eAgreement Light numérialise la transmission des demandes d’accord aux organismes assureurs wallons et bruxellois dans le secteur des maisons de repos et des centres de soins de jour.
Objectifs :
Simplifier les échanges avec les organismes assureurs
Raccourcir les délais de traitement
Améliorer la traçabilité des demandes
Aligner la facturation sur les données d’assurabilité actuelles
Réduire les risques liés à l’envoi papier
Renforcer la sécurité et la protection des données à caractère personnel
Réduire les erreurs de facturation
Évolution du projet
Phase 1 : retour d’information sous forme papier
Phase 2 : retour d’information sous format électronique semi-structuré (début 2027)
Phase 3 : retour d’information sous format électronique entièrement structuré
Ce manuel décrit étape par étape l’utilisation des eAgreements dans CareConnect Admin.
Introduction à eAgreement Light
Préparation unique – vérification de la configuration
Une configuration correcte est indispensable afin d’éviter des refus ou des blocages par les mutualités.
Activation de eAgreement Light
Accédez à Outils > Paramètres > Connexions externes, sélectionnez WalCareNet / IrisCareNet et vérifiez le champ « Démarrer eAgreement Light » : il s’agit de la date à partir de laquelle eAgreement Light est utilisé.
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(Si aucun certificat eHealth n’a encore été activé, veuillez contacter le helpdesk pour une configuration complémentaire.)
Configuration du signataire
Accédez à Fichiers > Configuration > Dossier > onglet INAMI et vérifiez le champ Soins infirmiers principaux.
Sur base du numéro INAMI encodé, la liste des collaborateurs détermine la personne associée comme signataire de l’eAgreement.
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Chaque mutualité doit être affiliée à la fédération nationale appropriée.
Si aucune Union nationale n'existe encore dans votre dossier, vous pouvez les créer via Fichiers – Organismes assureurs – Union nationale. La case « Facture récapitulative par union nationale » en bas à droite doit être cochée.
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Création d’un nouvel eAgreement
Lors de l’admission d’un résident ou d’une modification de l’échelle KATZ, une demande d’accord doit être préparée et documentée correctement.
Lors de l’admission d’un résident
Enregistrez la fiche du résident
Une fenêtre pop-up avec les demandes d’accord apparaît automatiquement
Ces documents sont imprimés et signés conformément à la procédure papier actuelle
Lors de la modification de l’échelle KATZ
Accédez au dossier du résident, onglet Katz
Encodez l’échelle Katz via le bouton Gestion
Utilisez le bouton Télécharger pour eAgreement Light afin d’ajouter la pièce jointe :
glissez un fichier PDF dans le champ de téléchargement ou sélectionnez-le via l’explorateur
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Tous les documents signés sont scannés et regroupés dans un seul fichier PDF. Un eAgreement n’est prêt à être envoyé qu’après le téléchargement du document. Le fichier PDF doit contenir l’intégralité de la demande, y compris toutes les annexes. La taille maximale du fichier PDF, y compris le FIHR, est de 5 Mo.
Via les autres icônes disponibles, vous pouvez :
consulter à nouveau la pièce jointe (icône loupe),
supprimer la pièce jointe si des modifications sont nécessaires.
👉 À ce stade, le PDF est créé mais pas encore envoyé.
Document PDF et envoi
Liste d’actions des documents
Accédez à Facturation > WalCareNet / IrisCareNet > Liste d’actions des documents.
Conseil
Pour les collaborateurs administratifs, il est recommandé d’ouvrir automatiquement cette liste au démarrage de CareConnect Admin.
Pour les autres utilisateurs, cette option peut être désactivée via « ne plus montrer au démarrage ».
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Dans cette liste d’actions, vous voyez :
les documents prêts à être envoyés,
les documents encore en attente.
Une fois le document envoyé, il disparaît de cette liste.
Suivi et envoi des documents
Depuis la Vérification document résidents, vous pouvez accéder au Suivi des documents.
Vous pouvez y :
consulter le document (icône œil),
télécharger le document en PDF,
consulter l'historique d'enregistrements.
Vous pouvez également y modifier ou ajouter un signataire s’il diffère du signataire par défaut.
⚠️ Sans collaborateur encodé, le document ne peut pas être envoyé.
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Envoi d’un eAgreement
Statuts
Les statuts possibles sont :
À envoyer
Reporté
Ne pas envoyer
Le statut Ne pas envoyer est utilisé pour les documents générés automatiquement qui ne doivent volontairement pas être transmis.
Moment de l’envoi
L’envoi n’est pas immédiat. Toutes les 8 heures, un service automatique envoie tous les documents ayant le statut À envoyer.
Après l’envoi :
le statut passe à Envoyé,
le statut ne peut plus être modifié.
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Suivi de l’envoi (NIP / TACK)
Après l’envoi, le système reçoit une référence NIP comme confirmation de réception par Intermut.
Cette référence NIP détermine le timestamp officiel.
Dans un délai maximum de 48 heures, un TACK (Technical Acknowledgement of Communication) est transmis par la mutualité.
À la réception du TACK, le statut passe à Accepté
En cas d’erreur technique, le document reçoit le statut Erreur, indiqué par un point rouge
En survolant cet indicateur, des détails supplémentaires apparaissent
Via Télécharger > Réponse, vous pouvez consulter le code d’erreur (XML)
⚠️ Points d’attention importants
Le code NIP est la référence officielle et active la règle des 7 jours
Le TACK est une confirmation technique de réception et ne constitue pas une réponse de fond à la demande d’accord
En phase 1, la décision relative à l’accord est toujours envoyée par courrier postal
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Erreurs, corrections et retraitement
En cas de message d’erreur :
effectuez une action corrective dans le dossier du résident
(ex. compléter un numéro de registre national manquant)retournez à la Liste d’actions des documents
modifiez le statut de Erreur vers Erreur vérifiée
cliquez sur Traitement
Le document disparaît de la liste d’actions, ce qui permet de garder une vue d’ensemble claire.
Pour les messages sans TACK après plus de 48 heures :
copiez la référence NIP
contactez la mutualité concernée
eAgreements automatiques lors des mouvements de résidents
Lors de certains mouvements de résidents encodés via le Calendrier
(ex. hospitalisation, départ définitif), un eAgreement est généré automatiquement.
Dans ces cas :
Aucun téléchargement manuel de document PDF n’est requis
Via la fenêtre pop-up affichée lors de l’encodage du mouvement, la notification peut encore être imprimée ou annulée
(Cancel = ne pas imprimer)Le document apparaît automatiquement dans Facturation > WalCareNet > Liste d’actions des documents
Si le mouvement est annulé avant l’envoi, le document disparaît automatiquement de la liste.
⚠️ Si un PDF déjà envoyé est supprimé, un message indique que l’annulation électronique n’est plus possible et qu’un contact avec la mutualité est requis.