Pour corriger les rejets eFact, il est nécessaire de consulter l'onglet « Rejeté » dans « comptabilité àeFact ».
Cette fenêtre contient deux tableaux :
Un tableau contenant les attestations rejetées par les mutuelles
Un tableau des factures que les mutuelles refusent complètement ou partiellement
Comment Corriger les attestations rejetées par les mutuelles :
Il y a deux types de rejets par les mutuelles pour les attestations (rejet partiel et rejet complet)
Rejet partiel :
Étape 1 : cliquez sur le l’icône
à droite de traitement
Étape 2 : Choisissez Patient si vous voulez enregistrer le paiement dans le solde du patient (demander le paiement au patient) ou bien Propre compte si vous voulez supprimer le paiement
Rejet complet :
Annulez l’attestation complètement rejetée par la mutuelle
Étape 1 : Cliquez sur le bouton annulation en haut à droite
Étape 2 : Cliquez sur le bouton imputation sélectionnée pour annuler seulement l’attestation mais si vous voulez annuler l’attestation et le paiement vous pouvez choisir « Toutes les imputations ci-dessous ».
Étape 3 : Choisissez l’option Reprendre ces traitements dans la tarification si vous voulez corriger par ex les dates ou les montants et attester à nouveau les codes ou Ne plus tarifier ces traitements si vous ne voulez plus les attester pour le patient ou les remplacer par d’autres codes de nomenclature.
Étape 3 : s’il n’est pas nécessaire d’imprimer une note d’honoraire négative vous pouvez choisir Ne pas imprimer de note d’honoraire.
Comment Corriger les factures rejetées par les mutuelles :
Vous pouvez corriger les rejets des factures en cliquant sur le bouton Details
Vous devez corriger les factures en fonction des messages affichés en haut de la facture.
Voici quelques messages :
La facture a été rejetée par la mutuelle car le numéro d'envoi de la facture est identique avec une autre facture envoyée par le même prestataire depuis un autre cabinet.
Correction :
Pour commencer, il faut modifier le numéro d'envoi des factures dans la fenêtre configuration des factures.
Sélectionnez le nom du prestataire et augmentez le numéro d’envoi des factures avec 200 pour chaque mutuelle par rapport au numéro affiché dans le deuxième cabinet
Après avoir modifié et augmenté le numéro d’envoi des factures vous pourrez cliquer sur le bouton « Retraiter la facture » pour la transférer dans l’onglet « Prêt à envoyer » et la renvoyer ensuite avec un nouveau numéro qui sera accepté par la mutuelle.
Si le nombre d’attestations qui sont rejetées par la mutuelle sur une même facture dépasse 5% la mutuelle rejettera complètement la facture avec ce message d’erreur.
Correction : il suffit de cliquer sur le bouton « Retraiter la facture ». La ou les mauvaises attestations rejetée(s) seront affichées dans le tableau des « Attestations » en haut. Le reste de la facture avec les bonnes attestations sera redirigée vers l’onglet « Prêt à envoyer » pour un futur envoi.
Donc, le bouton « Retraiter » ne renvoie pas directement à la mutuelle, il déplace simplement les bonnes attestations de la facture dans l’onglet « Prêt à envoyer » et les mauvaises attestations de la facture dans le tableau « Attestations » de l’onglet « Rejeté ».
Quelques exemples de messages :
L'attestation a été rejetée car le patient a déjà eu le même traitement chez un autre dentiste :
La mutuelle a rejeté l’attestation car le prestataire de soin n’est pas connu auprès de cette mutuelle. Si un dentiste-stagiaire reçoit un nouveau numéro INAMI qui n’est pas encore publié auprès des mutuelles il/elle recevra alors ce message. Également si le numéro INAMI change du numéro d’un stagiaire (010, 060, 070, …) vers un numéro de dentiste/parodontologue/orthodontiste (001,006, 007, …) :
Le Prestataire a attesté deux traitements qui ne peuvent être attestés le même jour ou bien il a attesté deux fois le même traitement :
Le prix du remboursement est incorrect. Il faut annuler l’attestation, reprendre les traitements et corriger le montant du remboursement en cliquant sur le bouton « récupérer maintenant » :
Le rejet est dû à un problème d'encodage des étapes de préparation de la prothèse.
Les étapes de préparation (empreinte standard, empreint individuelle, prise de l'occlusion et essai) doivent obligatoirement être envoyées à la mutuelle avec le code de nomenclature du placement de la prothèse, avec les différentes dates. Vous devez annuler l’attestation et reprendre les traitements puis ajouter ou modifier les étapes et facturer à nouveau :