Le kiosque EyeFile est une solution innovante conçue pour automatiser et accélérer l’enregistrement des patients dans votre cabinet d’ophtalmologie. En permettant aux patients de s’identifier rapidement via leur carte eID, ce système réduit les files d’attente au secrétariat, améliore l’expérience patient et optimise votre flux de travail.
Pourquoi utiliser le kiosque EyeFile ?
Gain de temps : Plus besoin de saisie manuelle des données, le patient est enregistré en quelques secondes.
Précision : Les informations (mutuelle, médecin traitant, coordonnées) sont récupérées automatiquement, limitant les erreurs.
Flexibilité : Personnalisez les messages et l’affichage en fonction de vos besoins (par agenda, type de consultation ou langue).
Intégration transparente : Synchronisation avec MyOrganizer pour afficher les rendez-vous et statuts en temps réel.
Ce guide vous accompagne dans la prise en main et l'exploitation avancée de votre kiosque EyeFile.
Fonctionnement général
Grâce au kiosque EyeFile, les patients peuvent s'inscrire plus rapidement et de manière automatique.
Enregistrement via le kiosque EyeFile
Le patient n'a qu'à insérer sa carte eID dans le kiosque. Si toutes les informations sont correctes, il est automatiquement placé en salle d'attente. La consultation peut ensuite commencer comme d'habitude.
Récupération automatique des données
Les données de mutuelle et le médecin traitant peuvent également être recherchés automatiquement via le kiosque.
L'enregistrement sans eID est possible mais déconseillée (absence de récupération automatique des données).
Privilégiez l'utilisation avec eID pour une récupération complète des informations (mutuelle, médecin traitant, coordonnées).
Fonctionnalités incluses
Recherche automatique des données de mutuelle et du médecin traitant.
Synchronisation avec l'agenda en ligne MyOrganizer pour afficher les rendez-vous.
Vous pouvez personnaliser l'affichage du texte, du logo, etc., pour l'adapter à votre cabinet.
Contactez nous pour plus d'informations.
Paramètres du kiosque
Accès aux paramètres
Il est possible de modifier le texte que le patient voit sur le kiosque lors de son inscription. Vous pouvez ainsi afficher un message différent par médecin ou par agenda, par exemple pour rediriger le patient vers une autre salle.
Pour accéder aux paramètres :
1- Dans EyeFile, allez dans Options → Paramètres (menu en haut).
2- Sélectionnez Kiosk dans la liste à gauche.
3- Plusieurs onglets permettent de configurer le kiosque
Paramètres généraux
Pour configurer ces paramètres, sélectionnez l’onglet « Général ».
4- Dans la liste, sélectionnez l'agenda souhaité.
5- Vous pouvez ainsi modifier le texte affiché pour les rendez-vous trouvés dans cet agenda (par langue : NL/FR/EN).
6- Activez les options :
Cochez pour activer la recherche automatique des données de mutuelle et/ou du médecin généraliste via le kiosque.
Chercher le médecin généraliste avec l'eID
Le médecin trouvé est le titulaire du Dossier Médical Global (DMG) du patient. Il s'agit généralement du médecin généraliste, mais pas toujours. La seule façon de connaître le bon médecin est de le demander oralement au patient.
Vous pouvez aussi faire en sorte que l'heure du rendez-vous soit automatiquement utilisée comme heure d'arrivée en salle d'attente.
Activez cette option pour que le patient vérifie ses coordonnées sur le kiosque (nom, adresse, téléphone, médecin).
Si une modification est nécessaire, une notification s'affichera dans EyeFile. Les corrections doivent être faites par le personnel à l'accueil. Il n'est pas efficace de laisser le patient modifier lui-même ses données sur le kiosque.Possibilité de rechercher un rendez-vous sur le kiosque sans eID
7- Vous pouvez définir la langue par défaut de l’interface du kiosque (néerlandais, français ou anglais).
Configuration des types de rendez-vous
Pour configurer ces paramètres, sélectionnez l’onglet « Types de rendez-vous ».
8- Vous pouvez afficher un texte spécifique pour chaque type de rendez-vous (par exemple, rediriger vers une autre salle d'attente selon le type).
9- Sélectionnez le type de rendez-vous
10- Saisissez un texte personnalisé (par langue : NL/FR/EN).
Personnalisation de l'affichage en salle d'attente
Pour configurer la manière dont la salle d'attente dans EyeFile doit être remplie lors de l'inscription via le kiosque, sélectionnez l’onglet « Types de rendez-vous »
11- Choisissez une couleur et définissez le texte dans les colonnes :
Statut de la salle d'attente
Texte de la Salle d'attente.
12- Définissez une couleur distincte pour les patients dont les coordonnées doivent êtres mises à jour.
13- Ce paramètre permet d’afficher une notification sur le kiosque si certaines informations du patient sont manquantes, comme l’adresse e-mail, le numéro de téléphone ou le médecin généraliste. .
14- Paramétrez des indicateurs visuels pour les patients qui s'inscrivent (beaucoup) trop tôt ou trop tard. Le nombre de minutes de retard/d'avance est configurable. Si l'heure d'inscription diffère trop de l'heure du rendez-vous, cela sera visible dans la salle d'attente d'EyeFile.