🔗 Source article (Salesforce): Click here
1. Aanmaak chemicalie
Via Fiches - Chemicaliën kunt de chemicaliën die in CareConnect Pharmacist aanwezig zijn opzoeken. Het is ook mogelijk om zelf een chemicalie toe te voegen.
Hiervoor klikt u links bovenaan op de knop Nieuw.
In het tabblad Fiche vult u volgende velden in: hoofdnaam, wettelijke code, CNK en prijs per eenheid.
Het is ook mogelijk om een synoniem in te geven en stockbeheer te activeren.
In het tabblad Magistraal heeft u bij ‘Type chemicalie’ de keuze tussen Chemicalie of Recipiënt. Standaard staat dit op chemicalie.
Als u een leeggoed wilt aanmaken kiest u voor Recipiënt. Een recipiënt wordt niet vermeld op de weegfiche en het etiket. Het wordt aangerekend, maar staat niet vermeld op het kassaticket.
Als voor een patiënt de maximum factuur van toepassing is, wordt bij een terugbetaalde bereiding enkel het leeggoed aangerekend.
Indien van toepassing is het ook mogelijk om de internationale eenheden te vermelden. Als dit ingevuld is kan CareConnect Pharmacist de ingevoerde eenheden omrekenen naar het aantal gram.
Let op: voor eigen aangemaakt chemicaliën is het niet mogelijk om terugbetaling te krijgen. Terugbetaling is enkel van toepassing indien de chemicalie is aangeleverd door het APB.
Vroeger was het verplicht om voor elke chemicalie die in de apotheek op stock werd genomen zelf een analyse uit te voeren om de conformiteit te controleren. Tegenwoordig wordt dit voor u uitgevoerd in het labo. Het blijft echter verplicht om een analysenummer toe te kennen wanneer u een chemicalie ontvangt in de apotheek. Er zijn twee manieren om een analyse in te geven, via de bestelling of manueel.
Het is mogelijk om van uit de bestelmodule de analysefiche in te vullen.
In de bestelling ziet u bij besteld de knop Analyse .
Als deze knop er niet staat kan dit geconfigureerd worden via Configuratie – Interface gebruiker.
Standaard is deze knop grijs, indien er een chemicalie aanwezig is in de bestelling licht deze knop op. Met een klik op deze knop opent een tussenscherm waarin u kunt aanduiden voor welke chemicaliën u een analyse wenst in te geven. Na het bevestigen, opent de analysefiche.
Volgende gegevens zijn automatisch ingevuld: datum analyse, chemicalie, datum aankoop, aankoopprijs, leverancier, producent, hoeveelheid en eenheid.
Als er van deze chemicalie al een analyse is ingegeven, vult CareConnect Pharmacist bij analytische referentie en authorisatie nummer automatisch de laatst ingevoerde waarde in. Indien het de eerste keer is dat er voor deze chemicalie een analyse wordt ingegeven, moet dit zelf ingevuld worden.
De vervaldatum, het lotnummer en de hoeveelheid dient u zelf in te vullen. De plaatscode is een optioneel veld.
Nadat alle gegevens ingevuld zijn kunt u de status ‘Conform’ aanduiden.
Bij het bevestigen van de gegevens wordt het analyse etiket geprint. Op dit etiket staat de naam van de chemicalie, het analysenummer en een barcode die kan gescand worden.
Als u toch geen analyse wenst in te vullen, klikt u op Geen analyse.
Indien u de bestelling opneemt per stuk, gaat u na het opslaan van de analyse automatisch terug naar de bestelling.
Indien u de bestelling globaal op stock neemt, worden bij het bevestigen van de analyse alle artikelen op stock genomen.
Om een analyse manueel in te geven gaat u via Fiches – Analyse chemicaliën.
Hier heeft u de mogelijkheid om reeds bestaande analyses te raadplegen en indien nodig aan te passen.
U heeft de keuze uit volgende opzoekcriteria: analysenummer, chemicalie, specialiteit, vervaldatum, status en resterende hoeveelheid.
Om een nieuwe analyse in te voeren klikt u links boven op Nieuw
Volgende velden zijn verplicht:
Datum analyse
Chemicalie = de naam van de chemicalie. Let op: hier mag u niet de CNK van de naam van de pot ingeven.
Specialiteit: Hier kunt u de CNK van de naam van de pot ingeven.
Vervaldatum
Lotnummer
Hoeveelheid + eenheid
Analytische referentie
Authorisatie nummer
Datum aankoop
Leverancier
Producent
Het aantal internationale eenheden, de plaatscode en aankoopprijs zijn optionele velden. Als het aantal internationale eenheden per pot verschilt, is het aan te raden om deze in te vullen. CareConnect Pharmacist gebruikt dit om het aantal gram te berekenen.
Het Analyse nummer wordt automatisch toegekend bij het opslaan.
Het is belangrijk om aan te duiden dat de pot conform is. Indien dit niet aangevinkt is denk CareConnect Pharmacist dat deze pot niet mag gebruikt worden. Indien conform is aangevinkt kan er niets maar gewijzigd worden aan de ingevulde velden.
Als u nog iets wilt wijzigen, moet het vinkje bij ‘conform’ verwijderd worden.
Bij het invoeren van een analyse staat standaard de status ‘In quarantaine’. Bij het aanvinken ‘Conform’ wordt de status ‘Reserve’ toegekend.
Indien ‘Is beschadigd’ wordt aangevinkt verandert de status naar ‘Onbruikbaar’.
Na het invullen van ‘Datum geopend’ wijzigt de status van ‘Reserve’ naar ‘Geopend’.
Als de pot leeg is en ‘Datum leeg’ is ingevuld, verandert de status naar ‘Leeg’.
Via de knop Print label kunt u een etiket printen om op de pot te kleven.
Op dit etiket staat de naam van de chemicalie, het analysenummer en een barcode die kan gescand worden.
3. Stockbeheer van chemicaliën
Indien een pot leeg is, moet dit aangeduid worden in CareConnect Pharmacist.
Via Fiches - Analyse chemicaliën kunt u de analysefiche opzoeken door de barcode van de pot te scannen of te zoeken op analysenummer of chemicalie. Na het ingeven van ‘Datum leeg’ wordt de status aangepast naar ‘Leeg’. Bij het ingeven van een bereiding met deze chemicalie stelt CareConnect Pharmacist zelf de eerstvolgende pot voor die als ‘Reserve’ staat. Deze wordt vanuit de bereiding aangeduid als ‘Geopend’.
Na het leegmaken van de pot, moet deze uit stock gehaald worden.
Parameter 189 ‘Stockbeheer van vrac producten’ geeft u de keuze om de hoeveelheid in stock manueel te beheren of de stock automatisch te laten verminderen bij het invullen van de analyse fiche.
Wanneer u kiest voor de optie ‘De stock automatisch verminderen bij het invullen van de hoeveelheid in de analysefiche’ wordt een chemicalie, nadat deze via de bestelling in voorraad is genomen en een analysenummer is toegekend, automatisch terug uit stock gehaald.
Het idee hierachter is dat het toekennen van een analysenummer aan een pot deze op termijn de status ‘Open’ zal geven. Een open pot betekent dat er al een deel van de inhoud is gebruikt en de pot dus niet meer volledig is. De volledige waarde van deze pot mag niet meer in de inventaris staan. Omdat CareConnect Pharmacist voor het opstellen van de inventaris de volledige waarde van alle op stock aanwezige chemicaliën telt, zorgt dit voor een foutieve waarde in de inventaris. Daarom is het aan te raden om de chemicalie uit stock te halen na het invullen van de analyse.
4. Analyseregister van de grondstoffen
Het analyseregister van de grondstoffen kunt u terugvinden bij Rapporten - Voorschriftenboek en registers - Analyseregister van de grondstoffen.
Hierin staat alle informatie van de grondstoffen die zijn binnengekomen in de apotheek.
U heeft de keuze tussen volgende criteria: Chemicalie, specialiteit, Analysenummer, Vervaldatum, Status, Datum leeg en Periode.
Standaard staat de filter ‘Datum leeg’ aangevinkt. Indien u op laden klikt krijgt u het volledige analyseregister.
Alle wettelijke informatie staat hierop vermeld, zoals analysenummer, artikel, vergunningsnummer, analytische referentie, datum analyse, hoeveelheid, producent, leverancier, lotnummer en vervaldatum.