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Comment créer un modèle de document ou créer un document basé sur une lettre existante pour tous mes patients ?

Écrit par Bart De Jonghe

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Les modèles peuvent être créés par une seule personne du cabinet. Ils seront également visibles pour les autres utilisateurs. Plusieurs documents du cabinet peuvent être créés dans la base de données avec, par exemple, un en-tête comportant le titre et le logo du cabinet. Dès que le document standard a été créé, il peut être dupliqué. Ainsi, vous créez plus rapidement de nouveaux documents.

Cliquez sur la roue dentée en haut à droite et, cliquez sur Documents.

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Vous êtes maintenant dans l'aperçu des modèles disponibles dans CareConnect. Deux possibilités s'offrent à vous : Créer un nouveau modèle en partant d'un document existant ou créer un nouveau modèle en partant de zéro.

Créer un modèle à partir d'un document existant

Etant donné qu'il n'est pas possible de modifier les documents standards de CareConnect, vous ne pourrez pas les modifier directement. Cependant, vous pouvez effectuer un 'Copier-coller' et modifier ce que vous souhaitez. Donnez ensuite un nouveau titre à votre modèle.

1. Faites un clic droit sur le document et choisissez Dupliquer.

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L'édition des modèles standard eux-mêmes ne fonctionne pas, de sorte que le bouton Modifier est grisé et, n'est donc pas cliquable.

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2. Ajoutez un titre à votre modèle.
3. Adaptez si nécessaire directement les informations dans le corps du document et/ou ajoutez des données supplémentaires via la barre latérale. Ce code est toujours précédé d'un @.
4. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer le modèle personnalisé.

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Le modèle se retrouve dans chaque dossier sous la rubrique Mes modèles de document lors de la création d'un nouveau document.

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Créer un nouveau modèle de document

Vous avez également la possibilité d'ajouter de nouveaux modèles dans votre CareConnect qui ne ressemblent en rien à ceux existants.

  1. Cliquez sur Nouveau.

  2. Indiquez un titre

  3. Déterminez le format (DL ou A4) ainsi que la langue

  4. Ajoutez le contenu selon diverses possibilités :

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Du texte libre combiné à des macros (@)
Il est en effet utile de combiner du texte libre avec des macros. Les macros reprennent des données générales, qui seront personnalisées une fois dans le dossier patient. Par exemple : 'Concerne patient @{Prénom} @{Nom}'. Lorsque vous utiliserez ce modèle dans un des dossiers de vos patients, les macros seront remplacées par les données du patient.

Veuillez noter que toutes les macros sont accessibles sur la gauche de l'écran.

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Votre logo
Vous pouvez également ajouter toutes sortes d'images, comme par exemple le logo de votre cabinet. Pour cela, cliquez sur l'icône d'image et sélectionnez votre logo.

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Votre logo combiné avec du texte
Avec le logo, vous pouvez uniquement ajouter du texte en haut ou en dessous de l'image. Cependant, si vous souhaitez mettre du texte directement sur la gauche ou la droite du logo, vous devez tout d'abord ajouter un tableau (1) avec 2 colonnes et ensuite intégrer votre logo dans une des colonnes (2) ainsi que le texte dans la seconde.

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Veuillez noter que pour ajouter le logo dans la colonne, vous devez l'intégrer d'abord dans le document comme un logo simple (voir ci-dessus) et ensuite le faire Glisser dans la colonne de votre choix.

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Cliquez sur Sauvegarder pour sauvegarder le modèle. Cliquez sur PDF pour voir à quoi ressemble une impression de ce modèle.

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Partage et intégrer des modèles de documents

Seuls les modèles en dehors de votre CareConnect, c'est-à-dire avec un nom de cabinet différent, doivent être partagés. Les modèles créés sont visibles au sein de votre cabinet pour tous les utilisateurs qui ont les droits pour le faire.
Un modèle créé consiste en un code spécifique. Vous devez copier ce code pour partager le modèle avec un collègue, par exemple, ou si vous voulez emporter des modèles dans un autre cabinet.

1. Ouvrez le modèle que vous souhaitez partager.
2. Cliquez sur le bouton d'affichage du code.
3. Utilisez CTRL + A pour sélectionner tout le code, copiez avec CTRL + C et collez avec CTRL + V dans le bloc- notes (Windows) ou l'éditeur de texte (MacOS).
5. Enregistrez le bloc-notes, vous pouvez sauvegarder ce fichier sur une clé USB.

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Pour intégrer le modèle :

  1. Copiez le code dans le Bloc-notes.

  2. Ouvrez un nouveau modèle de document dans CareConnect.

  3. Allez dans l'affichage du code et collez le code copié.

  4. Choisissez un titre (il ne doit pas encore exister dans la liste CareConnect).

  5. Désactivez l'affichage du code et enregistrez.

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