Met deze handleiding importeert u eigen artikelen in Greenock op basis van een Excel-bestand, met de tool "Diverse artikelen importeren". U heeft hiervoor Microsoft Office Excel nodig. U vindt deze functie via "Tools" / "Beheer artikelen" / "Diverse artikelen importeren":

In het venster dat geopend wordt, vindt u bovenaan drie keuzemogelijkheden:

Dit hoofdstuk legt uit hoe u een correct importbestand aanmaakt. U kan hiervoor een bestaand artikel selecteren waarop u zich baseert om het bestand aan te vullen. Klik hiervoor op de knop "Lay-out import bestand":

Geef in het venster dat geopend wordt de CNK-code van het bestaand artikel in (1) en klik op "Zoeken" (2).

Het is niet verplicht om een CNK-code in te geven. Wanneer u wel met een voorbeeld-CNK werkt, heeft u een beter zicht op welke gegevens waar precies moeten worden ingevuld in het bestand.

Wanneer de CNK-code gekend is, ziet u over welk artikel het precies gaat.

Wanneer de CNK-code niet gekend is, krijgt u hiervan een melding.

Klik nadien op "Lay-out van import bestand" om een voorbeeldbestand te maken (3).

Er wordt een Excel-bestand geopend met daarin de titel van de kolommen en het eerder geselecteerde voorbeeld. Dit zijn de in te vullen gegevens van het importbestand.

U kan dit bestand aanvullen met de artikelen die u wenst toe te voegen of te wijzigen (1 lijn per artikel). De onderstaande afbeeldingen tonen de verschillende kolommen in het Excel-bestand:

De benaming van het artikel moet zowel in het Nederlands als in het Frans ingevuld worden, met een maximum van 50 karakters per taal.

Met de EAN-, CIP-, CNK- en groepscode kan u een artikel op een unieke wijze identificeren op basis van een code. Dit wordt aangeraden in plaats van enkel met een benaming te werken.

De producent en concessionaris moeten reeds gekend zijn in de databank van Greenock (via "Fiches" / "Leverancier"). De naam die u ingeeft, moet exact dezelfde zijn als de naam in de fiche van de leverancier:

Voor eenzelfde artikel mogen de producent en de concessionaris identiek zijn.

Als u de inventariscategorie vermeldt, moet u rekening houden met het BTW-tarief. Wanneer u het APB-tarief vermeldt, hoeft u geen inventariscategorie meer te vermelden: Greenock baseert zich dan op het APB-tarief om de inventariscategorie te bepalen.

In de eerste kolom van onderstaande tabel vindt u de code die u dient in te geven in het veld "InvCatCode":

Wanneer het veld van de inventariscategorie leeg is, geeft u best een APB-categorie in; anders wordt het artikel aan een onbepaalde APB-categorie gekoppeld.

Wanneer u een inventariscategorie ingegeven heeft, hoeft u geen APB-categorie in te vullen.

In de eerste kolom van onderstaande tabel vindt u de code die u dient in te geven in het veld "ApbCatCode":

Bewaar dit bestand op een door u gekozen locatie zodra u het aangevuld hebt. Dit wordt automatisch in CSV-formaat opgeslagen.

U opent dit bestand door op de volgende knop te klikken:

Er wordt een venster geopend. Selecteer hierin eerst de juiste locatie (1), selecteer vervolgens het bestand (2) en klik op "Openen" (3):

Het importeren van diverse artikelen kan enkel gebeuren op basis van een CSV-bestand. Wanneer het bestand fouten bevat of ontbrekende gegevens heeft, krijgt u de volgende melding:

Nadat u op "OK" klikt, krijgt u een overzicht waarin per lijn via een rood uitroepteken wordt aangegeven wat het probleem is. De reden van de opmerking vindt u in de laatste kolom:

Zolang er lijnen met foutmeldingen zijn, kan u de artikelen niet opslaan.

Wanneer alle artikelen correct ingegeven zijn, kan u deze opslaan. Klik hiervoor op de volgende knop:

De artikelen worden op dit moment aangemaakt als eigen artikelen (Artikel divers). Het volgende scherm geeft aan dat de import geslaagd is:

Wanneer u het bestand opent, controleert Greenock of bepaalde artikelen reeds bestaan. Deze controle gebeurt op basis van de CNK-code, CIP-code, EAN-code of groepscode. Wanneer het programma een reeds bestaand artikel in het bestand detecteert, wordt dit aangeduid met het volgende icoon:

De reden van deze opmerking vindt u in de laatste kolom:

Wanneer u dit wil opslaan (via de knop "Artikelen opslaan"), volgt er een melding om de bijwerking te bevestigen.

Wanneer u deze functionaliteit gebruikt om een bestaand eigen artikel bij te werken, wordt enkel rekening gehouden met de naam van het artikel (Nederlands en Frans), de aankoopprijs en de publieksprijs. Met de andere velden wordt geen rekening gehouden; die blijven dus ongewijzigd.

Het is niet mogelijk om een eigen artikel te creëren wanneer er reeds een specialiteit of een chemicalie bestaat met hetzelfde CNK-nummer.

Wanneer de code van een artikel meerdere keren gebruikt wordt in Greenock, wordt dit artikel als blokkerend beschouwd, aangezien Greenock niet kan weten welk artikel precies geüpdatet moet worden.

Wanneer u een artikel zonder code wil importeren, maar waarvan de benaming al bestaat in Greenock, wordt dit artikel eveneens als blokkerend beschouwd om te verhinderen dat hetzelfde artikel meerdere keren wordt aangemaakt.