🔗 Source article (Salesforce): Click here
1. Introductie
In dit hoofdstuk leest u hoe u de OCMW-tarificatie instelt in CareConnect Pharmacist, zodat u de terugbetaling door het OCMW aan patiënten correct kan verwerken en nadien kan afrekenen met de administratie.
Sommige OCMW's hanteren specifieke regels met betrekking tot hun tussenkomst. Bijvoorbeeld: sommige patiënten betalen slechts 1 euro voor terugbetaalde geneesmiddelen, waarbij het OCMW de rest ten laste neemt. Andere OCMW's betalen een aantal dozen babyvoeding terug aan jonge moeders.
De controle of een patiënt in aanmerking komt voor zulke specifieke terugbetalingen is de taak van de apotheker. CareConnect Pharmacist helpt u om de aanrekening aan de patiënt en de administratieve afhandeling achteraf te vereenvoudigen.
Voor u begint, plaatst u parameter 4 op "Vragen of er een dubbel voorschrift is". Dit is nodig om CareConnect Pharmacist de vraag te laten stellen of deze bijkomende terugbetaling van toepassing is.
2. OCMW aanmaken als verzekeringsinstelling
Dit moet u eenmalig instellen. Daarna kan u alle patiënten linken aan hetzelfde OCMW.
Als het OCMW al correct is ingesteld, kan u direct doorgaan naar hoofdstuk 3, Patiënten linken aan het OCMW.
Ga naar "Fiches > Verzekeringsinstellingen". Standaard is er al één verzekeringsinstelling OCMW aanwezig in CareConnect Pharmacist. U kan deze bestaande hernoemen, of een nieuwe aanmaken door bovenaan het scherm op de knop "Nieuw" te klikken.
a) Tabblad Identificatie
Op het tabblad "Identificatie" vult u de volgende verplichte velden in:
Code VI — OCMW
Nr. Federatie — 998
Adres — het adres dat op de factuur vermeld moet worden
Daarnaast is het volgende veld optioneel:
E-mailadres — pas het type aan naar "Facturatie" indien u de factuur per e-mail wil versturen. Let op: dit is niet conform de GDPR-richtlijnen.
b) Tabblad Administratief
Op het tabblad "Administratief" vult u de volgende gegevens in:
BTW-nummer — invullen indien van toepassing
Lay-out factuur — laat dit best staan op "OCMW gegroepeerd + gesorteerd op patiënt", tenzij uw OCMW of tariferingsdienst dit anders wenst
c) Tabblad Regels
Op het tabblad "Regels" stelt u de terugbetalingsvoorwaarden in voor het OCMW.
Om een nieuwe terugbetalingsvoorwaarde toe te voegen:
Klik in het veld "Naam".
Klik vervolgens op de knop "Toevoegen".
Geef de terugbetalingsvoorwaarde een naam, bijvoorbeeld "Groene kaart" of "Terugbetaling babymelk".
U kan vervolgens de regels voor de terugbetalingsvoorwaarde instellen. Er zijn 3 tabbladen beschikbaar:
Algemene regels
Specifiek terugbetaalde artikelen
Specifieke artikelen waar het OCMW niet in tussenkomt
Voor het invoeren van de D-lijst voor de OCMW's van de 19 gemeenten van Brussel neemt u contact op met de helpdesk via een ticket in CareConnect Pharmacist.
Met het vinkje in de kolom "Te valideren" bepaalt u of de terugbetaling moet worden gevalideerd met een pop-up tijdens aflevering. In deze pop-up kan de terugbetaling ook manueel worden aangepast.
3. Patiënten linken aan het OCMW
Volg deze stappen om een patiënt te linken aan het OCMW:
Breng de patiënt in aflevering en ga in de patiëntenfiche naar het tabblad "Verzekeringen". Hier ziet u normaal al een RIZIV-verzekering staan.
Klik op de knop "Toevoegen" rechts onderaan het scherm om een verzekering toe te voegen.
Vul de volgende velden in:
Type verzekering — selecteer "OCMW"
Nummer federatie — geef 998 in. U krijgt een keuzelijst met de verschillende federaties met dat nummer; selecteer de juiste.
Terugbetalingsvoorwaarden — selecteer het zekerheid type dat voor de patiënt van toepassing is
Inschrijvingsnummer — het referentienummer van de patiënt bij het OCMW (staat normaal op de toelatingsbrief of kaart)
Geldigheidsduur — hiermee zorgt u ervoor dat de OCMW-verzekering vanaf een bepaalde datum niet meer toepasbaar is in aflevering, bijvoorbeeld wanneer de patiënt geen tussenkomst meer krijgt van het OCMW
Drempel — optioneel kan u een maximumbedrag per maand instellen per patiënt of familie
Start een aflevering op voorschrift. Het programma vraagt of de OCMW-terugbetaling van toepassing is op het voorschrift.
Wanneer u een product aflevert waarvoor de ingestelde regels van toepassing zijn, past CareConnect Pharmacist de korting automatisch toe. Afhankelijk van de configuratie (zie hoofdstuk 2) krijgt u al dan niet een validatiescherm. In dit validatiescherm ziet u een overzicht van het saldo, de details van het product en de tussenkomst van het RIZIV.
U kan de tussenkomst van het OCMW aanpassen. De knop "Hist. OCMW" brengt u naar een lijst met details van wat per maand werd terugbetaald.
U kan dit scherm ook openen door op de prijs van het product te klikken en vervolgens op de knop "OCMW Tar".
5. Opmaken van de OCMW-tarificatie-factuur
Op het einde van de maand sluit u, naast uw klassieke tarificatie, ook uw OCMW-tarificatie af. Volg hiervoor deze stappen:
Ga naar "Administratie > Tarificatie OCMW".
Selecteer de correcte periode en klik op "Laden". U krijgt een detail van elk voorschrift en een samenvatting met BTW-uitsplitsing.
Klik op "Printen" om de OCMW-tarificatie een factuurnummer te geven.
6. OCMW tarificatie opnieuw afdrukken
De OCMW-tarificatie-facturen zijn terug te vinden in het rapport "Facturen per klant". Een duplicaat afdrukken via "duplicaat facturen" is niet mogelijk.
Om de factuur opnieuw af te printen:
Ga naar "Administratie > Tarificatie OCMW" en laad de periode opnieuw. Het factuurnummer is dan reeds toegekend.
Print de factuur opnieuw af met de knoppen bovenaan het scherm.