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Dans cet aperçu, nous vous guiderons à travers toutes les tâches pour une clôture correcte de votre exercice comptable:
1. Clôture d'inventaire
Vous trouverez l’inventaire dans le menu Listes > Inventaires
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Par défaut la clôture d’inventaire se fait automatiquement chaque fin de mois; c’est pourquoi le point clôture d’inventaire est grisé. C'est un conseil de Corilus, pour éviter d’oublier de clôturer son inventaire.
L’inventaire est alors disponible après la première vente du mois qui suit (exemple le 01/01). Cet inventaire peut être imprimé ou exporté en Excel, PDF ou HTML.
Si vous désirez modifier la méthode de clôture d’inventaire, cela se fait via le paramètre 118 que vous retrouverez en haut à droite
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Le fait de repasser en inventaire manuel, effacera tout historique déjà enregistré. Cela veut aussi dire que vous perdez aussi la possibilité de valoriser les pertes sur inventaire suite à une mise à jour de prix. Vous prenez aussi, alors la responsabilité de générer vos inventaires à temps et à heure.
Si pour une raison ou une autre vous désirez valoriser votre stock à un moment précis, nous vous conseillons de visualiser votre état de stock via le point de menu Listes > Articles > Etat des stocks
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En dernière page de la liste se trouve une valorisation globale de votre stock.
a. Automatique (par défaut)
Dès la première vente du mois suivant, l’inventaire est disponible via Impression d’un inventaire’ (détaillé) ou via Impression d’un résumé d’inventaire (uniquement une page)
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Par défaut CareConnect Pharmacist vous propose toujours le dernier inventaire connu.
b. Manuellement (non conseillé par Corilus)
Il est possible de clôturer manuellement l’inventaire afin de l'imprimer ou l'exporter.
Lorsque vous choisissez Clôturer l’inventaire, introduisez une date.
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Si vous introduisez une date révolue, le stock du jour sera affiché avec les prix appliqués à cette date. Exemple d’inventaire :
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Vous pouvez en haut à gauche exporter l’inventaire en Excel, PDF ou HTML. Si ce point est grisé, vous devez vous connecter à CareConnect Pharmacist avec un utilisateur qui a les droits pour pouvoir le faire.
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Le paramètre 119 indique le temps pendant lequel les mouvements de stock sont sauvegardés :
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Lorsque vous choisissez de clôturer manuellement un inventaire, les fichiers qui ont été générés automatiquement précédemment seront supprimés.
c. Envoi automatique par mail
Au niveau de l’agenda, vous pouvez ajouter une tâche permettant l'envoi du fichier d'inventaire de manière automatique sur ftp ou via e-mail.
2. Contrôle de facturation
a. Numérotation des factures d’une année à l’autre
Il faut penser à sortir toutes les factures de l’année en cours avant le 31 décembre minuit.
Si vous n’avez pas le temps de le faire pour cette date, vous pourrez changer la date de la facture pour qu’elle soit toujours datée de l’année en cours.
Via le critère ‘Paramètres’ lors de la facturation au moment de l'édition:
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Pour ce faire il faut s'assurer qu'aucune facture n'a encore été établie (au comptoir pex) dans l’exercice comptable suivant. Sinon le compteur basculera à cette année et il ne sera plus possible de faire des factures avec une date et un numéro de l’année précédente. Donc bien clôturer les factures avant de faire une facture l’année suivante.
Dès la première facture, le compteur des factures bascule en effet à 20xx000001.
b. Vérifier les factures non encore éditées
Nous vous conseillons de sortir la liste des ‘Ventes à facturer’ via Exploitation > Facturation > Ventes à facturer
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Et de sélectionner l’intervalle de dates du début (cocher Ne pas tenir compte de la date de début) au 31/12 pour s’assurer que toutes les ventes ont bien été facturées
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Vous aurez alors tous les acheteurs pour lesquels il existe encore des ventes pour lesquelles la facture n'a pas encore été éditée.
3. Valorisation des périmés
Il faut penser à valoriser les périmés de l’année.
Il existe deux manières de procéder:
Soit via le module des retours
Soit via le module de facturation hors délivrance
a. Via le module des retours
Vous avez encodé les articles périmés via un grossiste (fictif) Périmés dans le module de retours.
Pour rappel, vous y pouvez accéder via l'utilitaire:
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ou via le module de commandes:
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OU
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Via la fenêtre vous pouvez soit Jeter (= perte totale) soit Renvoyer pour pouvoir avoir une valorisation de la perte ( si reprise grossiste/labo)
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Vous pouvez alors imprimer les listes via Listes > Articles >
Valorisation des pertes (en cas de "jeter")
Valorisation des retours (en cas de "renvoyer")
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Vous sélectionnez la période et le fournisseur Périmés pour avoir une valorisation des pertes.
b. Via le module des factures hors délivrance
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après avoir créé une institution "PERIMES" avec le canevas 'livraison interpharmacies' prix achat si les produits sont encore en stock pu le canevas hors stock prix achat si les produits ont déjà été déduits du stock
Ne pas oublier d’imprimer la facture des périmés
4. Listes de Ristournes
Via Listes > Ristournes :
Ristournes directes par acheteur
Ristournes sur carte
Libérations des ristournes sur carte
Solde restant sur les comptes ristournes à une date
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a. Ristournes directes par acheteur
Ce rapport vous donne pour chaque acheteur le montant des ristournes directes pour une période donnée.
b. Ristournes sur carte
Ce rapport vous donne pour une période l'ensemble des ristournes mises sur carte ainsi que l'ensemble des libérations de ristourne sur carte.
A la fin du rapport, ces deux valeurs sont totalisées et éclatées par taux de TVA
c. Libérations des ristournes sur carte
Ce rapport est le rapport officiel de déclaration des libérations des ristournes sur carte.
Ce rapport vous donne la liste des libérations nom du client ainsi que son adresse et la somme libérée.
A la fin du listing, vous avez le total des libérations de ristourne pour la période .
d. Solde restant sur les comptes ristournes à une date.
Cette liste vous donne une valorisation des soldes de ristourne restant sur les comptes ristournes à une date
La valorisation dépend aussi du paramètre 56.
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Si vous diminuez le nombre de mois, le solde des points sur carte va diminuer.
5. Listes des litiges
Vous pouvez imprimer une valorisation des litiges au 31/12.
Via Listes > Suspens / Litiges
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a. Liste des suspens / litiges par …
Vous donne une liste détaillée par patient / famille des litiges en cours au 31/12
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Pour rappel, via l’onglet type de litiges vous choisissez les listes que vous désirez visualiser (p.ex.: avances/ crédit…)
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Astuce : prenez l'habitude de vérifier à la fin de chaque mois si les litiges Attestation manquante peuvent être régularisés. Pour ce faire, consultez les litiges du patient et cochez les litiges Attestation manquante, ensuite cliquez sur le V à droite en bas de l’écran. CareConnect Pharmacist consultera le chapitre IV. S'il n'y a pas encore d'information sur l’attestation, abandonnez la délivrance. Si les informations sont bien disponibles, régularisez le litige.
b. Valorisation globale des dettes en cours
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Ce rapport vous donne une valorisation au 31/12 de toutes les dettes en cours
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c. Valorisation détaillée des dettes en cours
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Cette liste vous donne le détail qui a alimenté le tableau ci-dessus
6. Les attestations manquantes à la fin de l’année pour les patients ayant le statut MAF
Situation :
Si, dans l’année civile suivante, vous régularisez un litige Attestation manquante de l’année précédente pour un patient qui avait le statut MAF au moment de la délivrance (et qui ne l’a probablement pas encore au moment de la régularisation), l'ordonnance complète sera retarifiée au ticket modérateur, vu qu’il y a une consultation MyCareNet au moment de la régularisation..
Pour éviter ceci, nous vous conseillons de mettre les lignes de ventes dont l’attestation est manquante, sur une délivrance différée avant la fin de l’année. Ensuite vous régularisez cette délivrance différée avec la mention Attestation manquante
Le reste de l’ordonnance sera donc tarifié avec le statut MAF.
Et lors de la régularisation de l'attestation manquante, seule cette spécialité sera retarifiée au ticket modérateur.
Vous pouvez rechercher les ventes au tarif MAF via Listes > Ventes > Lignes de ventes
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1 - sélectionnez la période
2 - Sélectionnez MAF dans le critère Remb.
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Astuce: Demandez les ordonnances à vos patients afin de régulariser les avances faites au prix MAF avant le 31 décembre. A partir du 1er janvier, les produits repasseront au tiers payant lors de la régularisation.
3 - ajoutez le critère Type de section de vente et vous cochez Avance pour visualiser uniquement les avances faites au prix MAF.
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