Lors de la création d'une note de prestation (Attestation) à partir de la consultation, il est possible d'imprimer un document supplémentaire, indiquant le montant facturé, les services facturés, le numéro de compte, la référence pour le virement, ...
EyeFile propose des modèles standard :
Note d'honoraires : Indication du montant à payer et des codes de prestations utilisés.
Pièce justificative détaillée : un élément de preuve informatif pour le patient, tel que décrit par l’INAMI (voir les informations au bas de cette page).
Virement : Mention des données comme sur la note d'honoraires, avec en plus le numéro de compte et une référence structurée que le patient peut utiliser pour effectuer le paiement.
Facture : Mention des données comme pour un virement, mais avec le titre 'Facture' et le numéro BCE de l'organisation. Ce modèle est, entre autres, applicable pour la facturation des prestations non thérapeutiques aux non-particuliers. Il faut généralement s'assurer que la facture est adressée à une autre organisation avec un numéro BCE. Pour les particuliers, une facture n'est pas obligatoire.
Une note d'honoraires, un virement ou une facture peuvent éventuellement être imprimés lors de la demande des notes de prestation en consultation, ou plus tard lors du règlement accéléré depuis la salle d'attente.
Vous pouvez configurer l'impression automatique d'une note d'honoraires ou d'une pièce justificative à chaque fois.
En bas de l’attestation, vous pouvez choisir d'imprimer un ou plusieurs documents supplémentaires. Le montant et les codes de prestation utilisés y seront alors mentionnés. Lors de l'enregistrement d'une combinaison, il est également mémorisé quel document sera imprimé. Si vous souhaitez facturer à une autre entreprise ou société, celle-ci doit d'abord être créée en tant que contact externe.
Vous pouvez également imprimer votre propre modèle lors de la création d'une note de prestation. Vous devez d'abord sélectionner le bon document.
Contactez-nous si vous souhaitez concevoir vos propres modèles pour certaines interventions ou examens.
Paiement sans justificatif
Il arrive qu'un justificatif INAMI ne puisse pas être utilisé. Il peut s'agir de prestations non remboursables, de prestations non thérapeutiques, de prestations pour des personnes non assurées, de prestations facturées à une compagnie d'assurance...
Dans la plupart des cas, une facture n'est nécessaire que pour les règlements à d'autres entreprises. Pour les règlements à des particuliers, votre propre preuve de paiement (note d'honoraires, pièce justificative) est généralement suffisante. En cas de doute, discutez-en avec votre comptable.
Vous pouvez choisir d'enregistrer la note d'honoraires dans EyeFile sans attestation de soins donnés, en utilisant l'une des options ci-dessous :
Au bas de l’attestation, sélectionnez paiement sans attestation de soins donnés.
Pour créer efficacement un document à imprimer comme facture, les options suivantes sont possibles :
Lors de la création de l’attestation, sélectionnez Facture, comme expliqué dans le paragraphe précédent.
Si les prestations ont déjà été enregistrées sans attestation de soins donnés lors de la consultation dans EyeFile (comme expliqué ci-dessus), vous pouvez également imprimer une facture standard par la suite, par exemple au moment du paiement :
Accédez à l'aperçu des notes de prestation dans la consultation. Cliquez sur le lien à droite pour imprimer une facture pour les attestations indiquées en (1).
Via le paiement depuis la salle d'attente, une facture peut également être imprimée.
Cela est possible si une prestation a déjà été enregistrée en tant que facture dans la consultation (visible sous (1)).
Numérotation personnalisée des factures dans EyeFile
Si vous choisissez d'imprimer une facture depuis EyeFile, vous pouvez également définir votre propre numérotation pour ces documents via ce menu :
Options → Paramètres → Attestations / Factures
Ouvrez l' onglet « Paramètres de l’utilisateur »
La numérotation des factures se compose d'un préfixe fixe (1) et d'un numéro croissant (2).
Le numéro de la facture (2) est ajouté à chaque fois qu'une nouvelle facture est créée. L'objectif est de générer ainsi une numérotation croissante des factures dans EyeFile.
Avec la case (3), vous pouvez indiquer que la numérotation des factures est commune à tous. Si cette case est décochée, chaque médecin a une numérotation distincte et croissante.
Imprimer un document officiel
Selon l’INAMI, les patients doivent être correctement informés des frais facturés (que ce soit par le biais du tiers payant ou non).
Grâce à EyeFile, vous pouvez imprimer un relevé complet des frais par le biais d'une « preuve étendue » :
Lors de la création d'une attestation vous pouvez indiquer d'imprimer un document justificatif.
Lors d'une consultation, vous pouvez ouvrir les prestations associés via le bouton (1).
Vous pouvez alors imprimer un document justificatif pour les prestations effectuées.
Réglementation officielle de l’INAMI
L’INAMI a établi certaines règles fixes afin d'informer suffisamment le patient sur les tarifs facturés. Les tarifs doivent être mentionnés sur un document justificatif adapté. La réglementation concernant le document justificatif est la suivante :
Le prestataire de soins doit remettre un document justificatif au patient dans les 4 situations suivantes :
Lorsqu'il atteste électroniquement (eAttest), car dans ce cas, il ne remet pas d’attestation papier pour les soins fournis au patient. Le document justificatif permet d'informer le patient.
Lorsqu'il facture électroniquement en tiers-payant (eFact).
Lorsqu'il certifie à la fois des prestations remboursables et non remboursables.
Depuis le 9 juin 2022, lorsqu'il certifie exclusivement des prestations non remboursables.
Lors de l'utilisation de eAttest ou eFact, il est possible de choisir d'envoyer automatiquement un document justificatif électronique au patient via la eBox (uniquement pour les prestations officielles remboursables).
Les prestations non remboursables ne peuvent jamais être envoyées numériquement via une attestation eAttest ou eFact. Pour les prestations non remboursables, vous devez imprimer un document justificatif depuis EyeFile.
Si toutes les prestations (y compris les prestations non remboursables) sont imprimées via l'imprimante matricielle, cela constitue un document justificatif. Le bandeau en bas (reçu) doit mentionner le montant exact payé par le patient.