EyeFile permet de gérer facilement la facturation des prestations, le logiciel prend en charge plusieurs scénarios, en fonction du statut du patient, de la nature thérapeutique ou non de la prestation, et des modalités de remboursement.
EyeFile prend en charge deux systèmes de tarification électronique :
eAttest : le patient règle l'intégralité montant au médecin, et l’attestation est ensuite envoyée électroniquement à la mutualité, qui rembourse directement le patient.
eFact : système de tiers payant. La mutualité paie directement le médecin. Le patient ne règle que le ticket modérateur et d’éventuels suppléments.
Ces deux systèmes peuvent être utilisés de manière indépendante, selon les besoins. Toutefois, certains cas spécifiques (accidents de travail, assurances privées, patients non affiliés à une mutualité belge, prestations non thérapeutiques…) requièrent une attestation manuelle, une facture imprimée ou une note d'honoraires.
Ce manuel décrit pas à pas les différentes options de tarification disponibles dans EyeFile.
Gérer les prestations et les suppléments
Dans EyeFile, vous pouvez créer vos propres combinaisons de codes de prestations (INAMI ou personnalisés) avec un nom et un montant.
Dans l'écran de consultation, cliquez sur Tarification.
Ces combinaisons peuvent ensuite être rapidement sélectionnées lors de la consultation pour une facturation efficace et cohérente. Elles sont ensuite disponible pour une sélection rapide lors de la consultation, afin de remplir l'attestation.
Il est également possible d'ajouter des prestations supplémentaires (suppléments, examens non remboursés…).
Chaque utilisateur peut créer ses propres combinaisons, les modifier, les copier vers un autre utilisateur ou les partager avec toute l’équipe.
Des options avancées sont disponibles, telles que l'impression de justificatif de paiement, l'ajout de suppléments spécifiques, la création de pseudo-codes, ou encore l’ajout de codes de transparence.
👉 Pour plus de détails, consultez le manuel :
Facturation électronique : eFact et eAttest
Pour facturer électroniquement (eAttest ou eFact), le patient doit être affilié à une mutualité belge et posséder un numéro NISS ou BIS. Si l’une de ces conditions n’est pas remplie, vous devez demander au patient le montant total et lui fournir une attestation papier (ou une facture imprimée via EyeFile).
Configuration
Dans l'écran de Consultation, cliquez sur Tarification, puis sur la roue dentée pour accéder aux paramètres. Activer les options suivantes:
Utilisez toujours eAttest pour les prestations officielles sans *
Utilisez toujours eFact pour les prestations officielles avec *
Suivre les montants des tiers payants dans EyeFile
eAttest
eAttest = Le patient vous paie le montant total (honoraires et suppléments). La mutualité verse le montant du remboursement sur le compte du patient.
Consultez la page INAMI pour obtenir les informations les plus récentes sur eAttest.
Vous enregistrez une attestation électronique et l'envoyez via le service eAttest à la mutualité de votre patient.
Quelques secondes plus tard, la mutualité vous envoie un accusé de réception. Après acceptation de la demande, la mutualité transfère le montant du remboursement sur le compte bancaire de votre patient.
Veuillez noter ce qui suit : Vous devez envoyer l'attestation électronique à la date du contact avec le patient. Vous ne pouvez donc pas envoyer d' attestation dans le futur ou le passé. Si vous le faites, elle sera toujours rejetée.
Pour envoyer une attestation en eAttest depuis EyeFile, dans l'écran de consultation, cliquez sur Tarification
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner la combinaison de codes de prestation ou compléter les codes de prestations souhaités
Si vous souhaitez fournir au patient une preuve de paiement , vous pouvez l'imprimer en utilisant l'une des cases à cocher.
Lors de la tarification en eAttest, Riziv/Inami exige qu'un document justificatif soit fourni au patient indiquant les tarifs facturés.Pour envoyer cette attestation en eAttest, Cliquez sur le bouton "Faire l'attestation (eAttest)"
Seuls les codes sans astérisque (*) seront automatiquement attestés en eAttest.
eFact
eFact = Système du tiers payant. Le patient ne vous paie que le ticket modérateur. La mutuelle du patient règlera le montant de l'intervention sur votre compte.
Si vous appliquez le système du tiers payant, les prestations vous sont donc payées en deux fois :
Par le patient: le ticket modérateur (TM) et éventuellement un supplément (non-conventionné)
Par la mutualité
Dans l'écran de consultation, cliquez sur Tarification
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner la combinaison de codes de prestation ou compléter les codes de prestations souhaités
Si vous souhaitez fournir au patient une preuve de paiement , vous pouvez l'imprimer en utilisant l'une des cases à cocher.
Cliquez sur "Via tiers payant", EyeFile va convertir cette attestation en une attestation en tiers payant (eFact)
Le total est automatiquement réparti entre la part à charge de la mutualité (tiers payant) et celle du patient (ticket modérateur + éventuels suppléments).
Le montant facturé peut également être ajusté manuellement.
Le bouton en bas a été changé en eFact, pour envoyer cette attestation en eFact, Cliquez sur le bouton Faire l'attestation (eFact).
Seuls les codes munies d'astérisque (*) seront automatiquement attestés en tiers payant (eFact).
Facturation simultanée de prestations à charge du patient et de la mutuelle
Il est possible, lors d'un même contact, de générer à la fois une eFact et une eAttest, par exemple : consultation facturée au patient (eAttest) et un acte technique facturé à la mutuelle (eFact).
Dans l'écran de consultation, cliquez sur Tarification
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionner la combinaison de codes de prestation ou compléter les codes de prestations souhaités
Les codes munies d'un astérisque (*) seront attestés en tiers payant (eFact).
Les codes sans astérisque (*) seront attestés en eAttest.Cliquez sur le bouton « eAttest / eFact »
L’eAttest (destinataire patient) est créée.
S’ouvre ensuite immédiatement une deuxième session de tarification pour la partie eFact.
Facturation électronique dans EyeFile
La tarification via EyeFile est disponible depuis la version 5.8.18
Les étapes suivantes sont expliquées dans le manuel suivant : Facturation électronique dans EyeFile
Situations exclues de la facturation électronique
Dans certains cas, il n’est pas possible ou pertinent d’utiliser une attestation électronique (eAttest ou eFact), généralement parce que la mutualité n’intervient pas pour un remboursement.
Voici les situations les plus courantes :
Accident de travail ou facturation destinée à une compagnie d’assurance ou un employeur : ces prestations ne sont pas couvertes par l’assurance maladie, et doivent être facturées directement à l’organisme concerné (via une facture depuis EyeFile).
Patient étranger ou sans numéro NISS/BIS, ou non affilié à une mutualité belge : il est impossible d’envoyer une attestation électronique. Le patient doit régler le montant complet.
Prestation non thérapeutique (ex. : attestation de chauffeur, pilote, intervention esthétique) : non remboursée par la mutualité et parfois soumise à la TVA.
Dans ces cas, EyeFile vous permet d’éditer facilement :
une facture (destinée à une tierce partie ou au patient),
une note d’honoraires,
ou une attestation papier (via l’imprimante matricielle, pour un usage interne ou à remettre au patient).
👉 Pour ce faire, dans l’écran de consultation, cliquez sur Tarification, puis choisissez l’une des options d’impression selon le document souhaité :
Attestation du patient (via imprimante matricielle)
Note de prestations
Document justificatif
Facture (à un contact externe)
Autre document
Créer un duplicata via l’imprimante matricielle
Les attestations papier existantes peuvent être consultées dans une consultation, via le bouton « Tarification» dans la colonne de gauche.
Pour créer un duplicata d’une attestation déjà émise, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'attestation concernée.
Depuis ce même menu, vous pouvez également supprimer une attestation ou modifier son numéro.
Afficher les listes d’attestations papier
Depuis un dossier patient ouvert, vous pouvez afficher la liste de toutes les attestations papier de ce patient via le menu : Patient > Montrer les attestations
Il est également possible d’obtenir un aperçu global de toutes les attestations créées, ou supprimées, via les menus :
Gestion de données > Fiscalité > Afficher la liste des attestations
Gestion de données > Fiscalité > Afficher les attestations supprimées
Pour aller plus loin dans la tarification dans EyeFile, consultez également :