro de compte bancaire (IBAN).
Selon votre statut fiscal, vous pouvez activer ou désactiver le Régime d’exonération de TVA pour les petites entreprises dans EyeFile. Cette option détermine si la TVA doit être automatiquement ajoutée aux prestations non thérapeutiques.
Définissez ensuite les droits d’accès : Pour un médecin :
- Niveau d’utilisateur sur “Superviseur”
- Type d’utilisateur sur “EyeFile Admin”
Sélectionnez la langue de l'utilisateur.
En complément de l'authentification via Corilus Passport, vous pouvez renforcer la sécurité en définissant un mot de passe pour le compte.
Pour activer cette option, cochez la case Protéger le compte avec un mot de passe.
👉 Cette protection ne remplace pas l'authentification via Corilus Passport.
Sélectionnez Oui ou Non pour indiquer si l'utilisateur est actif
Un utilisateur désactivé ne pourra plus se connecter, mais pourra être réactivé ultérieurement par un autre administrateur
N'oubliez pas non plus de configurer correctement votre certificat eHealth.
👉 Pour plus de détails sur le certificat eHealth, consultez cet article complet.
Cliquez sur OK

Créer un nouveau compte pour une secrétaire

Si vous disposez d’un secrétariat, il est obligatoire de créer un compte spécifique pour chaque assistant(e). Ce compte permet notamment de gérer la salle d’attente et de rédiger des lettres au nom du médecin.

Pour créer un compte de secrétariat :

Cliquez sur “Gestion des données”. Le menu Gestion des données ne sera visible que pour un utilisateur avec le type d'utilisateur "EyeFile Admin"
Puis sur “Utilisateurs”
Sélectionnez “Créer un nouvel utilisateur”
Indiquez uniquement votre nom et prénom et le numéro national
Attribuez le niveau d'utilisateur Secrétariat et le type d'utilisateur
Sélectionnez la langue
Cochez la case Protéger le compte avec un mot de passe si vous souhaitez renforcer la sécurité. Cette protection ne remplace pas l’authentification via Corilus Passport.
Indiquez si l’utilisateur est actif (Oui ou Non)
Cliquez sur OK

Connexion initiale à EyeFile

Au lancement d'EyeFile, une fenêtre permet de sélectionner un utilisateur dans la liste .
Pour les utilisateurs disposant d’un compte Corilus Passport activé, vous pouvez :

Double-cliquer sur le nom de l’utilisateur
Ou sélectionner le nom et cliquer sur Se connecter

Méthodes de connexion disponibles :

Connexion avec carte eID
Connexion via authentification à deux facteurs (2-Factor)

👉 Pour plus de détails sur la connexion via la méthode Corilus Passport, consultez cet article complet.

Connexion avec carte eID

Sélectionnez l'onglet "eID" sur l'écran de connexion.
Introduisez la carte eID dans le lecteur de carte puis cliquez sur Connexion.

Lorsque le système le demande, introduisez le code PIN de la carte eID.

Connexion via authentification à deux facteurs (2-Factor)

Sélectionnez l'onglet "2-Etape" sur l'écran de connexion.
Entrez votre adresse e-mail personnelle ou votre numéro national (NISS).
Choisissez le code PIN personnel à 5 chiffres.
Cliquez sur suivant pour vous connecter

Un code SMS sera envoyé à ce numéro lors de chaque nouvelle connexion. Vous pouvez cocher l'option "Se souvenir de cet appareil" pour éviter cette étape sur votre appareil principal.

👉 Pour plus de détails sur Corilus Passport, consultez cet article complet.

Connexion si vous n'avez pas encore activé Corilus Passport

Si Corilus Passport n’est pas encore activé, vous pouvez encore utiliser l'ancienne méthode de connexion.

Cette méthode sera progressivement retirée.

Dans l'écran de connexion, cliquez sur Je n'ai pas encore de login Corilus...

Notez que cette option est temporaire et sera progressivement retirée.

Sélectionnez votre nom d’utilisateur dans la liste
Cliquez sur Select pour vous connecter.

Il ne sera plus possible de démarrer EyeFile via une connexion générique (par exemple, "secrétariat"). Chaque utilisateur devra se connecter à EyeFile en son propre nom.

Si vous vous connectez actuellement à EyeFile via un compte générique, il vous sera demandé de créer votre propre compte personnel. Entrez votre nom et votre prénom pour vous connecter à EyeFile.

Pour finaliser cette configuration, vous devrez saisir votre numéro de registre national (NISS). Deux options sont possibles :

Introduire votre carte eID dans le lecteur de cartes, puis cliquer sur Lecture eID.
Saisir votre numéro de registre national (NISS) manuellement en cliquant sur Via le clavier.

Modifier un compte utilisateur

Pour modifier un utilisateur existant :

Cliquez sur “Gestion des données”. Le menu Gestion des données ne sera visible que pour un utilisateur avec le type d'utilisateur "EyeFile Admin"
Puis sur “Utilisateurs”
Sélectionnez “Modifier un utilisateur”
Vous accédez alors au formulaire complet de configuration de l’utilisateur sélectionné, vous pouvez adapter les coordonnées, les préférences ou les droits si nécessaire.
Cochez Protéger le compte avec un mot de passe si vous souhaitez renforcer la sécurité. Cette option ne remplace pas Corilus Passport.
Vous pouvez également réinitialiser le mot de passe si nécessaire.
Cliquez sur OK

Désactiver un compte utilisateur

Si un compte n’est plus utilisé, vous pouvez le désactiver.

Cliquez sur “Gestion des données”. Le menu Gestion des données ne sera visible que pour un utilisateur avec le type d'utilisateur "EyeFile Admin"
Puis sur “Utilisateurs”
Sélectionnez “Modifier un nouvel utilisateur”
Dans le champ “Utilisateur actif”, sélectionnez “Non”
Un utilisateur désactivé ne pourra plus se connecter, mais pourra être réactivé ultérieurement par un autre utilisateur disposant des droits nécessaires.
Cliquez sur OK

Configuration des utilisateurs EyeFile