EyeFile integreert de online agenda van Progenda (https://www.progenda.be) voor het bijhouden van afspraken.
Progenda kan worden gebruikt om patiënten online via uw website afspraken te laten maken. U kunt ook afspraakherinneringen via SMS/e-mail versturen.
Een volledig overzicht van de functies is te vinden op de website.
Bij het gebruik van Progenda worden de volgende functies geïntegreerd in EyeFile:
Patiënten die u aanmaakt of opent in EyeFile worden ook automatisch gesynchroniseerd met Progenda, zodat ze kunnen worden geselecteerd om afspraken te maken.
Door op een afspraak in Progenda te klikken, wordt het patiëntendossier direct geopend in EyeFile.
Progenda openen vanuit EyeFile
Er zijn verschillende manieren om de Progenda-agenda vanuit EyeFile te openen:
Bij het openen van een patiëntendossier kunt u de knop 'Zoek / maak afspraak' in EyeFile (in de linker kolom) gebruiken om Progenda te openen en de patiënt in de online agenda te zoeken. Op deze manier kunt u een nieuwe afspraak maken of bestaande afspraken zoeken.
U kunt in het bovenste menu op de optie 'Agenda' klikken. Als meerdere locaties mogelijk zijn, kunt u de juiste praktijk selecteren om toegang te krijgen tot de agenda.
De agenda kan ook worden geopend met de sneltoets Alt+A.
Bij het inloggen in EyeFile, zodra u op het hoofdscherm bent, kunt u de agenda ook openen door op het kalenderpictogram in de wachtzaal te klikken.
Een patiëntendossier openen in EyeFile vanuit Progenda
Na het openen van de agenda verschijnt er een tweede venster/pictogram onderaan uw scherm.
In dit venster ziet u uw agenda in Progenda met uw afspraken zoals in het onderstaande voorbeeld:
U kunt op een afspraak klikken om de details te bekijken en indien nodig te wijzigen.
Zodra Progenda zoals hierboven is geopend, kunt u op de afspraak in Progenda klikken om de afspraakdetails te bekijken.
Klik vervolgens op de link met dit pictogram om het dossier van deze patiënt in EyeFile te zoeken.
Als de afspraak in Progenda is geopend, kunt u hier ook klikken:
Het is mogelijk om het agendavenster automatisch te verkleinen zodat er geen overlap is met EyeFile. Ga hiervoor naar 'Opties --> instellingen'.
Ga vervolgens naar 'Algemene instellingen' --> Schakel de optie 'Sluit agenda bij selecteren patiënt' in.
Een nieuwe afspraak invoeren
Als u een patiëntendossier open hebt, kunt u een nieuwe afspraak maken door in het linkermenu op 'Zoek / maak afspraak' te klikken. Dit opent de agenda.
Eenmaal in de Progenda-interface --> selecteer het gewenste tijdslot en in het venster dat opent kunt u een bestaande patiënt zoeken of op een van de opties in de blauwe balk klikken.
(1) De naam van de patiënt van waaruit de oproep naar de agenda is gedaan, wordt aan u gepresenteerd.
(2) U heeft de mogelijkheid om de naam te kopiëren (1).
(3) U heeft de mogelijkheid om de naam automatisch in de zoekbalk ('Bestaande patiënt') te kopiëren.
! Progenda moet vanuit EyeFile worden geopend om dit te laten werken.
Acties op de afspraak vanuit Progenda
Wanneer u op de link in de Progenda-afspraak klikt, verschijnt het volgende bericht in EyeFile:
Plaats in wachtzaal: de wachtkamer van de arts uit de online afspraak is vooraf geselecteerd. De statustekst in de wachtkamer is vooraf ingevuld met de informatie uit de online afspraak.
Maak nieuwe consultatie: een nieuwe consultatie wordt aangemaakt op naam van de arts uit de online afspraak. Indien nodig wordt de statustekst in de wachtkamer ook ingevuld met de informatie uit de online afspraak.
Als de patiënt uit de afspraak niet in EyeFile is gevonden, verschijnt dit bericht niet.
Het is niet altijd mogelijk om de online afspraak direct te koppelen aan een bestaande patiënt in EyeFile (bijvoorbeeld nieuwe patiënten die online afspraken maken, bestaan meestal nog niet in EyeFile, of de spelling van de naam in EyeFile en in de online afspraak komt niet overeen). In dit geval toont EyeFile een melding en kunt u bevestigen of de gevonden patiënt overeenkomt met de afspraak:
Als er een nieuwe consultatie wordt aangemaakt voor deze patiënt, verschijnt er ook een duim naast de afspraak in de Progenda-agenda.
Via het veld 'Status' kunt u de afspraak in de agenda markeren als 'Gezien' of 'No Show' bijvoorbeeld. Er verschijnt een extra indicatie naast de afspraak in Progenda.
Een werklijst laden vanuit Progenda
Met de werklijst kunt u alle patiënten die vandaag op de agenda staan al weergeven in EyeFile, in een extra venster. U kunt de werklijst openen met de sneltoets: Ctrl+Alt+W, of met de knop (1) in de wachtkamer.
U kunt vervolgens de knop (2) gebruiken: Laad de afspraken van vandaag vanuit Progenda. U heeft de mogelijkheid om dit te doen via uw arts/agenda.
Zodra de werklijst is voltooid, kunt u de volgende acties per patiënt in deze lijst uitvoeren:
Zoek de patiënt in EyeFile (dubbelklik op een patiënt in de werklijst)
Plaats de patiënt in de wachtkamer in EyeFile (door met de rechtermuisknop op een patiënt in de werklijst te klikken)
Open het dossier van de patiënt of maak direct een nieuwe consultatie in EyeFile (via een rechtermuisklik op een patiënt in de werklijst)
Via de kleine knop onderaan zijn er enkele extra opties:
Export Excel: Exporteer de Progenda-agenda voor een specifieke dag naar Excel. (U kunt vervolgens indien nodig vanuit Excel afdrukken).
Open Progenda: open de agenda apart.
Patiënt niet meer tonen als deze al in de wachtzaal staat.
Technische koppeling tussen Progenda en EyeFile
Neem contact met ons op om de synchronisatie tussen Progenda en EyeFile correct in te stellen.
Zodra uw registratie op Progenda is voltooid, kunt u de agenda koppelen aan EyeFile, maar u moet een token aanmaken om EyeFile en Progenda te koppelen:
Log in op Progenda (met de login van de kalenderbeheerder) via https://progenda.be/admin
Rechtsboven: Instellingen
Selecteer vervolgens "Synchronisatie met een extern softwarepakket" -> "+ Een nieuwe agenda synchroniseren" om een nieuwe agenda te synchroniseren.
U kunt vervolgens zelf een token aanmaken, bijvoorbeeld door deze de naam "EyeFile" te geven. U moet deze token code kopiëren en invoeren in EyeFile (let op dat u de code slechts één keer ziet).
De instellingen in EyeFile hiervoor zijn te vinden hier:
via het menu bovenaan in EyeFile: Opties -> Instellingen
(linkerkolom) Externe software, selecteer vervolgens het tabblad "Progenda" bovenaan
vink het vakje aan bij (1)
bij (2) E-mail en wachtwoord van de gebruiker (de login die u normaal gebruikt om in te loggen op Progenda)
De "hoofdgebruikersnaam" en de "token" die u hebt aangemaakt via de bovenstaande stap in Progenda (3).
U kunt de "agenda-ID" opvragen bij de helpdesk of zoeken met de knop "+". Deze zijn nodig om de agenda automatisch te laden vanuit Progenda.
Klik onderaan op "OK" en start EyeFile opnieuw op.