De EyeFile-kiosk is een innovatieve oplossing die ontworpen is om de registratie van patiënten in uw oogartspraktijk te automatiseren en te versnellen.
Door patiënten de mogelijkheid te bieden zich snel te identificeren met hun eID-kaart, vermindert dit systeem de wachtrijen aan het onthaal, verbetert het de patiëntervaring en optimaliseert het uw werkproces.
Waarom de EyeFile-kiosk gebruiken?
Tijdswinst: Geen manuele invoer van gegevens meer nodig; de patiënt is in enkele seconden geregistreerd.
Nauwkeurigheid: Informatie (ziekenfonds, huisarts, contactgegevens) wordt automatisch opgehaald, wat het risico op fouten beperkt.
Flexibiliteit: Pas berichten en weergave aan volgens uw noden (per agenda, type consultatie of taal).
Naadloze integratie: Synchronisatie met MyOrganizer voor realtime weergave van afspraken en statussen.
Deze handleiding helpt u bij het opstarten en geavanceerd gebruiken van uw EyeFile-kiosk.
Algemene werking
Dankzij de EyeFile-kiosk kunnen patiënten zich sneller en automatisch inschrijven.
Registratie via de EyeFile-kiosk
De patiënt hoeft enkel zijn/haar eID-kaart in de kiosk te plaatsen. Als alle gegevens correct zijn, wordt de patiënt automatisch in de wachtzaal geregistreerd. De consultatie kan daarna zoals gewoonlijk doorgaan.
Automatische gegevensophaling
Ziekenfondsgegevens en de huisarts kunnen ook automatisch via de kiosk worden opgezocht.
Registratie zonder eID is mogelijk, maar wordt afgeraden (omdat automatische gegevensophaling ontbreekt).
Gebruik bij voorkeur de eID voor een volledige gegevensophaling (ziekenfonds, huisarts, contactgegevens).
Inbegrepen functionaliteiten
Automatische opzoeking van ziekenfondsgegevens en de huisarts.
Synchronisatie met de online agenda MyOrganizer om afspraken weer te geven.
U kunt de weergave van tekst, logo, enz. personaliseren zodat deze aansluit bij uw praktijk.
Neem contact met ons op voor meer informatie.
Instellingen van de kiosk
Het is mogelijk om de tekst aan te passen die de patiënt op de kiosk ziet tijdens de inschrijving. Zo kunt u bijvoorbeeld per arts of per agenda een ander bericht tonen, bijvoorbeeld om de patiënt naar een andere wachtzaal te verwijzen.
Toegang tot de instellingen:
1- Ga in EyeFile naar Opties → Instellingen (bovenaan in het menu).
2- Selecteer Kiosk in de lijst aan de linkerkant.
3- Verschillende tabbladen laten toe om de kiosk te configureren.
Algemene instellingen
Om deze instellingen te configureren, selecteert u het tabblad ‘Algemeen’.
Kies het type agenda dat u gebruikt en wenst te koppelen
Kies in de lijst de gewenste agenda.
U kunt vervolgens de weergegeven tekst aanpassen voor de afspraken in die agenda (per taal: NL/FR/EN)
Activeer de volgende opties:
Automatische opzoeking van ziekenfondsgegevens en/of huisarts via de kiosk inschakelen.
Huisarts zoeken met eID: De gevonden arts is de houder van het Globaal Medisch Dossier (GMD) van de patiënt. Dit is meestal de huisarts, maar niet altijd. De enige manier om zeker te zijn van de juiste arts is dit mondeling te vragen aan de patiënt.
Gebruik het afspraakuur als aankomsttijd in de wachtzaal: U kunt instellen dat het uur van de afspraak automatisch geldt als het tijdstip waarop de patiënt in de wachtzaal aankomt.
Laat de patiënt zijn/haar gegevens controleren op de kiosk (naam, adres, telefoonnummer, arts): Als een wijziging nodig is, verschijnt er een melding in EyeFile.
Belangrijk: de wijzigingen moeten gebeuren door het onthaalpersoneel. Het is niet efficiënt om de patiënt zelf zijn gegevens te laten aanpassen via de kiosk.Mogelijkheid om een afspraak op te zoeken op de kiosk zonder eID.
U kunt ook de standaardtaal van de kioskinterface instellen: Nederlands, Frans of Engels.
Configuratie van afspraaktypes
Om deze instellingen te configureren, selecteert u het tabblad ‘Afspraaktypes’.
U kunt voor elk type afspraak een specifiek bericht laten weergeven (bijvoorbeeld om patiënten naar een andere wachtzaal te verwijzen op basis van het type consultatie).
Selecteer het gewenste afspraaktype
Voer een gepersonaliseerde tekst in (per taal: NL/FR/EN)
Personalisatie van de weergave in de wachtzaal
Om in te stellen hoe de wachtzaal in EyeFile wordt gevuld bij inschrijving via de kiosk, selecteert u het tabblad ‘Afspraaktypes’.
Kies een kleur en bepaal de tekst in de kolommen:
Status in de wachtzaal
Tekst in de wachtzaal
Definieer een aparte kleur voor patiënten waarvan de contactgegevens bijgewerkt moeten worden.
Deze instelling toont een melding op de kiosk als bepaalde patiëntgegevens ontbreken, zoals e-mailadres, telefoonnummer of huisarts.
Stel visuele indicatoren in voor patiënten die zich (veel) te vroeg of te laat inschrijven.
Het aantal minuten te vroeg of te laat is instelbaar.
Als het inschrijftijdstip sterk afwijkt van het afspraakuur, wordt dit zichtbaar in de wachtzaal van EyeFile.