eAgreement Light digitaliseert de overdracht van akkoordaanvragen naar de Waalse en Brusselse verzekeringsinstellingen binnen de sector van woonzorgcentra en centra voor dagverzorging.
Doelstellingen:
Vereenvoudigen van de uitwisseling met verzekeringsinstellingen
Verkorten van de verwerkingstermijnen
Verbeteren van de traceerbaarheid van aanvragen
Afstemmen van de facturatie op actuele verzekerbaarheidsgegevens
Verminderen van risico's verbonden aan papieren verzending
Versterken van de veiligheid en bescherming van persoonsgegevens
Verminderen van facturatiefouten
Evolutie van het project
Fase 1: terugkoppeling in papieren vorm
Fase 2: terugkoppeling in semi-gestructureerd elektronisch formaat (begin 2027)
Fase 3: terugkoppeling in volledig gestructureerd elektronische formaat
Deze handleiding beschrijft stap voor stap het gebruik van eAgreements in CareConnect Admin.
Introductie eAgreement Light
Eenmalige voorbereiding - configuratie controleren
Een correcte configuratie is noodzakelijk om weigereingen of blokkeringen door mutualiteiten te vermijden.
Activeren van eAgreement Light
Ga naar Tools > Parameters > Externe koppelingen, selecteer WalCareNet / IrisCareNet en controleer het veld 'Start eAgreement Light': de datum vanaf wanneer met eAgreement Light wordt gewerkt.
(Indien u nog geen eHealthcertificaat heeft laten activeren, neem dan contact op met de helpdesk voor bijkomende configuratie)
Instellen van de ondertekenaar
Ga naar bestanden > Configuratie > Dossier > tabblad RIZIV en controleer het veld Hoofdverpleging. Op basis van het ingevuld RIZIV-nummer wordt in de medewerkerslijst bepaald wie als ondertekenaar aan het eAgreement wordt gekoppeld.
Een nieuw eAgreement aanmaken
Bij een opname van een resident of een wijziging van de KATZ-schaal moet een akkoordaanvraag correct worden voorbereid en gedocumenteerd.
Bij opname van een resident
Bij het inschrijven van eer resident sla je de residentenfiche op
Er verschijntautomatisch een pop-up met de akkoordaanvragen
Deze documenten worden afgedrukt en ondertekend zoals in de huidige papieren procedure
Bij wijziging van de Katz-schaal
Ga in het bewonersdossier naar tabblad Katz
Geef de Katz-schaal in via de knop beheer
Gebruik de knop Uploaden voor eAgreement Light om de bijlage toe te voegen: Sleep een PDF-bestand naar het uploadveld of selecteer het via de verkenner
Alle ondertekende documenten worden gescand en samengevoegd tot één enkel PDF-bestand. Een eAgreement is pas klaar voor verzending nadat het document is opgeladen. Het PDF-bestand moet de volledige aanvraag bevatten, inclusief alle bijlagen. Dit PDF-bestand, inclusief de Fihr, mag maximaal 5 MB groot zijn.
Via de andere beschikbare iconen kan je:
de bijlage opnieuw bekijken (vergrootglas),
de bijlage verwijderen indien aanpassingen nodig zijn.
👉 Op dit moment is de PDF aangemaakt maar nog niet verzonden.
PDF-document en verzending
Actielijst documenten
Ga naar Facturatie > WalCareNet / IrisCareNet > Actielijst documenten
Tip
Voor administratieve medewerkers wordt aangeraden deze lijst automatisch te laten openen bij het opstarten van CareConnect Admin.
Voor andere medewerkers kan dit worden uitgeschakeld via ‘niet meer tonen bij opstart’.
In deze actielijst zie je:
documenten die klaarstaan voor verzending,
documenten die nog in afwachting zijn.
Zodra een document is verzonden, verdwijnt het uit deze lijst.
Document opvolgen en verzenden
Vanuit Actielijst documenten kan je doorklikken naar Opvolging documenten.
Hier kan je:
Het document bekijken (oog-icoon),
het document downloaden als PDF,
de logging raadplegen.
Je kan hier ook de ondertekenaar aanpassen of toevoegen indien deze afwijkt van de standaardondertekenaar.
⚠️ Zonder ingevulde medewerker kan het document niet worden verzonden.
Verzenden van een eAgreement
Statussen
Mogelijke statussen zijn:
Te versturen
Uitgesteld
Niet versturen
De status Niet versturen wordt gebruikt voor automatisch gegenereerde documenten die bewust niet moeten worden verzonden.
Verzendmoment
De verzending gebeurt niet onmiddellijk.
Elke 8 uur loopt een service die alle documenten met status ‘te versturen’ automatisch verzendt.
Na verzending:
verandert de status naar Verzonden,
kan de status niet meer worden aangepast.
Opvolging van verzending (NIP / TACK)
Na verzending ontvangt het systeem een NIP-referentie als bevestiging van ontvangst door Intermut. Deze NIP bepaalt de officiële timestamp. Binnen maximaal 48 uur volgt een TACK (Technical Acknowledgement of Communication) van de mutualiteit.
Bij ontvangst van een TACK verandert de status naar Aanvaard
Bij een technische fout krijgt het document de status Fout, aangeduid met een rode bol. Door over deze indicator te hoveren, krijg je extra details. Via Download > Antwoord kan je de foutcode (XML) raadplegen.
⚠️ Belangrijke aandachtspunten
De NIP-code is de officiële referentie en activeert de 7-dagenregel
De TACK is een technische ontvangstbevestiging en geen inhoudelijk antwoord op de akkoordaanvraag
In fase 1 wordt de beslissing over het akkoord altijd per post verzonden
Fouten, correcties en herverwerking
Bij een foutmelding:
Onderneem een correctieve actie in het bewonersdossier (bv. ontbrekend rijksregisternummer aanvullen)
Ga terug naar Actielijst documenten
Wijzig de status van Fout naar Fout nagezien
Klik op Verwerk
Het document verdwijnt uit de actielijst en de lijst blijft overzichtelijk.
Voor berichten zonder TACK na meer dan 48 uur:
kopieer de NIP-referentie
neem contact op met de betrokken mutualiteit
Automatische eAgreements bij residentbewegingen.
Bij bepaalde residentbewegingen, ingegeven via de Kalender (bv. hospitalisatie, definitief vertrek), wordt automatisch een eAgreement aangemaakt.
In deze gevallen is geen manuele upload van een PDF-document vereist.
Je kan via de pop-up die verschijnt bij de ingave van de kalenderbeweging de kennisgeving nog afdrukken of annuleren (Cancel = niet afdrukken)
Het document verschijnt automatisch in Facturatie > WalCareNet > Actielijst documenten
Wordt de beweging geannuleerd vóór verzending, dan verdwijnt het document automatisch uit de actielijst.
⚠️ Wordt een reeds verzonden PDF verwijderd, dan verschijnt een melding dat elektronische annulatie niet meer mogelijk is en dat contact met de mutualiteit vereist is.