L’encodage comptable pour l’année suivante peut déjà commencer, sans que l’exercice actuel soit totalement terminé. La condition préalable est que la nouvelle année soit créée, que les périodes souhaitées soient ouvertes et que la numérotation de départ de tous les journaux soit ajustée pour cette nouvelle année.
Chronologie d ’ouverture de la nouvelle année
Créez la nouvelle année et définissez la numérotation des documents pour tous les journaux
Création de l’année 20xx et ouverture de toutes les périodes pour tous les journaux
Via le module Système, Comptabilité, Calendrier périodes-dates ou via de module Système, Général, Paramètres, Paramètres généraux, Calendrier périodes-dates. Dans cet exemple, nous créons l’exercice 2021.
Cliquez sur le bouton ‘Nouveau’.
L’exercice suivant est proposé
Cliquez sur le bouton ‘Générer’.
Choisissez l’option ‘Copier’ et sélectionnez l’année précédente 2020.
Vous obtiendrez l’écran suivant:
Cliquez sur ‘OK’.
Vous obtiendrez l’écran suivant:
Cliquez sur ‘Enregistrer’.
Le message suivant apparaît:
Remplacez les chiffres 10 et 20 par 0 afin qu’uniquement la nouvelle année soit créée.
Ne cochez pas l'option "Clôturer périodes":
Un exercice est maintenant créé dont toutes les périodes sont ouvertes
Cliquez ensuite sur ‘OK’. Vous obtiendrez un écran comme montré ci-dessous:
Les colonnes ‘Clôturé’ et ‘Ouvert’ contient le nombre de journaux fermés ou ouverts. Dans cet exemple, il y a 78 journaux différents. Vous pouvez en avoir plus ou moins.
Cliquez sur ‘Enregistrer’ et puis ‘Fermer’. Le nouvel exercice est maintenant créé avec les journaux ouverts pour toutes les périodes.
Pour fermer les journaux, cliquez sur le numéro dans la colonne «Ouvert», sélectionnez les journaux que vous souhaitez fermer et cliquez sur le bouton «Clôturer périodes». Vous pouvez cliquer sur plusieurs journaux en même temps à l'aide de la touche CTRL ou de la touche MAJ.
Définir la numérotation des documents
Une nouvelle numérotation est automatiquement lancée pour le nouvel exercice. Cette numérotation doit être modifiée. Nous vous recommandons de commencer la numérotation par le numéro du journal, suivi du dernier chiffre de l'année (1 de 2021) et enfin 0001 comme premier numéro d'entrée (exemple: pour le journal d'achat 600, le premier numéro d'entrée de 2021 est égal à 60010001). De cette façon, 9999 entrées peuvent être effectuées par journal.
Via Système, Comptabilité, Journaux: vous ouvrez le premier journal et allez dans l'onglet "Numéro" (voir ci-dessous).
Pour changer, cliquez sur le numéro d'entrée à modifier puis cliquez sur le bouton ‘Modifier’. Entrez le nouveau numéro (pour le journal 600, c'est 60010001) suivi de la touche ENTRÉE.
Vous recevrez le message d'avertissement suivant :
Cliquez sur ‘Oui’, puis cliquez sur le bouton "Enregistrer" et vérifiez si le numéro a été modifié.
Allez avec les touches fléchées
en haut de l'écran pour afficher les prochains journaux et les ajuster si nécessaire. Cliquez sur "Fermer" pour quitter le programme.
Lors de l'ajustement des numéros de journal des journaux d'achat et de vente, vous pouvez recevoir le message suivant:
En effet, plusieurs journaux d'achat et de vente sont liés au même compte de centralisation. Vous choisissez "Oui" ici.
ATTENTION: cette méthode ne peut être appliquée que si vous n'avez pas utilisé le logiciel comptable depuis plus de 10 ans. Cependant, si vous utilisez le package depuis beaucoup plus longtemps, nous vous recommandons de ne plus ajuster la numérotation des pièces. Exact donne alors une numérotation unique à chaque journal, donc distincte du journal et de l'année. Lorsque vous demandez des données, vous pouvez mettre à disposition les colonnes nécessaires afin de voir de quel exercice il s'agit et dans quel journal l'écriture a été saisie.
Encoder dans le nouvel exercice
Après avoir effectué toutes les étapes ci-dessus, vous pouvez commencer à encoder dans la nouvelle année comptable. En fonction de la date de rapportage, le numéro de pièce s'adapte à l'année (= après saisie de la date de rapportage).
Attention: il s'agit d'un paramètre dans les paramètres du grand livre. Voir le module Système, Général, Paramètres, Paramètres Comptes.
Assurez-vous que les paramètres de colonne des écrans d’encodage d’écritures sont définis de manière à ce que la date de rapportage apparaisse toujours dans l'en-tête des encodages d’écritures, également pour les «écritures diverses».
Vous pouvez encoder simultanément dans les deux exercices.