Grâce aux paramètres de correspondance, vous définissez quels patients peuvent prendre rendez-vous en ligne via Helena Pro Calendar. Selon que votre agenda est synchronisé ou non avec un dossier médical informatisé (DMI), différentes options sont disponibles.
Attention : Ces paramètres se configurent par agenda. Si vous souhaitez appliquer le même paramètre à tous vos agendas, vous devez le configurer séparément pour chacun d'eux.
Situation 1 : Votre agenda est synchronisé avec un DMI
Lorsque vous connectez Helena Pro Calendar à un dossier médical informatisé (comme Medispring, Medidoc ou un autre logiciel agréé), le numéro de registre national (NISS) de chaque patient est reconnu. Cela permet une identification fiable lors de la prise de rendez-vous.
Correspondance sur base du numéro NISS
Seuls les patients déjà présents dans la liste de patients de votre agenda et disposant d'un numéro NISS connu peuvent prendre rendez-vous en ligne.
Exemple : Un nouveau patient qui ne vous a jamais consulté ne peut pas prendre rendez-vous en ligne. Il doit d'abord s'inscrire via un autre canal.
Situation 2 : Votre agenda n'est pas synchronisé avec un DMI
Sans connexion à un DMI, vous travaillez sur base d'une liste de patients autorisés (également appelée « liste blanche »). Seuls les patients figurant dans cette liste peuvent réserver en ligne.
Important : Les patients qui ne figurent pas dans la liste de patients ne peuvent pas prendre rendez-vous en ligne.
Option : Correspondance exacte
Cette option détermine la rigueur avec laquelle le système gère les petites différences dans les données des patients.
Paramètre | Que se passe-t-il en cas de petite différence (ex. faute de frappe dans le nom) ? |
Correspondance exacte activée | Le patient ne peut pas modifier le champ. Le système refuse la réservation si les données ne correspondent pas exactement. |
Correspondance exacte désactivée | Le système crée automatiquement une nouvelle fiche patient si les données ne correspondent pas. |
Exemple : Un patient réserve en ligne mais utilise une adresse e-mail différente de celle enregistrée dans le dossier. Avec la correspondance exacte activée, la réservation est bloquée. Sans cette option, une nouvelle fiche est créée automatiquement.
Comment configurer ces paramètres ?
Accédez aux paramètres de l'agenda dans le menu.
Sélectionnez l'agenda pour lequel vous souhaitez modifier les paramètres de correspondance.
Accédez à l'onglet Réservation en ligne ou Correspondance des patients.
Choisissez l'option souhaitée (correspondance NISS, liste blanche, correspondance exacte).
Enregistrez les paramètres.
Répétez l'opération pour chaque agenda concerné.