Controles uit te voeren vóór resultaatbestemming en sluiting
Controleer de definiëring van de rekeningen in het rekeningschema via Boekhouding, Grootboek, Grootboek rekeningschema en controleer of de 1- t.e.m. 5-rekeningen als ‘balans’ gedefinieerd zijn en de 6- en 7-rekeningen als ‘resultaat’ gedefinieerd zijn. Corrigeer indien dit niet zo zou zijn. Controleer tevens of alle 6-rekeningen gedefinieerd zijn als ‘kostenrekening’ en alle 7-rekeningen als ‘omzetrekening’. Foutieve definiëring kan leiden tot foutieve rapportering!
Correcties m.b.t. foutieve definiëring van rekeningen kunnen in het programma uitgevoerd worden, als er op deze rekening nog geen boekingen zijn gebeurd. Indien er wel al geboekt werd, contacteer dan de helpdesk via mail op info.care@corilus.be. Via mail of via aanlogging worden u dan de nodige instructies bezorgd om dit probleem op te lossen.Controleer of de totalen van de klanten- en leveranciersbalansen overeenstemmen met de totalen van de centralisatierekeningen in de Algemene balans via Boekhouding, Klanten, Verslagen, Klantenbalans (idem voor Leveranciers).
Controleer of het totaal van de open posten van klanten en leveranciers op 31/12 overeenstemt met het totaal van de klantenbalans, leveranciersbalans en algemene balans (zie hierboven) op 31/12. Opvragen van de open posten klanten via Boekhouding, Klanten, Te vorderen, Rapport te vorderen en een selectie maken zoals hieronder aangegeven:
Idem voor de leveranciers (Boekhouding, Leveranciers, Te betalen, Rapport Te betalen).
Controleer het resultaat via het rapport Boekhouding, Verslagen, Balans/Resultaat. Lay-out Proefen saldibalans. Klik op ‘Start’ en bekijk het tabblad ‘Resultaat. Vraag de periode 01/01/20xx31/12/20xx. (voorbeeld voor afsluiting van 2020)
Analytische controles:
Controleer het resultaat van de 6- en 7- rekeningen en vergelijk met het analytisch resultaat indien u belang hecht aan het analytische detail van alle 6- en 7-rekeningen. Vergelijk volgende rapporten.
Proef- en saldibalans via het rapport Boekhouding, Verslagen, Balans/Resultaat. Vraag de periode 01/01/20xx-31/12/20xx op voor alle 6- en 7 rekeningen.
Via Boekhouding, Grootboek, Kostenplaatsen/dragers, Rapport kostenplaatsen (alle resultaatrekeningen, rapportagedatum van 01/01/20xx-31/12/20xx).
Controleer of de totalen van de analytische balansrekeningen overeenstemmen met de totalen van de algemene balansrekeningen.
Via Boekhouding, Grootboek, Historiek (vraag de rekening op en laat groeperen op kostenplaats of kostendrager). Gebruik deknop op de optie ‘Groepeer op’ te kunnen selecteren.
Na de controles
BACK-UP MAKEN.
ALLE BOEKINGEN VERWERKEN. Via Boekhouding, Boekingen, Verwerken. Stel het datumtraject in op ‘Rapportagedatum’ van 01/01/20xx-31/12/20xx.(voorbeeld voor afsluiting 2020)
Klik vervolgens een dagboek aan en klik onderaan op de knop ‘Verwerken’. Wacht tot het dagboek verdwijnt uit de lijst en klik vervolgens het volgende dagboek aan tot alle dagboeken verwerkt zijn.
Boeken resultaat
Winst of verlies van het boekjaar?
Via Boekhouding, Verslagen, Balans/Resultaat, Layout Proef-en saldibalans
Groepeer op Categorieën:
Category 6 = Subtotaal 1
Category 7 = Subtotaal 2
Category 8 = Subtotaal 3
Category 9 = Subtotaal 4
Klik op ‘Start’ en ga in het Excel-rapport naar het tabblad ‘Resultaat’.
Het ‘Saldo lopend boekjaar’ is het resultaat. In debetkolom is ‘Winst’, in creditkolom is ‘Verlies’.
Boeken van de resultaatbestemming
In een VZW wordt het resultaat doorgaans overgedragen naar het volgend boekjaar.
In geval van ‘verlies’ van het boekjaar wordt volgende boeking uitgevoerd in het afsluitdagboek 902 op 31/12/20xx.
Op basis van het voorbeeld hierboven:
Voor ‘verlies’:
Debet Credit
140000 424.002,83
@ 793000 424.002,83
Voor ‘winst’:
Debet Credit
693000 X
@ 140000 X
‘VERWERK OOK DE RESULTAATBESTEMMINGSBOEKING’ via Boekhouding, Boekingen, Verwerken.
Periodes van het huidige boekjaar afsluiten
Via de module Systeem, Boekhouding, Periode-datum tabel.
Klik op het huidige jaar en nadien op de knop ‘Perioden Sluiten’.
→ Alle periodes worden gesloten. Indien er geboekt is in een bepaald dagboek en deze boekingen nog niet verwerkt zijn, verschijnt een boodschap ‘Kan niet afsluiten’. Deze dagboeken blijven dan open voor deze periodes.
Klik op ‘OK’.
Om te controleren welke periodes nog open staan voor welke dagboeken, klik het huidige jaar aan en klik op de knop ‘Openen’.
U bekomt volgend scherm ( voorbeeld van boekjaar 2020) :
In bovenstaand voorbeeld staan nog alle dagboeken open door onverwerkte boekingen. Dagboeken met nog niet verwerkte boekingen kunnen niet gesloten worden.
Om na te gaan welke dagboeken geopend zijn voor de periode 01/12/2020-31/12/2020 klik op het cijfer ‘78’ in de kolom ‘Open’.
Dagboek 902 moet open blijven voor de periode 12/2020 tot de resultaatbestemming is geboekt.
Om het dagboek 902 voor december terug te openen, klik in de kolom Afgesloten voor de 12de periode op het aantal afgesloten dagboeken.
Scrol naar dagboek 902, klik het aan en klik op de knop ’Heropenen’, klik nadien op ‘Bewaren’ en ‘Sluiten’.
Mogelijk probleem bij het sluiten van financiële dagboeken:
Nadat u ‘Ja’ geantwoord heeft op de vraag ‘Wilt u alle dagboeken voor de geselecteerde periode(s)/jaar afsluiten?’, krijgt u volgende boodschap.
Klik in ieder geval op ‘Nee’ en laat u eventueel begeleiden door onze supportafdeling via info.care@corilus.be. Mogelijks moet u meerdere malen op ‘Nee’ klikken.
Indien u de afsluiting toch wenst verder te zetten, klik op ‘Ja’ en voer volgende acties uit:
Maak een afdruk van de algemene balans via Boekhouding, Verslagen, Balans/Resultaat, Lay-out Proef & Saldibalans.
Controleer het saldo van de onbekende klant 000000 en de onbekende leverancier 000000. Dit moet nul zijn. Controleer zowel de historiek als de open posten.
Voer nadien de actie sluiten dagboek opnieuw uit en klik ditmaal op ‘Ja’. Mogelijks moet u dit meerdere malen doen.
Maak nadien terug een afdruk van de proef-en saldibalans of via Boekhouding, Verslagen, Balans/Resultaat, Lay-out Proef & Saldibalans en VERGELIJK MET DE VORIGE AFDRUK. Er kunnen verschillen zijn op een aantal balansrekeningen, zoals 400000, 440000, 580000, 5800001, 550100 e.a.
Controleer het saldo van de onbekende klant 000000 en de onbekende leverancier 000000. Dit moet nul zijn. Controleer zowel de historiek als de open posten. Mogelijks is het saldo nu niet meer nul.
Maak een diverse boeking op 31/12 van het af te sluiten boekjaar waarbij u ervoor zorgt dat het saldo van de onbekende klant en leverancier terug op nul komt en ook de andere balansrekeningen terug het saldo aannemen van voor het verwerken resultaat. Als u alle verschillen tegenboekt, is de boeking normaal in evenwicht. Verwerk deze boeking .
Punt nadien de onbekende klant en leverancier af zodat er geen open posten blijven openstaan via Klanten, Historiek -optie ‘Te vorderen’ of Leveranciers, Historiek – optie ‘Te betalen’.
Maak nadien terug een afdruk van de algemene balans via Financieel, Grootboek, Algemene balans of via Boekhouding, Verslagen, Balans/Resultaat, Lay-out Proef & Saldibalans en VERGELIJK MET EERSTE AFDRUK.
Afdruk van de boekhouding
Proef-en saldibalans via Boekhouding, Verslagen, Balans/Resultaat
Klanten -en leveranciersbalansen via Boekhouding, Klanten of Leveranciers, Verslagen, Klantenbalans of leveranciersbalans.
Historieken van rekeningen, via Boekhouding, Grootboek, Grootboekhistoriek.
Historieken klanten en leveranciers via Boekhouding, Klanten of Leveranciers, Verslagen,
Klantenhistorieken of Leveranciershistorieken.
Dagboeken via Boekhouding, BTW/Statistieken, Historische Dagboeken.
Selecteer het gewenste jaar en de periodes van 1 t.e.m. 12.
Selecteer het gewenste dagboektype dagboek (aankoop, verkoop, bank, divers).
Definitieve dagboeken drukt u af nadat de boekingen verwerkt zijn. De optie ‘onverwerkt’ is dus niet aangevinkt. Indien er slechts één dagboek is van het type, kan de optie ‘Alle’ aangevinkt blijven, zo niet de optie ‘Alle’ uitvinken en het te drukken journaal aanklikken. Indien het definitieve afdrukken betreft, vink de optie ‘definitief verslag’ aan. Maak per dagboek 3 afdrukken:
– ‘Dagboeken’: dit is een afdruk van alle boekingen.
– ‘Centralisatie rekening’: dit is een beknopt verslag.
– ‘Centraal dagboek’: dit is een verslag met het totaal debet en credit.