CareConnect vous permet désormais d’intégrer facilement votre signature électronique à vos documents, qu’il s’agisse de certificats d'absence, attestations, ou lettres personnalisées. Cette fonctionnalité vous aide à gagner du temps tout en respectant les normes de sécurité et de validation.
Étapes pour configurer votre signature électronique
Ouvrez CareConnect
Accédez au dossier d’un patient
Cliquez sur l’onglet Documents
Recherchez et ouvrez le document « Ajouter une signature électronique »
Cliquez sur "Sélectionner" en bas à droite
Une fenêtre s’ouvre avec les instructions d'accès à Helena Pro Lens sur votre smartphone
Dans CareConnect, cliquez sur le bouton « Générer le code QR »
Connectez-vous sur l'application lens.helenapro.care.
1. Autorisez l’application à utiliser la caméra de votre smartphone si c'est votre première utilisation.
Scannez le QR code affiché dans l’eForm (Ajouter une signature électronique) dans Careconnect afin de créer le lien entre l'application de scan et Careconnect.
2. Cliquez sur l’icône ✏️ crayon à droite.
3. Signez avec votre souris, votre doigt ou un stylet. (Certains organismes refusent les signatures électroniques ajoutées sous forme d’image. C’est pourquoi il est obligatoire d’intégrer une signature manuscrite dans CareConnect.)
4. Cliquez sur la flèche en bas à droite pour envoyer la signature manuscrite et la synchroniser avec Careconnect
5. Cliquez sur " Utiliser l'image comme signature"
6. Cliquez sur Envoyer dans la notification qui demande de confirmer l’envoi de l’image pour qu’elle soit utilisée comme signature électronique, si la signature vous convient.
7. Une confirmation d’envoi s’affiche avec votre signature. Cliquez dessus pour valider.
La signature est instananément synchronisée dans CareConnect.
6. Terminez en cliquant sur Sauvegarder pour enregistrer la signature dans votre profil CareConnect.
Dès que vous avez sauvegardé votre signature, il est obligatoire de redémarrer CareConnect afin que la signature soit correctement enregistrée dans votre base de données et disponible pour une utilisation immédiate dans vos documents.
Ajouter facilement votre signature électronique sur les certificats d'absence
Une fois votre signature électronique enregistrée, vous pouvez l’apposer facilement sur vos certificats d'asence
Ouvrez un dossier patient
Créez un contact
Cliquez sur l’icône de feuille pour ajouter un certificat d’absence
Cochez la case « Utiliser ma signature électronique »
5. Cliquez sur Imprimer
Le document/certificat sera automatiquement généré avec votre signature manuscrite intégrée, prêt à être imprimé ou remis au patient.
Important : Si vous avez déjà créé votre signature électronique via Helena Pro Lens en générant, par exemple, une prescription de kinésithérapie, il n'est plus nécessaire de passer à nouveau par l'étape de création de la signature via le document « Ajouter une signature électronique ». Votre signature a déjà été stockée dans votre profil CareConnect et est prête à être utilisée directement sur vos documents.
Ajouter une signature électronique à vos modèles de documents
L'intégration de votre signature électronique dans les documents générés par CareConnect permet d'automatiser le processus de validation, ce qui garantit à la fois gain de temps et conformité. Que vous créiez une lettre, une attestation ou un certificat, il est désormais possible d'ajouter votre signature électronique de manière simple et efficace.
A. Intégrer la signature électronique dans un modèle de document :
Lorsque vous créez ou personnalisez un modèle de document (lettre, attestation, certificat, etc.), vous pouvez ajouter votre signature électronique à ce modèle. Voici comment procéder :
Cliquez sur la roue dentée en haut à droite > Documents >
Cliquez sur Nouveau
Donnez un titre au doucment
Complétez le document en y insérant les informations requises manuellement et intégrez les macros appropriées en utilisant le menu situé à gauche.
Dans le menu à gauche de l'écran, sous la section "Utilisateur", cliquez sur la macro "Ma signature". Cette macro sera ensuite ajoutée à l'endroit précis du document où vous souhaitez apposer votre signature électronique.
6. Cliquez sur Sauvegarder Une fois le modèle enregistré, la signature sera automatiquement apposée à la fin du document chaque fois que vous le générez dans le dossier patient, grâce à l'intégration de la macro.
B. Ajouter la signature électronique lors de la création d’un document dans le dossier patient :
Ouvrez le dossier patient pour lequel vous souhaitez générer un document.
Cliquez sur l’icône Documents.
Choisissez le type de document à générer (par exemple, lettre vierge, attestation, certificat de guérison, etc.).
Dans le menu à gauche, sous la rubrique Utilisateur, sélectionnez la macro "Ma signature".
Ajoutez cette macro à l’endroit précis où vous souhaitez insérer la signature électronique dans le document.
Une fois le document généré, la signature électronique sera automatiquement apposée au document.