Il est possible d'envoyer un message via eHealth avec une capacité maximale de 10 Mo. Si le fichier PMF fait dépasse les 10 Mo, son envoi vers la eHealthbox d'un collègue n'est dès lors pas possible... Assurez-vous donc que le dossier patient ne contienne pas de fichiers volumineux superflus, comme d'anciens PMF, des fichiers .tif ou des images qui pourraient alourdir le dossier.
Grâce à la procédure ci-dessous, vous pourrez transmettre le dossier patient en toute sécurité à votre collègue via le site de l'Ordre des Médecins.
Transmission d'un fichier via l'Ordre des Médecins
1. Accédez au site https://ordomedic.be/fr et cliquez sur "Se connecter".
2. Connectez-vous avec Itsme ou eID.
3. Cliquez sur votre nom, puis sélectionnez "Transferbox".
4. Cliquez sur "Télécharger des fichiers".
5. Cliquez sur "Parcourir les fichiers" pour ajouter le fichier PMF, puis sur "Ouvrir".
6. Cliquez sur "Récepteurs" pour ajouter un destinataire
Utilisez la recherche (nom, code postal ou rôle) pour trouver un prestataire de soins.
Sélectionnez-le pour qu’il apparaisse en haut, puis cliquez sur "Pour Confirmer".
7. Ajoutez un "Sujet"
8. Cliquez sur "Envoyer des fichiers".
Confirmation via eHealth
Si vous souhaitez malgré tout envoyer un message via l'eHealthbox, vous pouvez mentionner dans une lettre ou un modèle que le dossier patient a été envoyé via le site de l'Ordre des Médecins. Le médecin pourra alors le télécharger via https://ordomedic.be/fr/login.
📌 Besoin d'aide ?
Consultez la FAQ de l'Ordre des Médecins ici : https://ordomedic.be/fr/faq.
Pourquoi un dossier de plus de 10 Mo ne peut pas être envoyé via la eHealthbox ?
Un dossier patient (généralement au format PMF) de plus de 10 Mo ne peut pas être transmis via la eHealthbox. Ce document explique pourquoi cette limite existe et comment envoyer le dossier malgré tout, notamment via Ordomedic.
Avant-propos
Vous pouvez toujours tenter d’envoyer le dossier directement depuis CareConnect, via une lettre.
La méthode est expliquée ici.
Si cette méthode échoue à cause de la taille trop importante du dossier, vous trouverez ci-dessous les causes et des solutions pour réduire la taille du dossier afin de l’envoyer de manière habituelle.
Si ces solutions ne suffisent pas ou si vous souhaitez transmettre le dossier complet, consultez alors les étapes dédiées à Ordomedic (voir ci-dessus).
Causes du problème
Limitation de la eHealthbox
La eHealthbox a une capacité maximale de stockage limitée à 10 Mo. Un dossier plus volumineux ne peut donc pas être envoyé, afin d’éviter de saturer la boîte du destinataire et de bloquer la réception de nouveaux messages.
Taille réelle du dossier
Il est erroné de penser qu’un dossier volumineux concerne uniquement les patients âgés. La taille dépend surtout des documents qu’il contient, pas du nombre de diagnostics ou vaccinations.
a) Un dossier d’enfant avec un document scanné en haute résolution peut être plus volumineux que celui d’une personne âgée. Une résolution de 150 DPI suffit pour une lettre texte, mais certains scanners sont réglés par défaut à 300 DPI.
b) L’ajout de nombreuses photos fait rapidement dépasser la taille limite : une seule photo peut dépasser 6 Mo.
c) Si vous avez reçu un dossier d’un collègue et devez le retransmettre (ex. déménagement du patient), vérifiez que le fichier importé (PMF) ne soit pas intégré dans un ancien document. Vous pouvez supprimer ces anciens fichiers sans risque.
Ce qu’il ne faut pas faire
Ne jamais exporter le dossier et l’envoyer par e-mail, car ce canal n’est pas sécurisé ni conforme aux règles médicales et au RGPD.
Solutions
Vous pouvez réduire la taille du dossier et l’envoyer quand même depuis CareConnect via une lettre.
a) Supprimez les documents qui ne sont plus pertinents dans le dossier. En effet, les documents supprimés ne seront pas exportés. Vous pouvez particulièrement faire cela si vous savez que le document est aussi disponible sur les hubs. Votre collègue pourra alors consulter ce document via les hubs.
b) Il se peut que vous ayez reçu le dossier d’un collègue et que vous deviez à votre tour le renvoyer, par exemple en cas de déménagement du patient. Vérifiez alors si le fichier que vous avez importé (le PMF) n’est pas encore intégré dans un ancien document. Vous pouvez supprimer ce vieux message sans problème.
2. Exporter le dossier Patient manuellement
Ouvrez dans CareConnect le dossier concerné.
Cliquez sur la roue dentée près de la photo du patient.
Choisissez Export.
. Vous verrez un aperçu des exports déjà réalisés pour ce dossier.
5.Cliquez sur Nouveau pour créer un nouvel export.
6.Dans la liste déroulante (indiquée par une flèche), sélectionnez le format Patient Migration Format (PMF)
Vous pouvez choisir de revoir le dossier avant exportation et, surtout si le patient déménage, indiquer que vous souhaitez archiver ce dossier. Celui-ci restera dans votre base de données, mais ne sera plus inclus par défaut dans les recherches statistiques (qui ciblent les patients actifs).
7. Cliquez ensuite sur Exporter.
9. Une fenêtre de l’Explorateur (Windows) ou du Finder (macOS) s’ouvre pour vous permettre d’enregistrer le fichier à l’emplacement de votre choix sur votre ordinateur. Choisissez un emplacement que vous connaissez bien afin de pouvoir retrouver facilement le fichier pour l’envoyer via Ordomedic.
10. Par exemple, vous pouvez enregistrer le fichier dans le dossier Téléchargements (Downloads) de votre ordinateur. Cliquez ensuite sur Sélectionner un dossier.