Doel
In Greenock is het mogelijk om tegelijkertijd een voorkeursleverancier toe te wijzen aan meerdere artikelen door een lijst met artikelen te importeren vanuit een CSV-bestand.
Deze functie is beschikbaar via:
Tools > Beheer bestellingen > Toekennen van een voorkeursleverancier
Er zijn twee mogelijkheden:
een sjabloon voor het importbestand aanmaken;
een CSV-bestand met de artikelen importeren waaraan een voorkeursleverancier moet worden toegewezen.
1. Formaat van het importbestand
Bestandstype
Het bestand dat voor de import wordt gebruikt, moet verplicht het formaat CSV (.csv) hebben.
Structuur van de kolommen
De kolommen moeten in de volgende volgorde staan:
Kolom | Inhoud | Verplicht |
A | Omschrijving van het artikel in het Frans | Nee |
B | Omschrijving van het artikel in het Nederlands | Nee |
C | EAN-code van het artikel | Voorwaardelijk |
D | CIP-code van het artikel | Voorwaardelijk |
E | Groepscode van het artikel | Voorwaardelijk |
F | CNK-code van het artikel | Voorwaardelijk |
Regels voor de herkenning van een artikel
De Franse en Nederlandse omschrijvingen zijn niet verplicht.
Een artikel moet over minstens één code beschikken waarmee het kan worden geïdentificeerd.
De volgende codes kunnen worden gebruikt: EAN, CIP, groepscode of CNK.
Als geen enkele code is ingevuld, kan het artikel niet door Greenock worden herkend.
De ingevoerde codes moeten overeenkomen met artikelen die in Greenock gekend zijn.
2. Een sjabloon voor het importbestand aanmaken
Greenock kan automatisch een sjabloon genereren wanneer Microsoft Excel op de werkpost is geïnstalleerd.
Werkwijze
Open:
Tools > Beheer bestellingen > Toekennen van een voorkeursleverancier.Klik op Layout van bestand voor import.
U kunt de CNK-code van een bestaand artikel invoeren en vervolgens op Zoeken klikken.
Als de CNK-code wordt herkend, toont Greenock de naam van het artikel.
Het invoeren van een CNK-code als voorbeeld is niet verplicht. Hiermee kunt u eenvoudig een bestand genereren dat een voorbeeld bevat, zodat u onmiddellijk de verwachte structuur kunt zien.
Klik op Layout van import bestand.
Kies in het bestandsbeheer een naam voor het bestand (1).
Klik op Opslaan (2).
Greenock opent het bestand in Excel.
Voeg de andere te importeren artikelen toe en respecteer daarbij de structuur van de kolommen.
Let op het opslagformaat
Nadat u het bestand in Excel hebt gewijzigd, kan Excel standaard voorstellen om het bestand op te slaan in het formaat TXT (.txt).
Selecteer daarom vóór het opslaan expliciet het formaat CSV (.csv).
Een bestand dat uitsluitend als TXT-bestand is opgeslagen, kan niet voor deze import worden gebruikt.
3. Het CSV-bestand importeren
Zodra het bestand is aangevuld en opgeslagen in CSV-formaat:
Open het venster Toekennen van een voorkeurleverancier => Tools > Beheer bestellingen > Toekennen van een voorheurleverancier.
Klik op Bestand voor import.
Selecteer het gewenste CSV-bestand in het bestandsbeheer.
Klik op Openen.
Greenock start de import.
Onderaan het scherm kunt u de voortgang van de import volgen via een voortgangsbalk.
4. Import zonder fouten
Als Greenock geen fouten detecteert:
Alle herkende artikelen worden in het venster weergegeven.
Alle regels zijn standaard geselecteerd.
Indien nodig kunt u de selectie aanpassen.
Klik op Toevoegen aan de selectie.
Selecteer of voer in het volgende venster de voorkeursleverancier in (1).
Klik op Opslaan (2).
De geselecteerde leverancier wordt vervolgens als voorkeursleverancier gekoppeld aan alle geselecteerde artikelen (3).
Optioneel filteren
Voordat u de artikelen aan de selectie toevoegt, kunt u filtercriteria gebruiken.
Deze filters zijn uitsluitend van toepassing op de lijst met artikelen die na de import wordt weergegeven.
5. Fouten beheren tijdens de import
Als het bestand gegevens bevat die Greenock niet kan verwerken, verschijnt een tussenscherm met de gedetecteerde fouten.
Voorbeeld van een foutmelding:
Artikel onbekend in Greenock
Deze fout kan onder andere optreden wanneer een code in het importbestand niet overeenkomt met een artikel dat in Greenock gekend is.
De reden van een fout raadplegen
Een regel met een fout wordt aangeduid met een rood uitroepteken.
Wanneer u met de muis over dit symbool beweegt, toont Greenock de reden van de fout.
Doorgaan met de geldige artikelen
Met de knop Import van gekende artikelen kunt u de procedure voortzetten met uitsluitend de artikelen die door Greenock worden herkend.
In dat geval:
worden de geldige artikelen geïmporteerd;
worden de artikelen met fouten uitgesloten;
worden de artikelen met fouten niet toegevoegd aan het overzicht in het venster Toewijzing van een voorkeursleverancier.
Vervolgens kunt u doorgaan met het toewijzen van de voorkeursleverancier aan de geldige artikelen.
De import annuleren
De knop Import verlaten annuleert de import van het bestand.
Greenock keert vervolgens terug naar het standaardvenster Toekennen van een voorkeurleverancier.
6. Belangrijkste bedrijfsregels
Gebruik de volgende regels om vragen over deze functionaliteit te beantwoorden:
Het importbestand moet het formaat CSV hebben.
De volgorde van de zes kolommen moet worden gerespecteerd: omschrijving FR, omschrijving NL, EAN, CIP, groepscode, CNK.
De twee omschrijvingen zijn niet verplicht.
Een artikel moet over minstens één identificatiecode beschikken.
Een CNK-code is niet verplicht wanneer het artikel via een andere geldige code kan worden geïdentificeerd.
De CNK-code die bij het aanmaken van het sjabloon wordt gebruikt, is facultatief en dient voornamelijk om een voorbeeld te genereren.
Artikelen die niet in Greenock gekend zijn, worden als fout gemarkeerd.
Via Import van gekende artikelen kan de import worden voortgezet met uitsluitend de herkende artikelen.
Artikelen met fouten worden in dat geval uitgesloten van de toewijzing.
Import verlaten annuleert de import.
De voorkeursleverancier wordt toegewezen aan de geselecteerde artikelen nadat u op Toevoegen aan selectie hebt geklikt, de leverancier hebt geselecteerd en vervolgens op Opslaan hebt geklikt.
7. Samenvatting van het proces
CSV-bestand voorbereiden → Bestand importeren → Herkende artikelen controleren → Fouten beheren of uitsluiten → Artikelen aan de selectie toevoegen → Voorkeursleverancier kiezen → Opslaan.