Intro
Helena Pro Calendar is de nieuwe, geïntegreerde agenda in CareConnect Dentist. Deze agenda is een moderne online agenda-oplossing die heel wat voordelen biedt tegenover de huidige agenda:
Flexibele werkperiodes: werkt een tandarts maar 1x per maand of 1x per 2 weken in jouw praktijk? Dan kan je dit eenvoudig ingeven bij het werkschema van deze tandarts.
Wachtlijst: houd een lijst bij van patiënten die dringend of sneller een afspraak wensen.
Vlot verplaatsen van afspraken: via de sleepfunctie kan je snel 1 of meerdere afspraken verplaatsen.
Wachtkameropvolging: per afspraak kan je bijhouden wat de status is. Per afspraak zie je de historiek van de statussen met het bijhorende tijdstip.
Takenlijst: voeg taken toe en laat die vlot opvolgen binnen jouw praktijk.
Uitgebreide afsprakenhistoriek: volg op wie er wanneer een wijziging aanbracht of toon de verwijderde afspraken in de agenda.
...
Bijkomend blijven ook alle voordelen van de online agenda, die je nu al kan synchroniseren met CareConnect, beschikbaar:
Automatisch versturen van mails en/of sms’en ter bevestiging of herinnering voor de afspraak.
Jouw agenda altijd beschikbaar, ook op de smartphone.
Optioneel kan je de betalende module activeren die patiënten toelaat om bepaalde afspraken (bv. controle-afspraken) online te boeken.
Deze agenda zal op termijn de lokale agenda van CareConnect volledig vervangen en wordt beschikbaar in verschillende fasen:
Fase 1: wie start met de agenda in CareConnect Dentist, kan meteen aan de slag met Helena Pro Calendar (versie 3.0.59.0 van CareConnect Dentist).
Fase 2: wie al de synchro met Progenda/Helena Pro Calendar gebruikt, krijgt de mogelijkheid om over te schakelen naar de geïntegreerde agenda (najaar 2026).
Fase 3: wie enkel de lokale agenda in CareConnect Dentist gebruikt, kan de afspraken migreren naar Helena Pro Calendar (2027).
Activeren & Instellen
Van start gaan met Helena Pro Calendar doe je via de instellingen in CareConnect Dentist (tab: Agenda). De knop ‘Starten met Helena Pro Calendar’ laat je toe om de initialisatie te starten. Dit houdt in dat al je patiënten gesynchroniseerd worden met de agenda zodat je ze allemaal ter beschikking hebt tijdens het beheren van je agenda. Eens dit gebeurd is, kan je verder aan de slag gaan met de online agenda.
In de instellingen kan je ook kiezen welke werkposten de synchronisatie naar Helena Pro Calendar mogen uitvoeren.
Verder kan ook de wachtkameropvolging beheerd worden in de instellingen in CareConnect Dentist. Je kan ervoor kiezen om bij een no-show een opmerking te laten toevoegen aan de historiek behandelingen of om een zelfgekozen afrekencode aan te rekenen. Overige instellingen omtrent de wachtkameropvolging kunnen beheerd worden in Helena Pro Calendar.
De eerste persoon die de agenda opent, zal een begeleidend scherm te zien krijgen om een eerste agenda aan te maken. Nadien kunnen andere gebruikers in de praktijk eveneens een agenda maken door op het plus-icoon in de online agenda te klikken. Via de instellingen (tandwielen) in de online agenda kan je de agenda’s binnen de praktijk verder op punt zetten zoals jullie dat wensen.
Agenda & Afspraken
De online agenda wordt geopend vanuit CareConnect Dentist, maar is beschikbaar als een losstaand venster naast CareConnect. Op die manier kan je de agenda continu open laten staan terwijl je verder werkt in CareConnect Dentist. Nieuw is dat je ook rechtstreeks vanuit een patiëntenfiche een afspraak kan maken via een nieuwe knop ‘Nieuwe afspraak’. Dit opent het agenda-venster als onderdeel van het CareConnect venster om vlot een afspraak in te boeken bij de patiënt die open staat.
Patiëntensynchronisatie & conflictbeheer
Tijdens de initialisatie worden je patiënten éénmalig geüpload vanuit CareConnect naar Helena Pro Calendar. Daarna verloopt de synchronisatie in beide richtingen: aanpassingen in CareConnect worden doorgestuurd naar de online agenda, en nieuwe of gewijzigde patiënten in Helena Pro Calendar komen automatisch terug in CareConnect. CareConnect bewaakt continu welke werkpost de synchronisatie beheert en probeert de synchronisatie automatisch over te nemen op een andere werkpost indien nodig. De status van de synchronisatie kan je altijd raadplegen in de statusbalk onderaan.
Een nieuw conflictbeheervenster toont alle synchronisatiefouten en -afwijkingen overzichtelijk. Je ziet nieuwe patiënten die via de online agenda aangemaakt werden, bijgewerkte gegevens en andere afwijkingen. Nieuwe patiënten of gewijzigde data worden dus niét automatisch toegevoegd of aangepast in het patiëntenbestand in CareConnect Dentist. Zo bewaar jij de volledige controle. Wanneer je het dossier van een patiënt opent worden nieuwe patiëntgegevens meteen getoond zodat je ze, indien gewenst, kan aanpassen in CareConnect Dentist.
Meer info
Voor meer info over Helena Pro Calendar kan je deze pagina raadplegen.