Dans le portail into.care rendez vous à la section Résidents et cliquez ensuite sur inscrire un résident en haut à droite. Ceci va ouvrir la nouvelle interface où vous pourrez créer de nouveaux dossiers résidents. Vous verrez alors dans l'interface à gauche la liste des résidents activer et à droite le début du formulaire pour inscrire un nouveau résident.
Pour ouvrir un nouveau dossier il faut indiquer le nom, prénom et numéro de registre national.
Une fois que vous avez rempli ces données, il faut alors les sauver en cliquant sur le bouton sauver. Dès que vous avez sauvé ces données le nouveau dossier résident est créé, et le nom du résident va s'ajouter dans la liste des résidents à activer à gauche de l'écran.
Si vous devez quitter votre poste de travail à tout moment du processus d’inscription que nous allons détailler dans la suite de cet article, vous pouvez sauver votre ébauche et y revenir à un autre moment.
Le dossier d'un nouveau résident comprend en tout huit sections:
Données personnelles
Données sociales
Contacts
Données médicales
Données d'admission
Projet de soins anticipés
Histoire de vie et objectifs
Activer
Vous pouvez remplir les sections dans l'ordre que vous souhaitez. Par ailleurs, en haut à droite dans chaque section vous avez un bouton qui vous indique si la section est prête à être activée. Pour vérifier que vous avez bien rempli toutes les données obligatoires, il suffit de cliquer sur ce bouton. Les section obligatoire seront alors surlignées en orange.
Nous allons à présent parcourir chacune des sections afin que vous puissiez vous familiariser avec le processus.
Données personnelles
Dans la section données personnelles vous verrez que le nom, prénom, ainsi que la date de naissance et le genre ont été remplis à partir des données complétées dans le premier écran.
Que faut-il encore remplir?
Formule d’appel: Elle vous permet d'enregistrer la manière dont le résident souhaite être adressé par le personnel de la maison.
Nous vous offrons trois possibilités: ajouter un surnom, utiliser le prénom où une adresse formelle.
Dans le cas où le résident souhaite qu'on s’adresse à lui par son surnom il faudra alors compléter le champ surnom qui apparaît quand on sélectionne cette option.
Nationalité.
Langue: La langue remplie dans le champs langue sera également automatiquement ajoutée à la case langue maternelle. Toutefois il vous faudra penser à modifier la langue maternelle dans le cas où elle serait différente de la langue usuelle. En effet, des recherches ont montré que lorsqu'un patient et atteint de démence il a souvent recours à sa langue maternelle.
Enfin vous pouvez, encore remplir le champ bon à savoir, dans ce champs vous pouvez partager des remarques et préférences concernant le résident.
Une fois que toutes les données obligatoire sont complétés sauvegardez cette section. Vous pouvez continuez votre travail avec n’importe quelle autre section. Dans le cadre de cette formation nous allons continuer de manière chronologique avec la section Données sociales.
Données sociales
La section données sociales regroupe toute une série d'informations sociales concernant le résident et sa manière de vivre. En surlignant les champs obligatoires à l’aide du bouton en haut à droite, on verra que ceux-ci sont limités aux informations dans le sous-groupe données sociales.
Il y a trois informations qu'il faut obligatoirement compléter :
Le registre civil: Ici nous allons enregistrer le registre civil du résident
La situation précédente à domicile : Ici nous allons indiquer si le résident vivait seul, avec un partenaire, plusieurs de ses enfants ou dans une autre situation à domicile.
Le logement précédent: Ici il faudra indiquer dans quel type de logement le résident vivait avant d’entrer en maison de repos.
Après ces trois champs vous pouvez sauver cette section et continuer à la suivante. Nous allons encore parcourir les données complémentaires disponibles dans cette section.
Dans les données complémentaires nous trouvons donc la philosophie de vie, les préférences alimentaires, et les horaires de réveil et coucher. Toutes ces données sont optionnelles.
La philosophie de vie regroupe tout ce qui est conviction spirituelle ou religieuse.
La préférence alimentaire permet d’indiquer le choix du résident en terme d’alimentation.
Enfin nous pouvons indiquer les horaires de lever et coucher du résident.
Une fois de plus n’oubliez pas de sauvegarder le tout avant de passer à la prochaine section.
Contacts
Dans les contacts vous pourrez ajouter non seulement les contacts de type professionnels, mais aussi les contacts du cercle social du résident. Pour compléter cette section il vous faudra ajouter en tout cas un docteur et un contact personnel.
Commençons, par le cercle social. Pour ajouter un contact personnel, vous devez cliquer sur la petite icône plus qui se trouve à droite de l'écran sur la ligne cercle social. Cela va ouvrir un formulaire à remplir ou vous pourrez ajouter le nom, prénom, numéro de téléphone et le type de relation du nouveau contact .
Voici les données optionnelles que vous pouvez encore remplir dans cette section:
Le rôle légal vous permet d'indiquer si ce contact occupe un certain rôle vis-à-vis du résident: aidant proche, garant, représentant légal…
Adresse: Ce champ est important pour le contact que vous souhaitez ajouter aux données de facturation.
Email
Remarques
Utilisation des données: dans le cadre du GDPR et de la protection des données, il faudra cocher la case qui indique que ces données peuvent être utilisées à des fins de gestion relation clients.
Une fois que vous avez complété les informations nécessaires cliquez sur enregistrer le contact et vous verrez le contact apparaître dans les contacts sociaux. Pour créer d'autres contacts il suffit de répéter ces étapes. Pour modifier la fiche d'un contact, il suffit de cliquer sur son nom et la fiche s'ouvrira à nouveau.
Pour ajouter un contact professionnel il faudra alors cliquer sur l'icône plus à droite de la ligne cercle professionnel. Dans la liste qui apparaît vous retrouverez les contacts de la liste du personnel externe. De ce fait vous pouvez ajouter non seulement un docteur mais également un kiné ou un psychologue.
Afin de sauvegarder cette section, il faudra au minimum sélectionner un docteur. Dans le cas où le docteur du résident ne se trouve pas encore dans votre base de données, vous pouvez l’ajouter comme nouveau contact externe en déroulant jusqu'à la fin de la liste et cliquant sur la ligne ajouter un nouvel employé externe.
Une fois que les contacts nécessaires ont été ajoutés vous pouvez sauvegarder le tout et passer à la prochaine section.
Données médicales
La section donné médicales, permet d'enregistrer l'état médical présent d'un résident.
Les trois champs que vous devez obligatoirement remplir sont: le score KATZ, la date à laquelle cette indication a été établie et le groupe sanguin du résident.
Une fois que vous avez rempli ces 3 informations, vous pouvez si vous souhaitez sauvegarder cette section et passer à la prochaine.
Si vous souhaitez enregistrer davantage de détails quant à l'historique médical de ce résident, vous pouvez continuer à remplir les données dans la partie données complémentaires.
Nous vous donnons la possibilité d’ajouter des informations concernant les points suivants:
MMSE: le MMSE autrement connu comme le mini-mental state exam, L'objectif du MMSE est d'explorer les fonction d'orientation, mémoire, concentration, langage et de Praxie des personnes âgées.
Diagnostics: Vous pouvez ajouter des diagnostic établis concernant ce résident en cliquant sur l'icône plus à droite de la case diagnostic.
Histoire: Dans la section histoire vous pouvez ajouter les dates d'opération passées. Une fois de plus il faut cliquer sur le petit plus à droite de la case et sauver les informations une fois complétées.
Vaccinations: la section vaccination vous permet d'ajouter les vaccins que le résident a reçus.
Allergies: dans la section allergies vous pouvez indiquer les allergies du résident à partir d'un menu déroulant.
Dispositifs médicaux: Enfin, la section dispositifs médicaux vous permet d’indiquer si le résident utilise un certain dispositif médical.
Une fois que vous avez complété cette section n'oubliez pas de sauvegarder les changements.
Données d’admission
Dans les données d'admission, les champs chambre, type de lit, et mutualité sont obligatoires.
Dans le menu chambre vous pouvez indiquer dans quelle chambre ce résident va emménager. Sous type de lit, vous pourrez indiquer quel type de lit le résident va utiliser et vous pourrez choisir la mutualité de ce résident dans la liste des mutualités.
Par ailleurs, vous avez ici la possibilité d’indiquer si l’admission de ce résident a eu lieu suite à un accident.
Une fois de plus n'oubliez pas de sauvegarder les données avant de passer à la suite.
Projet de soins anticipé
Le projet de soins anticipé est une conversation délicate mais important à avoir avec le résident. Dans cette section il n'y a aucun champ obligatoire à remplir.
Toujours est-il que vous pourrez remplir les informations dont vous disposez ici, si vous le souhaitez. Vous pouvez également ajouter toute une série de documents comme la déclaration anticipée d'euthanasie, la désignation d'un mandataire ou encore la déclaration anticipée de dernières volontés.
Dans la plupart des cas cette section sera quelque chose que vous remplirez au cours du séjour du résident et vous pouvez toujours accéder à cette partie du dossier une fois que le résident est créé.
Histoire de vie et objectifs
La prise en charge d'un nouveau résident est le moment où l’on découvre son histoire, sa vision de la vie et les choses qu’il aime faire. A partir de ces renseignements l'équipe soignante peut accompagner le résident au mieux et établir des objectifs personnels pour ce résident.
Dans cette section il n'y a pas de champs obligatoires à remplir.
Activer
A présent vous devez être prêt à activer ce résident. Dans la section activer vous avez une liste de toutes les sections pour l’enregistrement. Nous vous indiquons pour chaque section si les champ obligatoire ont été complétés. Les sections complètes sont signalées avec une coche verte.
Pour finaliser l’inscription, il faut cocher les deux cases indiquant que le résident autorise l’utilisation de ses données personnelles et d’images pour l’administration de soins.
Pour finir indiquez la date d’activation de ce dossier et l’heure.
Voilà, il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton Activer pour activer le dossier de ce résident.