Via la facturation hors délivrance, vous pouvez émettre des factures, au prix d'achat ou au prix public, qui sont indépendantes de la délivrance. Vous pouvez l'utiliser pour établir des factures au prix d'achat, comme pour un usage personnel, ou des factures hors stock, comme pour la refacturation à des confrères lors d'achats groupés .
Créer une institution
Soit via Signalétiques – Institution
Cliquez en haut à gauche sur Créer
Dans l'onglet Identification, vous devez renseigner les informations suivantes :
Nom: nous vous recommandons de saisir l'institution en majuscules afin de rendre la différence entre un patient et un client clairement visible.
Nom court: il correspond à la version abrégée du nom. Si le champ est trop petit, ce nom sera utilisé.
Type d'institution: il s'agit d'une information administrative. Par exemple: pharmacie, si la vente a lieu entre deux pharmacies.
Statut: doit être défini sur 'Présent'. Si l'institution n'est plus utilisée, elle peut être définie sur 'Supprimé' afin qu'elle ne soit plus retrouvée dans l'écran de recherche.
Langue: néerlandais ou français, la facture sera imprimée dans cette langue.
Adresse: obligatoire à renseigner, sinon il est impossible de créer une facture.
Téléphone et e-mail: optionnels. Si vous souhaitez envoyer la facture par e-mail, une adresse e-mail doit être renseignée dans le champ 'Facturation'.
Dans l'onglet Administratif, vous pouvez renseigner les informations suivantes:
Numéro de TVA: optionnel
Groupe ristourne acheteur: ce groupe n'est pas appliqué dans le module de facturation hors délivrance.
Dans l'onglet Facturation, vous devez renseigner les informations suivantes:
Mode de paiement: Une facture hors délivrance a toujours un paiement différé comme mode de paiement.
Date d'échéance de paiement/type d'échéance: Si vous le souhaitez, vous pouvez ici saisir une date d'échéance ou une période d'échéance.
Nombre de copies détaillées: le nombre de fois que la facture doit être imprimée. Si ce champ n'est pas complété, la facture ne sera imprimée qu'une x.
Canevas: Dans la facturation hors délivrance, vous avez le choix entre 4 canevas:
Liv inter-pharm, P. achat
Liv inter-pharm, P. public
Facture hors stock, P. achat
Facture hors stock, P. public
Les 4 canevas ne génèrent pas de mouvement de caisse mais il existe un chiffre d'affaires par paiement différé.
Soit directement dans le module:
Vous complétez le nom et l'adresse (obligatoire) en identification
Puis dans l'onglet facturation, vous complétez le canevas désiré:
Module facturation hors délivrance
Accès au module
Vous pouvez trouver le module de facturation hors délivrance via Utilitaires – Gestion des factures – Gestion des factures hors délivrance.
Il est également possible d'ouvrir ce module depuis la délivrance. Cliquez en bas sur Factures HD.
Créer section facture
Pour créer une nouvelle facture, cliquez sur Créer section facture.
Encodez l'institution et sélectionnez l'institution dans l'onglet Institution.
En bas à gauche se trouvent le canevas et le groupe ristourne définis dans le fichier de l'institution.
Il est encore possible de modifier le canevas de la facture lorsque vous cliquez dans le champ du canevas et la fenêtre suivante s'ouvre:
Vous n'avez le choix qu'entre les 4 canevas disponibles pour la facturation hors délivrance.
⚠️Veillez à ce que le canevas correct soit sélectionné avant d'établir la facture.
Le groupe de réduction lié à l'institution est visible, mais n'est pas appliqué lors de la facturation hors délivrance. Si vous souhaitez appliquer une réduction, vous devez l'encoder manuellement, ligne par ligne ou pour l'ensemble de la facture.
Par ligne: En cliquant dans la case de la colonne Rist. Unitaire.
Pour l'ensemble de la facture: via la fenêtre dans laquelle vous voyez le canevas.
Encodage des articles
Après l'encodage d'un article, la fenêtre suivante s'ouvre automatiquement:
Le prix d'achat, la date du prix d'achat, le prix public, la date du prix public et la catégorie de TVA sont remplis par défaut.
Les informations suivantes peuvent être saisies par vos soins:
Prix par pièce TTC
Quantité
Ristourne %
Ristourne unitaire HTVA
Le montant à payer HTVA change en fonction des données encodées.
Il est également possible d'ajouter un texte libre à la facture.
Vous pouvez saisir les informations suivantes:
Description
Catégorie de TVA (6, 12 ou 21%)
Prix public par pièce HTVA
Quantité
Ristourne: pourcentage ou montant de la réduction unitaire
Le montant à payer HTVA change en fonction des données encodées.
Confirmez par la coche.
Cliquez sur enregistrer pour sauvegarder les données saisies sur la facture.
Il est possible d'imprimer une note d'envoi.
Clôturer la facture hors délivrance
Allez dans Exploitation – Facturation – Facturation.
Saisissez la période pour laquelle vous souhaitez charger la facture.
Utilisez 'Ne pas tenir compte de la date de début' pour charger tous les articles à facturer.
Dans les critères, vous pouvez saisir l'institution.
Cliquez sur Appliquer.
⚠️ Si l'institution est également utilisée dans le module de délivrance, la facture sera chargée par défaut avec le canevas standard. Pour charger les articles saisis dans la facturation hors livraison, vous devez cliquer sur le critère canevas et sélectionner la mise en page utilisée lors de la création de la facture.
Pour clôturer la facture, cliquez sur Clôturer la facture
ou Imprimer
si vous souhaitez l'imprimer.
Une fois la facture clôturée, vous avez la possibilité de l'envoyer par e-mail.
Modifier la facture hors délivrance
Il est uniquement possible de modifier une facture qui n'a pas encore été clôturée.
Ouvrez le module de facturation hors délivrance, par les utilitaires ou par le bouton dans la délivrance.
Cliquez sur Charger fac.
Il existe différents critères pour charger une facture hors délivrance.
Après avoir saisi les critères, vous confirmez.
Tout peut encore être modifié.
Si toutes les lignes ont été supprimées, il n'est pas possible de sauvegarder la l'encodage. Dans ce cas, vous pouvez encoder un texte libre à 0 € pour pouvoir sauvegarder la facture.
💡Si la facture a déjà été clôturée, elle doit d'abord être supprimée.
Si cette facture est la dernière facture établie, vous pouvez la supprimer via Utilitaires – Gestion des factures – Effacer la dernière facture.
En cliquant sur Effacer la facture, cette facture est annulée et les articles reviennent dans 'À facturer' , afin que vous puissiez les modifier et clôturer la facture à nouveau.