Er kan al gestart worden met boekingen voor volgend boekjaar, zonder dat de boekhouding van dit jaar volledig afgewerkt is. Voorwaarde hiervoor is dat het nieuwe jaar wordt gecreëerd, de gewenste periodes worden geopend en de beginnummering voor alle dagboeken wordt aangepast voor het nieuwe jaar. Volgorde opening nieuw boekjaar Nieuw jaar creëren en documentnummering voor alle dagboeken instellen. Jaar 20xx creëren en alle periodes voor alle dagboeken openen Via de module Systeem, Boekhouding, Periode-datum tabel of via de module Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen, Periode-datum tabel. In dit voorbeeld maken we het boekjaar 2021 aan.
Klik op de knop ‘Nieuw’.
Het volgende boekjaar wordt voorgesteld.
Klik op de knop ‘Genereren’.
Kies voor de optie ‘Kopiëren’ en selecteer het vorige boekjaar.
U bekomt volgend scherm:
Klik op ‘OK’.
U bekomt volgend scherm:
Klik op ‘Bewaren’.
Volgende boodschap verschijnt:
Vervang de cijfers 10 en 20 door 0 zodat enkel het nieuwe jaar wordt aangemaakt.
Vink de optie ‘Perioden sluiten’ niet aan:
Er wordt nu één boekjaar gecreëerd waarvan alle periodes worden geopend.
Klik nadien op ‘OK’. U bekomt een scherm zoals hieronder:
De kolom ‘Afgesloten’ en ‘Open’ bevat het aantal afgesloten of geopende dagboeken. In dit voorbeeld zijn er 78 verschillende dagboeken. U kunt er meer of minder hebben.
Klik op ‘Bewaren’ en vervolgens ‘Sluiten’. Het nieuwe boekjaar is nu gecreëerd waarbij alle dagboeken geopend zijn voor alle periodes.
Om dagboeken terug te sluiten, klik op het getal in de kolom ‘Open’, klik de dagboeken aan die u wenst te sluiten en klik op de knop ‘Perioden sluiten’. U kunt meerdere dagboeken tegelijk aanklikken door gebruik te maken van de CTRL-toets of de SHIFT-toets.
Documentnummering instellen Voor het nieuwe boekjaar wordt automatisch een nieuwe nummering gestart. Deze nummering dient gewijzigd te worden. Wij raden aan om de nummering te starten met het nummer van het dagboek, gevolgd door het laatste cijfer van het jaartal (1 van 2021) en tenslotte 0001 als eerste boekstuknummer (voorbeeld: voor aankoopdagboek 600 is het eerste boekstuknummer van 2021 gelijk aan 60010001). Zo kunnen er per dagboek 9999 boekingen worden ingebracht. Via Systeem, Boekhouding, Dagboeken: u opent het eerste dagboek en gaat naar het tabblad ‘Nummer’ (zie hieronder).
Om te wijzigen, klik op het te wijzigen boekstuknummer en klik nadien op de toets ‘Wijzigen’. Vul het nieuwe nummer in (voor dagboek 600 is dit 60010001) gevolgd door de ENTER-toets.
U krijgt volgende waarschuwingsboodschap:
Klik op ‘Ja’, klik nadien op de toets ‘Bewaren’ en kijk na of het nummer gewijzigd is.
Ga met de pijl-toetsen
bovenaan in het scherm verder om de volgende dagboeken te bekijken en eventueel aan te passen. Klik op ‘Sluiten’ om het programma te verlaten.
Bij de aanpassing van de dagboeknummers van aankoop- en verkoopdagboeken kan het zijn dat u volgende melding krijgt :
Dit komt omdat er meerdere aan-en verkoopdagboeken aan dezelfde centralisatierekening gekoppeld zijn. Je kiest hier voor ‘Ja’.
OPGELET :
1) deze werkwijze kan enkel toegepast worden indien je het boekhoudpakket niet langer dan 10 jaar gebruikt. Indien je echter het pakket al veel langer gebruikt, raden we aan om de boekstuknummering NIET meer aan te passen. Exact geeft dan per dagboek zelf een nummering die uniek is, dus los van dagboek en jaartal. Je kan bij het opvragen van gegevens de nodige kolommen beschikbaar zetten zodat je kan zien over welk boekjaar het gaat en in welk dagboek de boeking werd ingegeven.
2) Indien de aankoopboekingen worden via Arco geboekt, gelieve dan de nummering van jullie aankoopdagboek(en) met ‘0’ te laten beëindigen. (bv. 6001000 in plaats van 6001001)
Boeken in het nieuwe jaar Na het uitvoeren van alle bovenstaande stappen kan u starten met boeken in het nieuwe jaar. Afhankelijk van de rapportagedatum past het boekstuknummer zich aan aan het jaartal (= na ingave van de rapportagedatum). Opgelet: dit is een parameter in de grootboekinstellingen. Zie module Systeem, Algemeen, Instellingen, Grootboekinstellingen.
Zorg ervoor dat de kolominstellingen van de boekingenschermen zo zijn gedefinieerd dat de rapportagedatum steeds voorkomt in de kopregel van de boekingen, ook zo voor de ‘diverse boekingen’.
U kunt in beide boekjaren gelijktijdig boeken.