Contrôles à effectuer avant affectation du résultat et clôture
Vérifier la définition des comptes dans le plan comptable via Comptabilité, Grand livre, plan comptable et vérifier que le 1 à et y compris 5 comptes sont définis comme «bilan» et les 6 et 7 comptes sont définis comme « compte de résultat». Corrigez si ce n'est pas le cas. Vérifiez également que les 6 comptes sont définis comme "compte de charges" et les 7 comptes comme "compte CA". Une définition incorrecte peut conduire à un rapport incorrect! Des corrections concernant une définition incorrecte des comptes peuvent être effectuées dans le programme, si aucune écriture n'a encore été effectuée sur ce compte. Si vous avez déjà réservé, veuillez contacter le support par email à info.care@corilus.be. Vous recevrez alors les instructions nécessaires pour résoudre ce problème par e-mail ou en nous connectant.
Vérifier que les totaux des soldes clients et fournisseurs correspondent aux totaux des comptes de centralisation dans le bilan général via Comptabilité, Clients, Rapports, Balance clients (idem pour les fournisseurs).
Vérifier que le total des postes ouverts des clients et fournisseurs au 31/12 correspond au total du solde client, du solde fournisseur et du solde général (voir ci-dessus) au 31/12. Récupérez les articles ouverts clients via Comptabilité, Clients, A réclamer, Report receivables et effectuez une sélection comme indiqué ci-dessous:
Idem pour les fournisseurs (Comptabilité, Fournisseurs, A payer, Report Payables).
Vérifiez le résultat via le rapport Comptabilité, Rapports, Bilan & Résultats. Lay-out Balance de vérification et par soldes. Cliquez sur "Démarrer" et regarder l’ "onglet Résultat". Demandez la période 01/01/20xx-31/12/20xx. (Exemple de clôture pour 2020)
Contrôles analytiques:
Vérifiez le résultat des comptes 6 et 7 et comparez avec le résultat analytique si vous attachez de l’importance au détail analytique des comptes 6 et 7. Comparez les rapports suivants.
Balance de vérification et par solde via le rapport Comptabilité, Rapports, Bilan & Résultats.
Demandez la période 01/01/20xx-31/12/20xx pour tous les comptes 6 et 7.
Via Comptabilité, Grand livre, Centres de coûts / d’analyse, Report Cost Centres (tous les comptes de résultat, date de rapportage du 01/01/20xx -31/12/20xx).
Vérifier que les totaux des comptes du bilan analytique correspondent aux totaux des comptes du bilan général.
Via Comptabilité, Grand-livre, Historique (demander le compte et le regrouper par centre de coûts ou unité de coût). Utilisez le
bouton pour sélectionner l’option “grouper par”.
Après les contrôles
FAIRE UN BACK-UP.
TRAITER TOUTES LES ECRITURES.
Via Comptabilité, Encodage d’écritures, Traiter. Définissez l’intervalle sur ‘Date de rapportage’ du
01/01/20xx au 31/12/20xx. (exemple pour clôture 2020)
Cliquez ensuite sur un journal et cliquez sur le bouton "Traiter" en bas. Attendez que le journal disparaisse de la liste, puis cliquez sur le journal suivant jusqu'à ce que tous les journaux aient été traités.
Encoder le résultat
Bénéfice ou perte sur l’exercice?
Via Comptabilité, Rapports, Bilan & Résultats, Layout Balance de vérification et par soldes
Grouper par Catégories:
• Catégorie 6 = Subtotaal 1
• Catégorie 7 = Subtotaal 2
• Catégorie 8 = Subtotaal 3
• Catégorie 9 = Subtotaal 4
Cliquez sur "Démarrer" et allez dans l'onglet "Compte de résultat" dans le rapport Excel.
Le ‘Bilan exercice actuel” est le résultat. Dans la colonne de débit c’est un "Profit", dans la colonne de crédit c’est un "Perte".
Encodage d’affectation du résultat
Dans une asbl, le résultat est généralement reporté sur l'exercice suivant.
En cas de "perte" de l'exercice, l'inscription suivante sera effectuée dans le journal de clôture 902 au 31/12/20xx.
Basé sur l’exemple ci-dessus
Pour ‘pertes’:
Débit Crédit
140000 424.002,83
@ 793000 424.002,83
Pour ‘profit’
Débit Crédit
693000 X
@ 140000 X
"TRAITEZ ÉGALEMENT L’ENCODAGE D'AFFECTATION DES RÉSULTATS" via Comptabilité, Encodage d’écritures, Traiter.
Fermer les périodes de l’exercice en cours
Via le module Système, Comptabilité, Calendrier périodes-dates.
Cliquez sur l’année en cours et ensuite sur le bouton ‘Clôturer périodes’.
→ Toutes les périodes sont fermées. Si une écriture comptable a été effectuée dans un journal particulier et que celles-ci n'ont pas encore été traitées, un message "Impossible de fermer" apparaît. Ces journaux resteront alors ouverts pour ces périodes.
Cliquez sur ‘OK’.
Pour vérifier quelles périodes sont encore ouvertes pour quels journaux, cliquez sur l'exercice en cours et cliquez sur le bouton «Ouvrir».
Vous obtiendrez l'écran suivant (exemple pour l’exercice 2020):
Dans l'exemple ci-dessus, tous les journaux sont ouverts en raison d'entrées non traitées. Les journaux avec des écritures qui n'ont pas encore été traitées ne peuvent pas être fermés.
Pour vérifier quels journaux sont ouverts pour la période 01/12/2020-31/12/2020 cliquez sur le numéro "78" dans la colonne "Ouvert".
Le journal 902 doit rester ouvert pour la période 12/2020 jusqu'à ce que l'affectation du résultat soit comptabilisée.
Pour rouvrir le journal 902 de décembre, cliquez dans la colonne Clôturé pour la 12e période sur le nombre de journaux fermés.
Faites défiler jusqu’au journal 902, cliquez dessus et cliquez sur le bouton "Réouvrir", puis cliquez sur "Enregistrer" et "Fermer".
Problème possible lors de la fermeture des journaux financiers:
Après avoir répondu «Oui» à la question «Voulez-vous fermer tous les journaux pour la ou les périodes / année sélectionnées?», vous recevez le message suivant.
Dans tous les cas, cliquez sur «Non» et, si nécessaire, laissez notre service support vous guider via info.care@corilus.be. Vous devrez peut-être cliquer plusieurs fois sur "Non"
Si vous souhaitez continuer à fermer, cliquez sur "Non" et effectuez les actions suivantes:
Imprimez la balance générale via Comptabilité, Rapports, Bilan et Résultats Bilan & Résultats. Layout Balance de vérification et par soldes.
Vérifiez le solde du client inconnu 000000 et du fournisseur inconnu 000000. Il doit être égal à zéro. Vérifiez à la fois l'historique et les éléments ouverts.
Ensuite, exécutez à nouveau l'action de clôturer le journal et cette fois cliquez sur "Oui". Vous devrez peut-être le faire plusieurs fois.
Imprimez ensuite à nouveau les balances de vérification et par soldes of via Comptabilité, Rapports, Bilan et Résultats Bilan & Résultats. Lay-out Balance de vérification et par solde et COMPAREZ-le avec le précédent. Il peut y avoir des différences sur certains compte de bilans, comme 400000, 440000, 580000, 5800001, 550100.
Vérifiez le solde du client inconnu 000000 et du fournisseur inconnu 000000. Il doit être égal à zéro. Vérifiez à la fois l'historique et les éléments ouverts. Le solde peut ne plus être nul.
Effectuer une écriture diverse au 31/12 de l'exercice à clôturer, en s'assurant que le solde du client et du fournisseur inconnus revient à zéro et que les autres comptes de bilan reprennent également le solde du résultat avant traitement. Si vous annulez toutes les différences, l'écriture est normalement équilibrée. Traitez cette écriture comptable.
Reconcilliez ensuite le client et fournisseur inconnu comme cela aucune écriture reste ouverte via Clients, Historique -option ‘A réclamer’ ou Fournisseurs, Historique – option ‘A payer’.
Imprimez ensuite à nouveau les balances de vérification et par soldes of via Comptabilité, Rapports, Bilan et Résultats Bilan & Résultats. Lay-out Balance de vérification et par solde et COMPAREZ AVEC LA PREMIERE IMPRESSION.
Impression de la comptabilité
Balance de vérification et par soldes via Comptabilité, Rapports, Bilan & Résultats
Balance Clients et fournisseurs via Comptabilité, Clients ou Fournisseurs, Rapports, Balance clients ou Balance fournisseurs.
Historique des comptes, via Comptabilité, Grand-Livre, Historique.
Historique des clients et fournisseurs via Comptabilité, Clients ou Fournisseurs, Rapports, Historiques des clients ou Historique des fournisseurs.
Journaux via Comptabilité, TVA/ Statistiques, Journaux historiques.
Sélectionnez l’année souhaitée et les périodes de 1 à 12 y compris.
Sélectionnez le type de journal souhaité (achat, vente, banque, divers).
Vous imprimez les journaux finaux une fois les écritures traitées. L'option "non traité" n'est donc pas cochée. S'il n'y a qu'un seul type de journal, l'option "Tout" peut rester cochée, sinon décochez l'option "Tout" et cliquez sur le journal à imprimer. S'il s'agit d'impressions finales, cochez l'option «rapport final». Faites 3 impressions par journal:
– ‘Journal’: Ceci est une impression de toutes les écritures comptables.
– ‘Compte centralisateur’: ceci est un rapport concis. ( dans Exact cpt centralisateur)
– ‘Journal centralisateur’: ceci est un rapport avec le total débit et crédit.