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La clôture de la caisse n'est pas sans conséquence.
Après une clôture de la caisse, le mode de paiement de chaque vente du jour est définitivement enregistré.
Vous ne pourrez donc plus apporter de modifications à la vente après la clôture de la caisse.
Vous ne pourrez donc plus modifier un mode de paiement ni une facturation de vente.
Lorsque vous transmettez le rapport de clôture de la caisse à votre comptable, il doit être garanti que le contenu de ce rapport est immuable.
1. Accès au menu Clôture de caisse
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Il est possible que cette fonction ne soit accessible qu'à un utilisateur titulaire et/ou administrateur.
Depuis la page d'accueil, allez dans le menu Caisse - Clôture de caisse.
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2. L'assistant Procédure de clôture de la caisse
2.1 Ventes non enregistrées
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Lorsque vous clôturez votre caisse pour la première fois, il est possible que certaines ventes non enregistrées apparaissent.
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Cliquez sur le bouton Enregistrer pour les traiter avec le mode de paiement Espèces :
Deux résultats possibles :
Un message d'erreur "Arithmetic overflow" s'affiche - passez au point 2.1.1 Que faire en cas de message d'erreur "Arithmetic overflow" ?
Aucun message d'erreur ne s'affiche et vous pouvez cliquer sur le Fin
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et continuer à l'étape 2.2 Paiements électroniques
2.1.1 Que faire en cas de message d'erreur "Arithmetic overflow" ?
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Si ce message d'erreur s'affiche, vous ne pourrez pas clôturer votre caisse le jour même. Vous devez suivre ces étapes :
Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre pop-up et l'outil.
Allez alors dans le menu Utilitaires- Forcer une clôture de caisse:
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Essayez à nouveau de clôturer la caisse le lendemain
Si aucun message d'erreur ne s'affiche, la clôture des ventes non enregistrées a réussi et vous pouvez reprendre la procédure à l'étape 2.2 Paiements électroniques
Si vous obtenez toujours un message d'erreur, demandez de l'aide à notre helpdesk.
2.2 Paiements électroniques
Llorsque vous cliquez sur Suivant sans rencontrer d'erreur lors de l'enregistrement des ventes expliqué à l'étape 2.1. vous obtenez l'écran suivant:
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Cet écran affiche les ventes réglées par paiement électronique (Bancontact, Visa, E-payment, etc.).
Si votre terminal de paiement est connecté à CareConnect Pharmacist, le montant compté sera automatiquement égal au montant théorique et aucune modification ne sera possible.
Si le terminal n'est pas connecté, vous pouvez entrer manuellement le montant compté (celui affiché sur l'appareil).
S'il y a une différence, CCP demandera une justification.
Cliquez sur Suivant.
Vous verrez maintenant l'écran Encoder les montants liquides comptés.
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Vous pouvez compter votre montant liquide en les pesant et/ou en comptant les rouleaux, pièces et billets.
CCP convertira et additionnera automatiquement ces valeurs.
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Le montant théorique est affiché en haut à droite (s'il est disponible - voir paramètre 83)
Lors de la première clôture, ce montant peut être très élevé.
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Le Montant compté sera complété par l'encodage des différentes coupures OU vous pouvez l'encodez en 1 fois à ce niveau.
Il est important que cette valeur soit correcte pour que le montant théorique soit correct lors des prochaines clôtures.
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Cliquez sur Suivant.
Vous êtes alors dirigé vers l'écran Montant de Fond de caisse et liquide à transférer
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Encodez ici le montant de départ que vous laissez dans la caisse pour le lendemain.
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CareConnect Pharmacist calcule le montant à transférer (montant compté = montant laissé dans la caisse).
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Le transfert s'effectue vers la banque ou le coffre-fort. Une transaction de mouvement de fonds est automatiquement enregistrée.
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Cliquez sur Suivant - votre caisse est maintenant clôturée.
3 Fin de l'assistant
Après la clôture de la caisse, l'écran Fin de l'assistant s'affiche.
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Un récapitulatif s'affiche et un rapport de clôture de la caisse est automatiquement imprimé.
Cliquez sur Fin pour fermer l'assistant.