Vous pouvez créer une lettre dans EyeFile selon un modèle fixe via ces boutons sur le côté gauche de la consultation
Un menu contextuel vous permet également de sélectionner et de rouvrir plus rapidement les modèles de lettres fréquemment utilisés.
Via le bouton ci-dessous, à gauche dans une consultation, vous pouvez rapidement ouvrir le menu :
Via ce menu, se trouvent quelques modèles de lettres fixes fréquemment utilisés.
Via ce menu, vous pouvez envoyer un SMS.
Via ce menu, se trouvent les modèles de lettres les plus récemment utilisés.
Il est possible de définir un modèle de lettre standard pour chaque médecin. De plus, vous pouvez également définir un modèle propre pour un rapport opératoire ou un certificat d'absence.
Mot-clés pour ajuster les modèles de lettres
Lorsque vous créez des modèles de lettres, vous pouvez y utiliser des mots-clés spéciaux, une sorte de langage de programmation reconnu par EyeFile. Avec ces mots-clés spéciaux, vous pouvez faire en sorte qu'EyeFile remplisse automatiquement des valeurs provenant du dossier dans votre lettre ou message.
Contactez-nous pour de l'aide dans la création de vos modèles de lettres !
Vous pouvez modifier un modèle de lettre via le menu en haut dans EyeFile :
Aide -> Lettres et attestations -> Adapter une lettre de la bibliothèque
Par ce biais, le modèle de lettre s'ouvrira dans Word sur votre PC, et vous pourrez ajuster la mise en page et enregistrer à nouveau via Word.
Dans le modèle de lettre, il y a 3 types de champs possibles :
Champs généraux : pour remplir automatiquement les données personnelles du patient, du médecin ou du destinataire de la lettre.
Champs de consultation : pour remplir automatiquement les champs provenant de la consultation.
Champs définis par l'utilisateur : pour choisir une valeur à insérer lors de la création de la lettre.
Champs généraux
Pour l'utilisateur actif dans EyeFile :
<UserName> = Nom Utilisateur
<UserSpecialism> = Spécialité Utilisateur
<UserStreetAndNumber> = Rue Et Numéro Utilisateur
<UserZIPAndCity> = Code Postal Et Ville Utilisateur
<UserZIP> = Code Postal Utilisateur
<UserCity> = Ville Utilisateur
<UserTelephone> = Téléphone Utilisateur
<UserRizivNumber> = Numéro Riziv Utilisateur
<UserFirstName> = Prénom Utilisateur
<UserLastName> = Nom Utilisateur
<UserTitle> = Titre Utilisateur
<UserCompanyName> = Nom Entreprise Utilisateur
<UserKBONumber> = Numéro BCE Utilisateur
<UserBankAccount> = Compte Bancaire Utilisateur
<UserEmail> = Email Utilisateur
<UserContactPerson> = Personne De Contact Utilisateur
Pour le destinataire de la lettre :
<RecipientTitle> = Titre Destinataire
<RecipientName> = Nom Destinataire
<RecipientAdditionalName> = Nom Supplémentaire Destinataire
<RecipientStreetAndNumber> = Rue Et Numéro Destinataire
<RecipientZIPAndCity> = Code Postal Et Ville Destinataire
<RecipientCountry> = Pays Destinataire
<RecipientFirstName> = Prénom Destinataire
<RecipientTelephone> = Téléphone Destinataire
<RecipientHospitalID> = ID Hôpital Destinataire
<RecipientPolicyNumber> = Numéro de Police Destinataire
<RecipientKBONumber> = Numéro BCE Destinataire
<RecipientHospitalGroupName> = Nom Groupe Hospitalier Destinataire
Pour le patient :
<PatientName> = Nom Patient
<PatientDateOfBirth> = Date De Naissance Patient
<PatientStreetAndNumber> = Rue Et Numéro Patient
<PatientZIPAndCity> = Code Postal Et Ville Patient
<PatientCountry> = Pays Patient
<PatientNationality> = Nationalité Patient
<PatientSex> = Sexe Patient
<PatientTelephone> = Téléphone Patient
<PatientCellPhone> = Portable Patient
<PatientEmail> = Email Patient
<PatientNationalNumber> = Numéro National Patient
<GeneralAntecedents> = Antécédents Généraux
<OphtalmologicalAntecedents> = Antécédents Ophtalmologiques
<FamilyAntecedents> = Antécédents Familiaux
<Allergies> = Allergies
<MutualityName> = Nom De La Mutualité
<MutualityNumber> = Numéro De Mutualité
<MutualityInscriptionNumber> = Numéro D'Inscription Mutualité
<PatientHospitalID> = ID Hôpital Patient
<PatientEyeFileID> = ID EyeFile Patient
<BarCode_PatientHospitalID> = Code-barres ID Hôpital Patient
<PatientPhoto> = Photo Patient
<PatientAge> = Âge Patient
Avant la consultation :
Consultation – Générale
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Consultation – Onglet Planification
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Consultation – Onglet Opération
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| Planning à droite :
Planning à gauche :
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Champs de consultation à remplir automatiquement dans un modèle de lettre.
Pour le médecin généraliste.
<GPName> = Nom du médecin généraliste
Pour le référent :
<RefererName> = Nom du référent
Pour le spécialiste :
<SpecialistName> = Nom du spécialiste
<SpecialistStreetAndNumber> = Rue et numéro du spécialiste
<SpecialistZIPAndCity> = Code postal et ville du spécialiste
<SpecialistFirstName> = Prénom du spécialiste
Pour le superviseur :
<SupervisorName> = Nom du superviseur
<SupervisorTitle> = Titre du superviseur
<SupervisorFirstName> = Prénom du superviseur
<SupervisorLastName> = Nom de famille du superviseur
<SupervisorSpecialism> = Spécialité du superviseur
Divers :
<ActualDate> = Date actuelle
<ActualTime> = Heure actuelle
<CCName> = Nom du médecin référent
<Header> = En-tête
<MedicationListFull> = Liste complète des médicaments
<GlassesHistory> = Historique des lunettes
À utiliser conjointement avec les attestations :
<AttestPrestationCodesList> = Liste des codes de prestation sur l'attestation actuelle
<AttestPrestationCodesListFull> = Liste complète des codes de prestation sur l'attestation actuelle, avec description et tarif
<PrestationCodesListFull> = Liste complète des codes de prestation sur toutes les attestations de la consultation
<ConsultationTotalAmount> = Montant total de la consultation (de toutes les attestations dans la consultation)
<AmountInvoice> = Montant sur l'attestation actuelle
<VATAmount> = Montant de la TVA sur l'attestation actuelle
<TransferReferenceStructured> = Générer une référence structurée pour un virement, unique par consultation
<TransferReferenceStructuredPatientID> = Générer une référence structurée pour un virement, unique par dossier patient
<PatientTotalOpenAmount> = Montant total dû pour toutes les consultations
<CustomInvoiceNumber> = Numérotation personnalisée pour les factures
Champs de consultation
Il est possible, via EyeFile, de connaitre la valeur de presque chaque champ dans le langage des modèles (balises du document)
A partir de n'importe quelle consultation: --> Aller sur le le menu principal en haut, cliquez sur Extra -> Afficher les définitions des champs de consultation < ! !>.
Fermez la fenêtre d'instruction, puis double-cliquez sur le champ de texte que vous souhaitez insérer dans votre lettre.
EyeFile affichera ensuite la valeur que vous devez intégrer dans votre lettre. Mais pour plus de commodité, EyeFile a également copié cette valeur directement dans le presse-papiers. Autrement dit, vous pouvez directement la coller dans votre lettre et obtenir immédiatement la valeur correcte.
Double-cliquez sur un champ dans la consultation pour voir la définition de ce champ dans une lettre.
Champs définis par l'utilisateur
Il est possible d'ajouter des champs totalement libres à la lettre. Lors de la création d'une lettre, EyeFile demandera d'abord quelles valeurs doivent être remplies.
Il existe 4 types de champs qui peuvent être utilisés :
Liste de choix : <L:info_texte:choix_1|choix_2|…|choix_n :L>
ex. <L:Œil à opérer:œil gauche|œil droit|les deux yeux:L>
Lors de la création du modèle, il est possible de choisir parmi une liste pré-définie.Date : <D:info_texte:D> (il est éventuellement possible d'ajouter quelques jours à la date, voir exemple)
Lors de la création du modèle, une date peut être choisie.Heure : <H:info_texte:H>
Lors de la création du modèle, un horaire peut être choisi.Texte libre : <T:info_texte:T>
Lors de la création du modèle, un texte libre peut être saisi.Case à cocher : <B:info_texte:B> (sera imprimé comme ‘O’ ou ‘X’)
Lors de la création du modèle, il est possible de cocher ou non une case.
Dans cet exemple, nous voyons à quoi ressemble le modèle .docx. Ensuite, vous pouvez choisir depuis EyeFile de créer ce modèle de lettre.
Sélectionner dans la liste : <L:Œil à opérer:œil gauche|œil droit|les deux yeux:L>
Horaire choisi : <H:Heure de l'operation:H>H
Date sélectionnée : <D:Date de l'opération:D>
Date sélectionnée +3 jours : <D:Date de l'opération:+3:D>
Vérifier (O ou X) : <B:Cocher?:B>
Texte libre : <T:Montant:T>
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Un menu apparaît pour remplir les champs dans le document. Avec les boutons en bas, vous pouvez ouvrir le document rempli dans Word, l'imprimer ou l'enregistrer en PDF. Le document rempli est également sauvegardé dans le dossier du patient.
Le modèle de lettre a finalement été rempli comme indiqué ici.
Sélectionner dans la liste : Les deux yeux
Horaire choisi : 16:31H
Date sélectionnée : 25-02-2025
Date sélectionnée +3 jours : 28-02-2025
Vérifier (O ou X) : X
Texte libre : 100
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Importer un en-tête ou un pied de page pour les lettres
Il est possible d'ajouter automatiquement un en-tête ou un pied de page à la lettre.
Pour cela, l'un des champs ci-dessous doit être placé au bon endroit dans le modèle de lettre :
<LetterHead>
Le fichier letterhead.jpg doit être présent dans le dossier des lettres EyeFile. Ce fichier .jpg est alors l'image de l'en-tête du document, que Word répète automatiquement ou non sur chaque page.
<RtfHeader>
Le fichier RtfHeader.rtf doit être présent dans le dossier des lettres EyeFile. Ce fichier .rtf contient le texte et la mise en forme de l'en-tête. Il est généralement utilisé dans l'en-tête du document, que Word répète automatiquement ou non sur chaque page.
<RtfFooter>
Le fichier RtfFooter.rtf doit être présent dans le dossier des lettres EyeFile. Ce fichier .rtf contient le texte et la mise en forme du pied de page. Il est généralement utilisé dans le pied de page du document, que Word répète automatiquement ou non sur chaque page.
<Rtf:fichier.rft> of <Rtf+:fichier.rtf>
Vous pouvez donner un nom de fichier personnalisé comme fichier.rft pour l'importer dans la lettre (le fichier doit être au format .rft). Via <Rtf:> le fichier est inséré une seule fois dans le modèle, généralement utilisé dans l'en-tête/pied de page du document, que Word répétera automatiquement ou non sur chaque page.
Via <Rtf+:> vous pouvez insérer le même fichier rft plusieurs fois dans la lettre.
Si une mise en page spéciale est nécessaire, ou si l'en-tête ne doit pas apparaître en haut, il est recommandé d'ajouter l'en-tête séparément dans chaque modèle.
Vous pouvez également utiliser les "Images liées" dans Word (Insertion -> Cet appareil…). De cette manière, vous liez une image dans le fichier Word à un emplacement réseau où l'image est disponible. Cet emplacement réseau doit toujours être accessible sur tous les PC EyeFile.