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La posologie et le schéma de médication

H
Écrit par Hugues Florquin

🔗 Source article (Salesforce): Click here


A. Introduction

Nous sommes conscients du fait qu’établir un schéma de médication en pharmacie peut s’avérer chronophage. Nous avons veillé à la convivialité et à la rapidité de création d’un schéma. Cette notice permettra à chaque pharmacien de commencer facilement à créer des schémas de médication en pharmacie.

Le schéma de médication est un tableau dans lequel le patient retrouve les différents médicaments qu’il doit prendre, la posologie prescrite ou usuelle, la fréquence de prise, etc.

Ce tableau est alimenté, essentiellement, par l’encodage d’une posologie lors de la délivrance d’une spécialité ou d’une préparation. Il est également possible de compléter manuellement ce schéma de médication (posologie et produits).

Le schéma de médication sera imprimé sous format A4 et remis au patient.

Les données seront conservées dans la mémoire du patient pour consultation et modification future.

Exemple d’encodage d’un schéma de médication :


Exemple d’impression d’un schéma de médication :

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B. Description de la fenêtre du « Schéma de médication »

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Remarque : L’affichage du tableau peut varier en fonction de la taille (et/ ou de la configuration) de l’écran.

1. Entête


Dans l’entête du schéma de médication (1) se trouvent le nom, les pathologies et les allergies, ainsi que le nom du médecin de famille du patient.
A droite de l’écran, le statut du consentement eHealth ainsi que le statut du lien thérapeutique sont affichés.

Voir la page 30 comment modifier le médecin de famille.

Pour ajouter une pathologie ou une allergie au schéma, ajoutez-les via la fiche du patient sous l’onglet Suivi pharmaceutique.

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Elles seront aussi affichées si vous avez répondu associer la pathologie à l’assistant virtuel lors de la délivrance de produits liés à une pathologie reprise au niveau du Delphi.

2. Médications quotidiennes codifiées (2)


Spécialités avec une posologie quotidienne et structurée.

3. Médications non quotidiennes ou non codifiées (3)


Spécialités avec une posologie non-quotidienne ou de type texte libre

C. Rédiger un schéma de médication

1. Via la fenêtre "Posologie"

Si Vitalink n’est pas activé ou si la spécialité ne se trouve pas dans le schéma de médication, l’écran Posologie s’ouvrira après avoir cliqué sur le pavé Posologie

a. Encoder une posologie structurée


Dans le module Délivrance du programme, cliquez sur la fenêtre de posologie de l’article:

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La fenêtre Posologie Structurée s’ouvre

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Étant donné que la posologie que vous introduisez peut être reprise dans le schéma de médication, il faut compléter : (1) Moment de prise, (2) Quantité et (3) Forme (Si l’information est renseignée, la forme galénique est complétée automatiquement).
.
Vous pouvez encoder une quantité de type ¼ en introduisant 0,25, ½ en introduisant 0,5 et ¾ en introduisant 0,75.

Par défaut, la posologie que vous encodez est Quotidienne par moment de prise. Si vous désirez encoder une autre périodicité, voyez la page 11.

Vous pouvez introduire une remarque en sélectionnant l'onglet "période" et indiquez la remarque dans "instruction pour le patient".

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b. Encoder la durée de traitement


Si vous le désirez, vous pouvez, en plus de la posologie pour un produit, introduire une durée de traitement. Pour ce faire, complétez ces données dans la fenêtre de posologie :

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La date de début est par défaut la date du jour, vous encodez la date de fin, mais elle peut être calculée si vous indiquez une durée de traitement

Il est possible d’ajouter plusieurs fois la même spécialité au schéma de médication, cela vous permet de gérer par exemple les traitements progressifs ou dégressifs.

La date de fin de traitement sera affichée dans le schéma de médication :

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Une fois la date de fin de traitement passée, CCP supprimera automatiquement le produit du schéma.



c. Ajouter la posologie au schéma de médication


Après avoir encodé la posologie du produit en délivrance, il est possible de l’ajouter directement dans le schéma de médication du patient.

Cliquer sur le bouton Aj. Schéma à droite de votre écran.

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L’écran Schéma de médication s’ouvre et la spécialité ainsi que la posologie y sont reprises.

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Sur chaque ligne vous voyez (1) la date de début du traitement (Chronique, Temporaire ou Si nécessaire..). Si la posologie a été modifiée et que la modification est plus récente que 1 mois, ceci est signalé via (modifiée) (2).

Si vous désirez encoder une posologie autre que ‘Quotidienne par moment de prise’, cliquez sur le nom de la spécialité dans le schéma de médication. Vous arrivez dans l’écran Détail schéma de médication.


d. Sauvegarder une posologie par défaut pour un produit


Par défaut, la posologie encodée pour un produit pour un certain patient est sauvegardée pour ce patient. Celle-ci sera proposée à chaque délivrance de ce produit au même patient.

Dans l’écran posologie, le bouton Art Poso vous permet d’affecter une posologie par défaut à un produit. Vous ne devrez donc plus l’encoder à chaque délivrance.


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Un message vous prévient que la posologie par défaut d’un article a bien été sauvegardée

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À chaque délivrance de celui-ci, cette posologie vous sera automatiquement proposée :

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Astuce : Via le clic droit de la souris sur l’info carte Posologie ou – dans le cas d’un écran tactile - un clic long, CCP affiche dans un pop-up les posologies liées à l’article

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Remarque : il est bien entendu possible de modifier cette posologie pour la délivrance en cours et ainsi fixer la posologie pour le patient cité dans la délivrance.

2. Via la fenêtre "Posologie structurée"

Si Vitalink est activé, si la spécialité se trouve déjà dans le schéma de médication ou après le chargement d’un Recip-e, l’écran Posologie structurée s’ouvrira après avoir cliqué sur le pavé Posologie

Dans le module Délivrance du programme, cliquez sur la fenêtre de posologie de l’article :

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La fenêtre Posologie structurée s’ouvre :

a. Encoder une posologie structurée



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Dans l’onglet Traitement vous indiquez la forme galénique, la quantité et la périodicité

Si l’information est renseignée, la forme galénique est complétée automatiquement dans le champ Forme. Vous pouvez encoder une quantité de type ¼ en introduisant 0,25, ½ en introduisant 0,5 et ¾ en introduisant 0,75.

La périodicité détermine à quelle fréquence la médication doit être prise (par heure, jour, semaine, mois, année) et, si elle n’est pas continue, à quel intervalle elle doit être prise (tous les x heures/jours/semaines/mois/années).

Posologie par heure

Lorsqu’une médication doit être prise à un intervalle d’heures fixe, vous encodez une posologie par heure.

Exemple : 1 comprimé toutes les 3 heures

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La périodicité est par heure, avec une répétition toutes les 3 heures et la quantité à prendre est à indiquer dans le cadre Schéma.

Posologie quotidienne par heure de prise

Lorsqu’une médication doit être prise à heure fixe, vous encodez une posologie quotidienne par heure de prise.

Exemple : 1 comprimé tous les jours à 08h et 1 comprimé à 21h.

La périodicité sera donc quotidienne (heure de prise), tous les jours et dans le cadre Schéma, il faudra indiquer les heures de prises (heures+ minutes) avec les quantités correspondantes :

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Il est néanmoins possible de combiner des heures de prises avec des moments de prise.

Exemple : 1 comprimé au lever et 1 comprimé à 21h :

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Posologie quotidienne par moment de prise

Les posologies quotidiennes par moment de prise peuvent être encodées pour des jours non consécutifs.

Exemple : 1 comprimé pendant le déjeuner et 1 comprimé pendant le souper, un jour sur 2.

Il s’agit donc d’une posologie quotidienne (moment de prise) qui a lieu tous les 2 jours.

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Posologie hebdomadaire

Si une posologie est déterminée en fonction de semaines ou des jours de la semaine, la périodicité sera hebdomadaire. Cette périodicité permet de combiner des moments et des heures de prise.

Exemple : 1 comprimé le lundi oendant le dîner, 1 comprimé le mercredi pendant le dîner et 1 comprimé le vendredi à 20h. Dans le cadre “Schéma”, il faut donc sélectionner le jour de la semaine auquel il faut prendre la médication, le moment ou l’heure de prise et la quantité à prendre :

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Posologie mensuelle

Une posologie peut également être mensuelle. Cette périodicité permet de combiner des moments et des heures de prise.

Par exemple : 1 comprimés pendant le dîner le 1er du mois.

Il faut préciser le jour du mois auquel la posologie sera prise et ensuite indiquer le moment de prise et la quantité :

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Posologie annuelle

Lorsqu’une posologie est annuelle, il faut préciser le mois (janvier, février…) , le jour du mois (chiffre), le moment de prise et la quantité à prendre. Cette périodicité permet de combiner des moments et des heures de prise.

Exemple : 1 dose le 15 novembre:

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b. Encoder la période de traitement


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Dans l’onglet Période vous pouvez encoder les données suivantes:

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(1) Il faut déterminer de type de traitement (temporaire, chronique ou si nécessaire).

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Dans le cas d’un traitement temporaire vous indiquez aussi la période de traitement (2), la date de début est par défaut la date du jour, vous encodez la date de fin, mais elle peut être calculée si vous indiquez la durée de traitement (3).
Il est possible d’ajouter plusieurs fois la même spécialité dans le schéma de médication, cela permet de gérer par exemple les traitements progressifs ou dégressifs.

Il est également possible d’indiquer une condition de début de traitement (4) et une condition de fin . Ces conditions ne sont pas reprises sur le schéma de médication.

La périodicité est par défaut Quotidienne (moment de prise), Tous les 1 jour(s).
Si vous modifiez la périodicité, CCP en tient compte dans l’onglet Traitement.

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Vous pouvez ajouter la voie d’administration ainsi qu’une instruction en cas de surdosage.

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Ces informations sont reprises dans le schéma de médication.

La date de début de la posologie courante est aussi affichée.

Dans le cas d’une posologie libre (non conseillée), il faut cocher la case (1) et indiquer la posologie dans le cadre en-dessous (2).
Si la posologie est structurée (‘Posologie libre’ non coché), la posologie qui sera imprimée sur l’étiquette s’affiche automatiquement en fonction de la posologie encodée. Il est possible d’ajouter une indication (3) et une instruction pour le patient (4), ceux-ci seront repris dans le schéma de médication.

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c. Ajouter la posologie au schéma de médication


Après avoir sélectionné la posologie du produit, il est possible d’ajouter ces informations dans le schéma de médication du patient. Cliquer sur le bouton Aj. Schéma à droite de votre écran :

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L’écran Schéma de médication s’ouvre, la spécialité et la posologie y sont reprises.

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Sur chaque ligne vous voyez (1) la date de début du traitement (Chronique, Temporaire ou Si nécessaire..). Si la posologie a été modifiée et que la modification est plus récente que 1 mois, ceci est signalé via (modifiée) (2) :



d. Sauvegarder une posologie par défaut pour un produit


Par défaut la posologie encodée pour un produit pour un certain patient est sauvegardée pour ce patient. Celle-ci sera proposée à la prochaine délivrance de ce produit au même patient.

Dans l’écran posologie structurée, le bouton ‘Art Poso’ vous permet d’affecter une posologie par défaut à un produit. Vous ne devrez donc plus l’encoder à chaque délivrance.

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Un message vous prévient que la posologie par défaut d’un article a bien été sauvegardée

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À chaque délivrance de celui-ci, cette posologie vous sera automatiquement proposée :


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Astuce : Via le clic droit de la souris sur l’info carte Posologie ou – dans le cas d’un écran tactile - un clic long, CCP affiche dans un pop-up les posologies liées à l’article.

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e. Choix de posologie


Lorsque vous délivrez un article pour lequel plusieurs posologies sont disponibles, provenant par exemple

  • de l’historique du patient ou le schéma de médication

  • de la posologie article (ArtPoso)

  • du Recip-e

l’onglet ‘Détail est actif.

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Cet onglet affiche les différentes posologies pour l’article encodé. Deux posologies vont s’afficher en ordre de priorité :

1 Recip-e
2 Posologie de l’historique du patient
3 posologie article (ArtPoso).

Vous pouvez sélectionner la posologie vous voulez utiliser.

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En sélectionnant une posologie, elle va s’afficher dans la zone Posologie personnalisée, elle peut encore être modifiée (elle devient alors de type ‘encodage manuel’). En cas de ligne de type texte libre ou magistrale, le bloc ‘soins pharmaceutiques ne pourra pas être utilisé. Étant donné qu’il n’est pas lié à un article, il ne pourra pas être re-proposé ultérieurement.

L’indication et l’instruction pour le patient peuvent également être imprimées si elles sont cochées.

3. Ajouter un (des) produit(s) à partir de l’historique des achats du patient

Lorsque vous établissez pour la première fois un schéma de médication pour un patient, vous pouvez consulter l’historique de ce patient et déterminer les produits que vous souhaitez ajouter dans son schéma de médication.

En délivrance, SOIT vous ouvrez l’historique des achats du patients via le bouton :

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Astuce : Vous pouvez ajouter ce bouton en délivrance. Via l’écran configuration - interface utilisateur, vous sélectionnez votre configuration, et sur la ligne Vente vous déplacez le bouton Hist. Achats patiet vers une case libre

SOIT vous cliquez dans le pavé de l’assurabilité :

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Et dans cette fenêtre, vous ouvrez l’historique des achats du patient.


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Il est possible de cocher les articles que l’on souhaite ajouter au schéma de médication.

La colonne Info permet de visualiser si une médication fait déjà partie du schéma de médication encodé à la pharmacie (local).

Ensuite vous cliquez sur le bouton Aj. Schéma pour ouvrir la fenêtre d’édition de celui-ci.

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Les posologies préalablement encodées au nom du patient seront reprises directement

Les posologies provenant de certaines ordonnances électroniques, ne seront pas reprises en schéma codifié mais bien en médications non codifiées car encodées en texte libre (dans le bas du schéma).

Sur la ligne de la posologie vous aurez un point d’exclamation, vous devrez valider les posologies (soit les modifier, soit juste les valider) en cliquant sur la ligne de posologie, vous reviendrez alors à l’encodage vu plus haut.

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4. Sauvegarder vos modifications

CareConnect Pharmacist enregistrera le schéma tel que modifié la dernière fois.

Lorsque vous créez et/ou modifiez un schéma et que vous l’imprimez ou l’envoyez par e-mail, le schéma sera automatiquement enregistré.

Si vous confirmez la fenêtre Schéma de médication à l’aide du V en bas à droite, les modifications seront automatiquement enregistrées.

Si vous quittez la fenêtre Schéma de médication à l’aide de la croix en haute à droite, le programme vous demandera si vous désirez enregistrer vos modifications.

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Lorsque vous modifiez une posologie en délivrance, le schéma de médication se met automatiquement à jour pour des patients non-TUH.
Ceci ne sera pas le cas pour les patient TUH, et non plus pour des posologies dégressifs / progressifs, car le programme ne sait pas quelle posologie mettre à jour.

D. Modifier manuellement le schéma de médication

a. En cliquant sur le nom du produit


En cliquant sur le nom du produit lorsque vous êtes dans le schéma de médication, l’écran Détail schéma de médication s’ouvre

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Vous pouvez modifier la période, la posologie (voir les pages 13 à 19) et encoder une suspension de thérapie (voir la page 25)

b. Modifier la quantité


Il est possible d’ajouter ou de modifier manuellement la quantité dans le tableau de médication.
Cliquez dans la zone de la ligne concernée, encodez ou modifiez la posologie.

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Pour rappel, vous pouvez encoder une posologie de type ¼ en introduisant 0,25, ½ en introduisant 0,5 et ¾ en introduisant 0,75.



c. Modifier/ajouter une (des) remarque(s)


Cliquez dans la zone concernée dans la colonne Indication pour ajouter une remarque.

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Vous arrivez directement dans la fenêtre Détail schéma de médication dans la zone Indication.

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d. Suspension / Arrêt de traitement


En cliquant sur le nom de la spécialité dans le schéma de médication, vous arrivez dans la fenêtre Détail schéma de médication

L’onglet Suspension est disponible dans cet écran uniquement pour les patients non-TUH


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Cet onglet suspension (1) vous permet d’encoder une suspension ou un arrêt de traitement.

Il faut encoder une date de début (2) (par défaut c’est la date du jour), une date de fin (3) (non obligatoire), un type (suspension ou arrêt) (4) et une raison en texte libre (5).

Cette suspension est mentionnée dans la colonne Remarques.

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e. Supprimer un produit


Si vous désirez supprimer un ou plusieurs produit(s) du schéma de médication, sélectionnez le(s) produit(s) concerné(s) et ensuite à droite cliquez sur Supprimer :


f. Modifier le médecin de famille


Le médecin qui est indiqué dans le schéma de médication est le médecin de famille.
Le médecin de famille peut être choisi de 3 façons :

1. En cochant un médecin sous l’onglet Fam./Méd. de la signalétique patient



2. En délivrance, en signalétique patient sous l’onglet Famille/Médecin




Le médecin de famille peut-être encodé directement dans ce champ en introduisant son nom ou en scannant son numéro INAMI. La recherche ne se fera que sur les médecins connus de CCP. Il ne sera pas possible de créer un médecin via cette procédure s’il n’est pas connu de CCP.

3. En délivrance, si un médecin est cité et que vous cliquez sur le bouton ‘Méd de famille’ de la fenêtre Entête section.

Après avoir cliqué sur



Vous arrivez dans cet écran



Et vous cliquez sur le bouton Méd. Fam.,

g. Modifier le tri des articles dans le schéma de médication


Le schéma de médication peut être trié par défaut via le paramètre 219.

Soit par ordre alphabétique, soit par ordre d’encodage des articles. Par défaut le paramètre est mis sur ordre d’encodage.

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Dans la fenêtre du schéma de médication, vous pouvez modifier le tri des articles du schéma de médication et donc décider d’un tri personnel à l’aide des 2 boutons suivants :

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Sélectionnez 1 ou plusieurs articles du schéma pour modifier leur place dans le schéma à l’aide de ces boutons.



En cliquant sur le titre de la colonne, vous pouvez passer d’un tri à l’autre. Si vous avez fait un tri personnel.



En validant cette fenêtre, le tri personnel est sauvegardé.



Lors de l’impression du schéma type ‘Vitalink’, le programme ne tiendra pas compte avec le tri du schéma en local, mais continuera à respecter les procédures Vitalink.

E. Consulter le schéma de médication

Lorsqu’un patient possède un schéma de médication pré-encodé, une icône de visualisation sera présente lors de la délivrance.



Il est possible d’ouvrir et de consulter le schéma de médication :

Soit en cliquant sur le bouton de raccourci en délivrance



SOIT en délivrance en ouvrant la signalétique du patient (nom, prénom),


F. Imprimer le schéma de médication

1. Visualisation du schéma de médication

L’impression du schéma de médication se fait via la bouton Visu. rapport qui se trouve dans la fenêtre du schéma de médication :



Vous arrivez alors dans une fenêtre permettant de visualiser le rapport à imprimer. Vous avez le choix entre le canevas Schéma de médication ou Schéma de médication Vitalink



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Exemple du canevas Schéma de médication

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Le rapport affiche d’abord les médications journalières codifiées, ensuite les médications non quotidiennes ou non codifiées (texte libre). Sur une ligne sont affichés le nom de la spécialité, la forme galénique, le moment ou l’heure de prise avec les unités, la date de fin de traitement. Dans la colonne remarques sont affichées l’indication et l’instruction pour le patient :

A droite vous avec la possibilité d’imprimer le schéma avec les options Imprimer sur A ou Imprimer sur.



Après avoir cliqué sur le bouton Imp. Sur , un écran s’ouvre dans lequel vous pouvez sélectionner l’imprimante souhaitée et modifier les préférences (impression en couleurs, impression recto verso,…)

2. Imprimer via Ordonnanciers et registres

Il est également possible d’imprimer le schéma de médication via Listes > Ordonnanciers et registres > Schéma de médication.

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Après avoir encodé le patient, vous aurez accès dans l’onglet Date, aux différentes dates de modifications effectuées au schéma.

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De cette façon vous pouvez les comparer.

Lorsque vous cliquez sur Appliquer , le schéma de médication s’ouvre et vous pouvez imprimer ou ré-imprimer le schéma via les boutons en haut de la page



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3. Note de bas de page


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Il est possible de personnaliser la note en bas de la page du schéma de médication via la Signalétique pharmacie, onglet Dossier pharmaceutique

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G. Envoi du schéma de médication par e-mail au patient et au médecin

Dans la visualisation du schéma de médication, à droite de l’écran, il y a deux boutons qui vous permettent l’envoi par e-mail au patient ou au médecin.




Lorsqu'une adresse e-mail a été introduite pour le patient et/ou le prescripteur, ces boutons seront actifs.

Attention, l’envoi de données confidentielles par e-mail n’est pas conforme aux directives pour le RGPD !!!

Le programma vous le rappelle au moment où vous cliquez sur le bouton d’envoi par e-mail :

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C’est la première adresse e-mail indiquée dans la signalétique de la pharmacie qui est utilisée pour l’envoi des e-mails.


L’envoi du schéma de médication par e-mail correspond à une impression, il est donc enregistré et pourra être réimprimé ultérieurement via Listes/ Ordonnanciers et registres .

1. Envoi du schéma de médication par e-mail au patient

Le bouton Mail pat. permet d’envoyer le schéma de médication au patient :



Le bouton est grisé s’il n’y a pas d’adresse e-mail indiquée dans la signalétique du patient. S’il y a plusieurs adresses e-mail, c’est la première de la liste qui est utilisée.

Vous pouvez ajouter une adresse e-mail à partir d'une délivrance en ouvrant la fiche du patient et en introduisant ensuite son adresse dans le champ E-mail :


Le schéma est envoyé au format PDF et est annexé en pièce jointe à l’e-mail :

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2. Envoi du schéma de médication par e-mail au médecin

Le bouton Mail presc. permet d’envoyer le schéma de médication au médecin :

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Le bouton est grisé s’il n’y a pas de médecin de famille ou s’il n’y a pas d’adresse e-mail indiquée dans la signalétique du prescripteur. S’il y a plusieurs adresses e-mails, c’est la première de la liste qui est utilisée.

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Rappel: Le médecin qui est indiqué dans le schéma de médication est le médecin de famille. C'est à l'adresse e-mail de ce médecin que le schéma sera envoyé. ( voir aussi page 26 comment vous pouvez le modifier )

Le schéma est envoyé au format PDF et est annexé en pièce jointe à l’e-mail :

3. Modification du message pour l’envoi par e-mail du schéma de médication

Le corps de l’e-mail peut être modifié via le menu Configuration > Texte des messages de la pharmacie :

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Dans la fenêtre de configuration des messages, il faut :
1. Sélectionner le message que l’on souhaite modifier, c’est-à-dire celui pour le patient ou pour le médecin
2. Sélectionner la langue du message
3. Cliquer dans la zone de texte pour modifier le message

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Dans ces messages, vous souhaitez indiquer le nom de la pharmacie ou d’autres informations qui doivent être stipulés sous forme de mots clés. Ces mots clés peuvent être ajoutés aux messages en cliquant sur le bouton Mots clés.

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Le bouton s’ouvre et affiche tous les mots clés possibles

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En sélectionnant le mot clé, il s’ajoutera dans le texte à l’endroit où le curseur se trouve.

H. Partage du schéma de médication au patient via Helena

Dans la visualisation du schéma de médication, à droite de l’écran, il y a un bouton qui vous permet le partage du schéma de médication sur Helena du patient.

Lorsque vous cliquez dessus, le schéma de médication local est envoyé sur le compte Helena de votre patient. Vous recevrez le message suivant :

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Le patient ne recevra pas d’e-mail et/ou une notification à ce sujet dans Helena.

Dans Helena, le patient retrouve son schéma via Résumés - Schéma de médication.

I. Impression d’étiquettes de posologie

1. Via l’écran Posologie et Posologie structurée

Si vous souhaitez imprimer une étiquette de posologie vous cliquez sur le bouton



CareConnect Pharmacist imprime une étiquette que vous pourrez coller sur la boîte du produit sélectionné.

Le paramètre 178 permet de déterminer si l’on souhaite afficher ou non la durée de traitement sur l’étiquette posologie.

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Si on paramètre l’impression de la durée de traitement et qu’on l’indique en posologie elle apparaît sur l’étiquette :

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Vous avez aussi la possibilité d’imprimer plusieurs étiquettes de posologie. Vous indiquez le nombre souhaité dans le champs Nombre d’étiquettes (1) et vous cliquez sur Plus. Etiquettes (2)

2. Via le schéma de médication

Si vous souhaitez imprimer des étiquettes de posologie en une fois pour toutes les spécialités se trouvant dans le schéma de médication, vous cliquez sur le bouton Imp. tt. ét. à droite de l’écran:

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Si vous souhaitez imprimer une étiquette de posologie uniquement pour certaines spécialités, vous devez d’abord cocher les spécialités souhaitées, puis cliquez sur le bouton Plus. Etiq.

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