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a. Paramètres relatifs à la commande institution et à l'emplacement du stock Multidose
b. Impression d'étiquettes
c. Commande spéciale pour une livraison à l'institution
a. Onglet « Simuler une commande institution »
b. Onglet « Magistrale »
c. Onglet « Articles »
d. Onglet « Attestations »
e. Onglet « Patients »
1. Accès au module Commande institution
2. Préparation d'une commande institution
3. Changements en cours de préparation
4. Livraison partielle
5. Création manuelle d'une commande institution
6. Validation de votre commande institution
7. Modifications à l'étape de validation
8. Rapports
a. Liste Picking des commandes institution
b. Commande institution
c. Note d'envoi avec substitution
9. Facturation
10. Traitement des articles Multidose
11. Gestion des stocks dans CareConnect Pharmacist
12. Gestion des stocks dans CareConnect Multidose
a. Récupération des codes-barres via Gestion : Multidose
b. Modification du statut en « Pas de code »
c. Modification du statut en « UBC non fourni »
A. Introduction
Le module Homelink vous permet de vérifier facilement les commandes que vous recevez d'une maison de repos ou d'une institution. Après contrôle, vous pouvez imprimer une liste Picking, faire sortir des produits du robot, imprimer des étiquettes et, finalement, importer les commandes dans CareConnect Pharmacist.
Ensuite, ces commandes sont traitées en 2 étapes : au cours de la première étape appelée Préparation, les produits (et les codes-barres) sont scannés par patient. La deuxième étape consiste à Valider les ordonnances. Cela vous permet d'établir les différentes ordonnances afin de les préparer pour la tarification. La facturation a lieu après la livraison des produits et/ou la validation des ordonnances.
Vous pouvez aussi créer manuellement une commande institution dans CareConnect Pharmacist et la traiter de la même manière.
B. Configuration
1. Configuration dans le module Homelink
Lors de l'installation du module Homelink, les paramètres, les institutions et, au besoin, la liste de substitution sont configurés pour vous. Si vous souhaitez modifier votre configuration, nous vous conseillons de créer un ticket qui sera traité par notre helpdesk.
Si vous le souhaitez, vous pouvez changer l'emplacement de vos fichiers Homelink. Pour ce faire, sélectionnez l'URL correcte ou indiquez le dossier souhaité pour les nouveaux fichiers, le dossier des fichiers erronés ainsi que le dossier d'archivage :
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Si vous souhaitez remplacer ou récupérer vos fichiers automatiquement, cochez les casesRécupérer TherapyLink et Remplacer automatiquement. Dans la case Emplacement des fichiers TherapyLink, entrez l'URL correcte.
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Pour les récupérer automatiquement, Hector doit être activé ; la case Activer doit être cochée :
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Ajoutez ensuite toutes les institutions pour lesquelles vous souhaitez importer des fichiers HomeLink (OR) ou TherapyLink (TH) :
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Sous Customer ID, vous pouvez indiquer le numéro INAMI de l'institution (avec le type MR : 110 ou 210). Le numéro INAMI utilisé par Hector (commençant par 7) doit être inscrit dans la case Hector_n°inami. Lorsque vous recevez des fichiers via sFTP, entrez les informations correctes dans les colonnes qui contiennent FTP.
Si vous souhaitez recevoir des fichiers via sFTP, renseignez les informations nécessaires (serveur, login, mot de passe), et cochez SFTP. N'oubliez pas de cliquer sur Sauver en bas pour enregistrer vos données.
Pour le Picking (pharmacie ou robot), vous pouvez choisir de sélectionner les produits Multidose (flag robot) ou non.
La liste de remplacement est chargée par notre helpdesk. Ce dernier s'occupe également d'apporter des modifications et de répondre aux questions.
Le bouton Imprimer de l'onglet Impression permet d'imprimer le contenu d'un onglet ouvert (cette impression est effectuée par l'imprimante configurée par défaut dans Windows). Dans l'exemple suivant, la liste imprimée est celle trouvée sous Picking Pharmacie dans le menu Picking :
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2. Configuration dans CareConnect Pharmacist
Pour permettre un échange de données entre Homelink et CareConnect Pharmacist (CCP), les institutions doivent être créées en tant qu'adresse de facturation dans CCP (via Fiches > Adresse de facturation). N'oubliez pas de préciser ici le numéro de référence de Homelink sous l'onglet Administratif :
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Ce numéro de référence est repris dans le nom du fichier importé dans Homelink :
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Il comporte 16 caractères et inclut généralement le numéro de TVA de l'institution précédé de plusieurs zéros.
a. Paramètres relatifs à la commande institution et à l'emplacement du stock Multidose
Le paramètre 147 vous permet de déterminer comment préparer les commandes : soit vous scannez systématiquement les produits (sélectionnez Détaillée), soit vous validez les commandes globalement (sélectionnez Globale).
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Le paramètre 242 vous permet de déterminer s'il faut suivre le flag Multidose donné par TherapyLink ou le vérifier dans CareConnect Pharmacist. Le paramètre 243 vous permet d'afficher les articles avec le flag Multidose lors de la préparation de votre commande institution. Lorsque vous recevez une commande institution avec un article TPE qui n'est pas géré dans Multidose et que cet article est indisponible, l'écran Anomalie de stock s'ouvre. Ceci vous permet de placer plus facilement cet article dans une réservation si vous avez activé le paramètre 214 :
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Le paramètre 117 vous permet de définir si le stock d'articles avec le flag Multidose est géré ou non dans CareConnect Pharmacist : si vous gérez ce stock dans CCP, il diminuera lors de la préparation de votre commande institution :
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Selon les paramètres 22 et 25, une notification est envoyée lors de la préparation d'une commande institution en cas d'interactions et/ou de contre-indications dans cette vente ou pour ce patient. Afin de ne pas devoir valider sans cesse les mêmes messages concernant les interactions et les contre-indications lors de chaque livraison ou préparation d'une commande institution, le paramètre 240 a également été ajouté :
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b. Impression d'étiquettes
Lors de la préparation de votre commande, vous pouvez imprimer automatiquement les étiquettes pour les patients et les produits. Pour ce faire, cochez ces options sous l'onglet Facturation de la fiche de votre adresse de facturation :
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Lorsque vous indiquez un article multidose dans le cadre de la vente ou de la livraison à un patient à une adresse de facturation, il ne s'imprime pas. Désormais, l'ordre suivant est appliqué :
Impression de l'étiquette patient 1, suivie des étiquettes produit patient 1
Impression de l'étiquette patient 2, suivie des étiquettes produit patient 2
Le nom abrégé de l'institution (à saisir sous l'onglet Identification) s'affiche sur l'étiquette du produit :
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Les options Imprimer un ticket lors de la livraison et Imprimer une souche "Réservé" lors de la livraison vous permettent d'indiquer si un ticket ou un bon de réservation doit être imprimé ou non lors de la préparation d'une commande institution. Si vous cochez ces deux options, lors de la préparation de votre commande institution, le système imprimera un ticket avec les articles livrés ainsi qu'un bon de réservation avec les articles réservés non payés. Le ticket de caisse ne reprend ni les articles Multidose ni les articles réservés non payés :
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c. Commande spéciale pour une livraison à l'institution
Lors de la préparation de la livraison, il est plus facile de recevoir une commande qui ne contient que les produits à livrer à l'institution. Par conséquent, vous pouvez créer une commande automatique qui contient uniquement ces produits :
Le paramètre 157 vous permet de sélectionner si le stock est pris en compte pour établir votre commande. CareConnect Pharmacist vous suggère par défaut de prendre en compte le stock pour passer une commande (paramètre défini sur Oui), mais si vous préférez commander tous les articles, ce paramètre peut être modifié (paramètre défini sur Non).
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Pour ce faire, accédez à Configuration > Agenda, cliquez sur Ajouter et choisissez une tâche de type Commande. Configurez la tâche comme indiqué ci-dessous, puis choisissez votre fournisseur :
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La commande ci-dessus ne contient que les articles commandés par la maison de repos, à l'exception des articles livrés par un fournisseur favori.
Sous l'onglet Activation, saisissez la fréquence d'exécution de la tâche. Par exemple : chaque semaine à 9 h, en indiquant les jours de la semaine où la commande doit être livrée (la commande ne sera expédiée que si des produits sont en commande).
Attention : cette commande doit être passée après l'importation des commandes dans CareConnect Pharmacist et AVANT l'envoi de la commande automatique suivante.
Un nouveau type d'onglet s'affiche dans la proposition de commande : la petite maison indique qu'il s'agit d'une commande pour une institution :
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Une fois la commande passée, nous vous conseillons de ne pas l'accepter, cette opération se déroule automatiquement lors de la phase de préparation.
C. Traitement dans le module Homelink
1. Récupération de nouvelles commandes
Nous vous conseillons de vérifier une fois par jour si la maison de retraite a envoyé de nouvelles commandes. Pour ce faire, vous devez procéder en deux étapes : récupérer les commandes, puis les importer dans CareConnect Pharmacist.
Au démarrage de Homelink, une vérification automatique s'effectue en arrière-plan pour voir si de nouvelles commandes peuvent être récupérées. Les nouvelles commandes s'affichent dans la fenêtre en haut de la section Charger.
Ici, vous pouvez sélectionner des commandes individuelles à traiter en cliquant sur Charger . Toutes les commandes peuvent être importées simultanément dans Homelink en cliquant sur Charger tout.
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Les commandes s'affichent à présent dans le cadre du bas. A ce stade, il est possible de fusionner plusieurs commandes en les sélectionnant et en cliquant sur Fusionner . Si vous ne souhaitez pas traiter une commande, sélectionnez-la, puis cliquez sur Supprimer .
2. Simulation
Avant d'importer la commande dans CareConnect Pharmacist, vous pouvez effectuer une simulation pour afficher son contenu. Pour ce faire, cliquez sur le menu Simulation, sélectionnez la maison de repos et la commande, puis cliquez sur le bouton Simuler.
Attention : vous ne pouvez simuler qu'une seule commande à la fois. Si vous voulez une simulation de plusieurs commandes, vous devez d'abord les fusionner dans le menu Charger.
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Plusieurs onglets vous donnent des informations sur le contenu complet de la commande : des informations sur le produit, le stock disponible, les préparations magistrales, les patients, les attestations, etc.
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Les données affichées en rouge signalent un problème. Sous l'onglet Stock, par exemple, cela peut indiquer que les stocks de ce produit dans la pharmacie ne sont pas suffisants pour pouvoir livrer cette commande. Sous l'onglet Attestation, il peut s'agir d'un numéro d'attestation pour lequel aucune période de validité n'a encore été spécifiée.
a. Onglet « Simuler une commande institution »
A commander : articles de la commande indisponibles en stock.
Cette liste peut être imprimée à l'aide du bouton Imprimer pour encoder la commande manuellement dans CareConnect Pharmacist. Nous vous recommandons de configurer une commande distincte pour vos livraisons dans CareConnect Pharmacist. Notre helpdesk peut éventuellement vous aider.
Articles problématiques : le CNK n'est pas connu dans CareConnect Pharmacist ou le produit a été retiré du marché.
Il est possible de corriger le CNK ou de supprimer ces produits afin de ne pas les importer dans CareConnect Pharmacist. Vous pouvez également imprimer cette liste et demander à la maison de repos de la corriger.
Articles problématiques supprimés : produits problématiques qui ont été supprimés.
Cette liste peut également être imprimée pour demander à la maison de repos de vérifier les produits.
Simulation du stock : produits commandés avec le stock disponible dans CareConnect Pharmacist.
En cliquant sur le signe +, vous pouvez voir en détail où le produit est disponible en stock et en quelle quantité.
Articles robot : produits qui se trouvent dans le robot de stockage de CareConnect Pharmacist.
Résumé des attestations : bref aperçu des produits nécessitant une attestation.
b. Onglet « Magistrale »
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Cet onglet affiche les différentes préparations magistrales commandées par la maison de repos. Elles sont affichés avec le nom du patient, le code CNK (attribué selon votre formulaire), le numéro de préparation magistrale (le cas échéant), la description (le cas échéant), la quantité et si cette préparation a reçu le flag Multidose (robot). Pour imprimer les étiquettes, cliquez sur le bouton Etiquettes puis cliquez sur Créer un produit pour une fiche de préparation.
c. Onglet « Articles »
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Cet onglet affiche les détails de tous les produits de votre commande institution : la quantité, si le produit est marqué comme fiche de préparation (DCI), retiré du commerce (UH), ou remplacé par une substitution automatique (produit original CNK), le numéro de la chambre et si un flag Multidose (robot) a été attribué par la maison de repos. Les compresses sont reprises dans cette section (et non sous préparations), car elles sont considérées comme des produits.
Si la case MD est cochée, le produit sera livré via Multidose. Les lignes rouges indiquent une contradiction entre le flag Multidose et la formule dans CareConnect Pharmacist : l'article n'est pas repris dans le formulaire de la pharmacie.
En cliquant sur un détail, vous pouvez corriger les données si nécessaire.
Veillez à informer la maison de repos de vos changements afin de ne plus devoir faire les mêmes modifications lors d'une prochaine commande. Si nécessaire, le helpdesk peut vous aider à optimiser les paramètres (242 et 243) relatifs au flag Multidose dans CareConnect Pharmacist.
Utilisez le bouton Sauver » pour sauvegarder les informations (modifiées), Substituer pour appliquer une substitution momentanément au cas où la substitution automatique n'aurait pas été configurée, et Supprimer pour enlever un produit de la commande.
d. Onglet Attestations
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Pendant la simulation, les nouvelles attestations et celles existantes sont affichées dans CareConnect Pharmacist, sur la base des informations du chapitre IV. Les attestations envoyées sans date de validité sont indiquées ici en rouge.
e. Onglet « Patients »
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Cet onglet affiche les patients du fichier ainsi que les informations actuellement disponibles à leur sujet : nom, prénom, NISS, données d'assurance, date de naissance, sexe, le numéro de chambre/lit (si disponible), la vérification MyCareNet et le flag indiquant s'il s'agit d'un court séjour (Shortstay). Pour corriger une information, cliquez dessus, puis sur Sauver une fois les modifications apportées.
3. Importation de la commande dans CareConnect Pharmacist
Pour importer vos commandes institution dans CareConnect Pharmacist, après avoir effectué votre vérification et vos modifications sous Simulation, rendez-vous dans le menu Importer . Sélectionnez la commande souhaitée (nom de l'institution - numéro de suivi de la commande), puis cliquez sur Importer en regard de la ligne de commande :
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Lors de l'importation, les articles avec le flag Sans ordonnance sont importés avec le statut Vente libre pendant la préparation. De cette façon, ces articles ne doivent plus être validés.
4. Fusion
Ce menu permet de fusionner différentes commandes institution après leur chargement.
Après avoir sélectionné une institution, une commande est sélectionnée et peut être ajoutée à la liste en cliquant sur le bouton +. Pour effacer une commande, cliquez sur le bouton -. Lorsque les commandes institution sont fusionnées, vous pouvez cliquer sur le bouton Fusionner.
Après avoir sélectionné une institution, le bouton ++ vous permet de fusionner toutes les commandes de cette institution.
5. Picking
Après l'importation, vous pouvez imprimer une liste des produits que vous devez prendre en stock pour préparer votre commande institution sous l'onglet Picking. Une fois la maison de repos et la commande sélectionnées, cliquez sur Picking en pharmacie.
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L'écran qui s'ouvre affiche la liste des produits que vous devez prélever du stock de la pharmacie :
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Le bouton Picking du robot vous permet de faire sortir les produits disponibles du robot de stockage. Le picking à l'aide du robot s'effectue par département, et vous pouvez choisir la porte (PickChannel) par laquelle doivent sortir les produits.
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Lorsqu'une commande a été ajoutée à la file d'attente, elle peut être envoyée au robot en cliquant sur Envoi .
Vous pouvez imprimer la liste des produits sous l'onglet impression , puis en cliquant surImprimer .
D. Traitement dans CareConnect Pharmacist
1. Accès au module Commande institution
L'accès à une commande institution s'effectue via Livraison ou Commandes, en cliquant sur l'onglet Livraison en bas de l'écran :
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Cette fenêtre permet d'effectuer plusieurs actions :
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Créer manuellement une commande institution
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Préparer une commande institution
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Valider une commande institution
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Préparer une commande client
2. Préparation d'une commande institution
En appuyant sur Prép. Inst., vous pouvez, à l'aide d'un écran contextuel, sélectionner la commande institution que vous souhaitez préparer à l'aide des critères de sélection Institution, Département et Patient :
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Vous pouvez également appliquer des filtres dans cette fenêtre : sélectionnez les spécialités avec/sans le flag Multidose, A livrer ou non ; affichez les commandes distinctes qui n'ont pas encore été préparées, qui sont partiellement préparées ou entièrement prêtes.
Les commandes qui doivent encore être préparées sont celles pour lesquelles aucun produit n'a encore été prélevé du stock. Les commandes partiellement préparées sont celles dont une partie des produits ont déjà été livrés, tandis que les commandes préparées (non validées) sont celles pour lesquelles tous les articles ont été prélevés du stock.
Lorsque vous validez votre sélection, une liste reprenant les patients pour lesquels une commande doit être préparée s'affiche. Une fois le patient sélectionné, les détails de la commande s'affichent. Si votre commande institution ne concerne qu'un seul patient, vous accédez directement à cette information :
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Dans la fenêtre Réception détaillée, la quantité livrée par défaut est de 0. Elle augmente à chaque boîte que vous scannez. De la même manière, la quantité réservée diminue. Si vous ne livrez pas certains produits, il reste une quantité réservée que vous pourrez livrer ultérieurement.
En cas de réception globale, la quantité livrée est égale à la quantité demandée. Toutefois, vous devez scanner les codes-barres (la quantité n'augmente pas) pour les enregistrer. Si vous ne les scannez pas, CareConnect Pharmacist vous demande de les encoder. Si vous ne livrez pas tous les produits, la quantité livrée peut être modifiée, ce qui fait augmenter la quantité à livrer (réservée).
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Si la quantité livrée est réduite, la quantité à livrer augmente. Lors de la validation de la fenêtre, la modification est prise en compte. La quantité à livrer est réservée.
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La fenêtre contextuelle permettant de lier une pathologie à un patient n'apparaît que lors de la préparation d'une commande institution. Les champs Pathologie et Soins pharmaceutiques ne sont accessibles que lors des phases de Préparation et de Validation :
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Si le produit à livrer est du type Commande institution, une icône apparaît pour indiquer que le produit doit être prélevé du bac du grossiste.
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En cochant la case, vous verrez si une partie des boîtes doivent être prélevées du stock.
Lors de la préparation d'une commande institution, l'écran des dates d'expiration s'ouvre lorsqu'une date d'expiration doit être sélectionnée ou introduite.
3. Changements en cours de préparation
Vous pouvez ajouter un produit en le scannant ou en cliquant dessus. Le bouton Vente libre permet également de saisir manuellement une vente libre avec paiement différé. Ces ventes libres ne doivent plus être validées.
Si vous ne souhaitez pas livrer une spécialité, sélectionnez-la, puis cliquez sur Livraison impossible. La quantité demandée passe ensuite à 0.
Si vous ne livrez qu'une partie, mais que vous ne livrez jamais le reste (par la suite), saisissez la quantité à livrer, puis cliquez sur Livraison impossible. La quantité demandée reprend la valeur de la quantité livrée et la quantité à livrer passe à 0.
Le nombre d'onglets dépendra du nombre d'ordonnances remises par la maison de repos, mais il y aura toujours un onglet Comptant. Le bouton Transférer vous permet de déplacer dans cette section Comptant un produit qui ne sera pas remboursé tant que les ordonnances n'auront pas été régularisées. Si vous facturez avant de recevoir les ordonnances, sans avoir la certitude qu'un produit sera remboursé, vous pouvez le facturer au prix plein en le déplaçant dans cet onglet Comptant :
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Lorsqu'une spécialité exige la remise d'une attestation, CareConnect Pharmacist vérifiera si une attestation en cours de validité est disponible pour ce patient. Dans l'affirmative, la spécialité sera remboursée. Dans le cas contraire, le prix total sera facturé. Toutefois, l'attestation peut encore être enregistrée lors de la validation des ordonnances.
La maison de repos peut envoyer un numéro d'attestation pour les spécialités qui nécessitent une telle attestation. Dans ce cas, si elle n'existe pas encore, l'attestation est créée et la spécialité sera facturée moyennant un tarif de remboursement réduit. Toutefois, si les dates de validité n'ont pas été communiquées par la maison de repos (lignes rouges dans HomeLink), elles devront de nouveau être saisies lors de la validation de la vente.
Lorsqu'une préparation pharmaceutique est transmise par la maison de repos, elle s'affiche sous forme de texte libre qui peut être supprimé et remplacé par une composition chimique. Si la maison de repos a encodé la préparation sous le bon numéro, il suffit d'ouvrir la préparation et de sauvegarder le numéro communiqué par la maison de repos.
Lorsqu'une spécialité interchangeable très coûteuse est commandée, CareConnect Pharmacist la remplace automatiquement par une spécialité du même groupe. La spécialité en stock de la liste la moins chère et offrant la meilleure marge est proposée.
Lors de la préparation d'une commande institution importée, vous pouvez encore ajouter vous-même une section (vente libre ou ordonnance), une spécialité, une préparation magistrale ou rédiger du texte librement.
Si vous disposez d'un robot, les produits disponibles dans le robot sont éjectés de la même manière qu'à la livraison (paramètre 74).
4. Livraison partielle
Il est possible que vous ne livriez pas tous les produits en même temps. Si vous avez l'intention de livrer ces produits plus tard, vous devez réduire la quantité livrée afin que la quantité à livrer augmente. Au moment de sauvegarder la livraison, les bons de réservation sont imprimés pour faciliter la régularisation.
Les réservations d'une commande institution sont facilement identifiables à l'aide de l'icône d'une institution :
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Lorsque vous souhaitez les régulariser, plusieurs possibilités s'offrent à vous :
Vous scannez le bon de réservation.
Vous rouvrez la préparation de la commande.
Vous sélectionnez la réservation dans la fiche créance du patient en saisissant son nom.
Attention : la régularisation se fait uniquement dans le module Facturation !
5. Création manuelle d'une commande institution
En cliquant sur Créer une commande institution , vous pouvez utiliser un écran contextuel pour entrer l'institution (et le département) pour lequel vous souhaitez créer une commande institution manuelle :
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Un écran similaire à celui de la livraison s'affiche :
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1. Une section vide avec les ordonnances apparaît pour vous permettre d'encoder immédiatement les patients et les spécialités. Lors de l'encodage des patients, la recherche ne porte que sur les patients de cette institution.
Vous pouvez ensuite scanner ou encoder manuellement les spécialités souhaitées. En cliquant sur la quantité livrée, vous pouvez la modifier.
Si le patient est assuré, le prix pour le produit s'affiche selon le tarif de remboursement.
Si vous saisissez des spécialités qui nécessitent un code-barres, celui-ci doit être scanné.
Lorsqu'une spécialité est insérée, les informations suivantes apparaissent :
le nom de la spécialité ;
la quantité demandée : nombre de boîtes demandées par le patient ;
la quantité livrée : nombre de boîtes prélevées du stock pour livraison ;
la quantité à livrer : nombre de boîtes devant encore être livrées (lors de la commande, il n'est pas encore possible de modifier cette quantité) ;
le prix public à l'unité et le prix payé ;
d'autres informations (première délivrance, etc.).
2. La touche F1 vous permet de créer une nouvelle section du type Vente libre. Vous pouvez ensuite encoder le patient et les produits.
3. La touche F2 vous permet de créer une nouvelle section du type Ordonnance.
Ces nouvelles sections peuvent être créées au nom du même patient ou au nom d'un autre patient de l'institution, mais il est conseillé de sauvegarder vos livraisons entre chaque nouveau patient. De cette façon, un ticket individuel est imprimé et une nouvelle section vide est ouverte, mais toujours au nom de l'institution.
4. Le bouton Arrêter la préparation permet de mettre fin à l'enregistrement de la commande lorsque vous avez terminé ou lorsque vous souhaitez passer à l'encodage pour une autre institution.
5. En cliquant sur Total, vous accédez immédiatement aux données statiques de l'institution.
Lors de l'importation d'une spécialité, la quantité demandée ainsi que la quantité livrée passent à 1. Après avoir sauvegardé, le produit est prélevé du stock.
Lorsque vous créez une commande institution manuellement et que vous saisissez plusieurs pièces d'un article, un nombre de créances équivalent au nombre d'emballages livrés de l'article est créé. De cette façon, vous pouvez régulariser les créances sur plusieurs ordonnances. Après avoir sauvegardé cette ordonnance, 2 créances Commande institution sont créées.
Pour pouvoir réserver un article, dans l'écran Configuration > Interface utilisateur, vous configurez les boutons Préparation commande institution / Sélection :
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6. Validation de votre commande institution
La validation permet de finaliser l'enregistrement des ordonnances afin de les préparer pour la tarification. Vous pouvez effectuer cette opération à partir de la livraison (totale ou partielle), via la fiche de créance d'un patient spécifique, ou à partir du module Livraison (totale ou partielle) :
En cliquant sur Val. institution, un écran contextuel vous permet d'encoder l'institution (ainsi que le département) et la période des commandes institution que vous souhaitez valider. Vous pouvez cocher si vous souhaitez encoder vous-même les patients dans le champ de recherche :
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Vous pouvez sélectionner une date de commande spécifique ou toutes les dates simultanément. En validant la fenêtre, la liste des patients s'affiche. En cochant l'option Rechercher les patients manuellement en encodant leur nom dans la zone de recherche » après avoir sélectionné l'institution, vous pouvez saisir le nom du patient et ouvrir un stock indéterminé pour valider la vente. Si un patient est sélectionné dans la liste, vous pouvez voir la vente qui correspond à la commande. Il ne vous reste plus qu'à remplir les informations nécessaires pour que tout soit en ordre (nom du prescripteur, attestation, etc.).
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L'écran de validation est le même que celui de livraison, si ce n'est que les produits ne sont pas prélevés du stock au moment de l'enregistrement de la vente. Vous pouvez donc encore indiquer des spécialités sur une autre ordonnance et tous les contrôles automatiques seront effectués. Pour les spécialités nécessitant une attestation, vous pouvez encoder le numéro et les dates de validité si ceux-ci n'ont pas été indiqués lors de l'importation ou de la préparation.
Après l'enregistrement, vous passez directement à la commande du patient suivant. Vous pouvez revenir à la liste des patients en cliquant sur le bouton Dernière lst.
Lorsque vous livrez une spécialité pour laquelle une commande institution a déjà été créée, un avertissement vous indiquant que ce patient vous doit encore une ordonnance pour cette spécialité s'affiche et que ceci doit être régularisé dans le module Livraison.
Vous avez 2 options :
Procéder à la livraison : sans régulariser la créance
Ne pas livrer
Si vous ne sauvegardez pas une certaine ordonnance lors de votre validation, ce numéro sera réutilisé. Lors d'une validation effectuée en recherchant le patient, les numéros d'ordonnance ont déjà été récupérés.
7. Modifications à l'étape de validation
A tout moment pendant la validation, vous pouvez encore ajouter une préparation ou une spécialité (en la scannant ou manuellement), ou saisir du texte librement. Il est également possible d'ajouter de nouveaux onglets du type Ordonnance ou Vente libre à l'aide des boutons :
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Si vous n'avez reçu aucune ordonnance, vous pouvez toujours modifier le type Ordonnance en Vente libre en cliquant sur l'en-tête de la section. Vous pouvez alors cocher tout autre type de section :
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8. Rapports
a. Liste Picking des commandes institution
Ce rapport est disponible sous Listes > Suspens / litiges. Il vous permet d'imprimer une liste Picking des spécialités d'une commande institution, afin de les préparer ou de les éjecter du robot pour être livrées à l'institution.
b. Commande institution
Ce rapport est disponible sous Exploitation > Facturation. Il vous donne une vue d'ensemble de l'état de la situation des commandes institution : les articles qui doivent encore être livrés, facturés ou tarifés.
c. Note d'envoi avec substitution
Ce rapport est disponible sous Exploitation > Facturation. Il permet de voir quels produits ont été remplacés. Vous verrez le produit initialement prescrit et le produit de substitution livré.
9. Facturation
Vous pouvez facturer de 2 façons :
Vous facturez tout simultanément après avoir livré les produits et validé les ventes.
Vous facturez immédiatement après la livraison et ensuite, si nécessaire, vous facturez à nouveau après la validation des ventes en cas de modifications de prix.
La facturation est effectuée dans Exploitation > Facturation.
10. Traitement des articles Multidose
Si la pharmacie délivre certaines spécialités via CareConnect Multidose, une institution peut marquer ces spécialités à l'aide d'un flag Multidose (flag robot). Ces spécialités se verront attribuer l'icône Multidose dans la cellule Info de CareConnect Pharmacist :
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Au moment de renvoyer les ordonnances, il est possible que l'institution indique certaines spécialités comme étant des spécialités Multidose, alors que celles-ci ne sont pas encore identifiées comme telles dans CareConnect Pharmacist. Si nous recevons une spécialité avec un flag Multidose, mais que l'adresse de facturation, le patient ou la spécialité ne sont pas encore renseignés comme Multidose, un message s'affichera afin d'attirer votre attention à ce sujet. Vous pouvez ensuite procéder comme suit pour vous assurer du bon déroulement de la livraison :
Dans Préparation, sélectionnez la ligne, cliquez dans la cellule « Info », puis supprimez le flag.
Vous pouvez désigner l'adresse de facturation, le patient ou la spécialité en tant que Multidose.
11. Gestion des stocks dans CareConnect Pharmacist
S'il est géré en pharmacie, le stock est diminué lors de la préparation de votre commande institution et le code-barres doit être scanné.
12. Gestion des stocks dans CareConnect Multidose
Si le stock est géré dans CareConnect Multidose, il ne sera pas diminué pendant la préparation et le code-barres sera récupéré ultérieurement. Par conséquent, la cellule code-barres indiquera Pas de code :
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Ce statut sera également visible lors de la vérification des ordonnances. Les ordonnances sans code-barres sont suspendues pour la tarification : lorsque vous chargez les listes de tarifs via Exploitation > Tarification, vous constatez également que les ordonnances suspendues ne contiennent pas de code-barres non plus.
Il existe 3 possibilités pour récupérer vos codes-barres :
a. Récupération des codes-barres via Gestion : Multidose
Pour récupérer les codes-barres, cliquez sur le menu Utilitaires > Gestion Multidose > Codes-barres. En filtrant par période, Multidose renverra tous les codes-barres correspondant à cette période et les liera aux ordonnances correspondantes.
b. Modification du statut en « Pas de code »
Si vous voulez tarifier l'article sans code-barres, modifiez le statut en Pas de code. Une fois sauvegardée, cette ordonnance est débloquée à des fins de tarification et toutes les commandes seront tarifiées.
c. Modification du statut en « UBC non fourni »
Si vous ne voulez pas que le produit sans code-barres soit repris dans le fichier de tarification, mais que le reste de l'ordonnance peut être tarifié, modifiez le statut de l'article en UBC non fourni . Une fois sauvegardée, cette ordonnance est débloquée et tous les produits, SAUF le produit ayant le statut UBC manquant, seront tarifiés.
L'article sera donc facturé à la maison de repos selon le tarif de remboursement, mais la règle du tiers-payant ne sera pas demandée à l'INAMI.