In de EyeFile agenda kan je uw afspraken bijhouden, van waaruit je ook gemakkelijk het dossier kan openen. Je kan afspraken verplaatsen, indelen en veel meer.
Algemeen
Naast het openen van een dossier vanuit een geplande afspraak, kan je in de agenda heel wat functies uitvoeren.
Je kan de agenda openen via de sneltoets (Alt+A) of via de knop bovenaan in de menubalk in EyeFile.
De agenda opent zich.
Tijdsloten
De dagen zijn onderverdeeld in vaste tijdsloten, een afspraak neemt een of meerdere tijdsloten in. Elk tijdslot heeft dezelfde vaste duur (in het voorbeeld hierboven is dat 20 minuten), maar de duur van een tijdslot kan per agenda of dokter anders ingesteld worden (contacteer ons hiervoor).
De belangrijkste acties
Dubbelklik op een leeg tijdslot om een nieuwe afspraak in te vullen.
Dubbelklik op een bestaande afspraak om het dossier van de patiënt te openen in EyeFile.
Enkele klik op een bestaande afspraak, geeft de inhoud van de afspraak weer.
Enkele veelgebruikte handelingen
Je kan afspraken zoeken op naam of geboortedatum van de patiënt. Klik op zoeken (1), het zoekvenster verschijnt (2), geef in wat je wil: de naam of geboortedatum van de patiënt (3) en de gevonden afspraken verschijnen in de lijst (je kan het dossier openen door erop te dubbelklikken).
Met de handelingen onderaan (4) kan je filteren op 1 dokter, alleen afspraken zoeken die naast de opgegeven naam of geboortedatum ook nog beperkt worden door een tekst in de afspraak (bijv. ze moeten het woord 'LASIK' bevatten), zoeken vanaf een bepaalde datum, en zichtbare tijdsloten apart weergeven. Met OK sluit je het venster.
Je kan een bestaande afspraak verplaatsen. Om dat te doen moet je eerst de afspraak selecteren door er 1x op te klikken (1). Je ziet links de info over de geselecteerde afspraak. Je kunt het gebruiken om je ervan te vergewissen dat het deze afspraak is die je wilt verplaatsen. Maak gebruik van de knoppen onderaan om de afspraak te kopiëren, te knippen en te plakken (2). Bij kopiëren blijft de originele afspraak ook staan, bij knippen niet. Met plakken kan je het op de gewenste plaats plakken (klik eerst op dat tijdslot). Je kan ook gebruik maken van de sneltoetsen (Ctrl+C, Ctrl+X en Ctrl+V). Je kan de acties ook uitvoeren in het snelmenu door rechts te klikken op de afspraak.
Je kan een bestaande afspraak verlengen of inkorten. Je moet daarvoor de muis ingedrukt houden op een tijdslot en dan naar onder of boven te slepen.
Je kan voor elk tijdsblok het type afspraak instellen. Ze worden dan met de overeenkomstige kleur in de agenda weergegeven. Dubbelklik op het tijdsblok waar een afspraak moet komen. In de pop-up kan je het type instellen.
De agendatypes vooraf instellen gebeurt via de instellingen van de agenda.
Kies vervolgens voor Bewerk agenda types in het menu.
Er verschijnt een overzicht en door op een vrije plaats te klikken met de rechter muistoets kan je een menu zichtbaar maken om afspraaktypes te verwijderen, te wijzigen of toe te voegen.
Je kan een naam geven aan het type afspraak (1), de kleur kiezen (2), de duur (door het aantal tijdsblokken te kiezen) (3), aangeven of een vooronderzoek vereist is (4) en tenslotte bewaren (5).
Je kan een vrij tijdslot zoeken, gebaseerd op het ingestelde agendaschema (zie verder). Je kan kiezen
in welke agenda('s) gezocht moet worden,
op welke dag(en),
welke types afspraken (een keuzemenu),
hoe ver in de toekomst moet gezocht worden,
rekening houden met vooronderzoeken.
Het zoeken start je met deze knop.
Je kan een toegekomen patiënt in de wachtzaal zetten. Klik daarvoor met de rechter muistoets op de betreffende afspraak en kies "Zet in wachtzaal" in het menu.
Je kan een overzicht van de afspraken afdrukken via export.
Eerst en vooral kan je instellen of de export moet rekening houden met de achtergrondkleuren en of ook het ziekenhuis ID moet worden afgedrukt. Dit kan je doen via de (1) Instellingen, (2) menu-optie 'Export naar Excel' en dan (3) de gewenste keuze(s) maken.
Om de export zelf te doen, klik je op knop (1). Er verschijnt een pop-up (2) waarin je kan kiezen wat er allemaal geëxporteerd moet worden. Wil je enkel de afspraken van de dag zelf, dan kan je dat aanstippen. Geef ook aan wat je allemaal in de export wenst.
Binnen de agenda kan gebruik gemaakt worden van een aantal sneltoetsen.
Het agendaschema instellen.
Het is mogelijk om de actieve werkuren, waarin afspraken mogelijk zijn, aan te duiden in een andere kleur. Je kan per dokter of agenda een ander werkschema instellen.
Dit agendaschema moet ingesteld zijn, om de zoekfunctie voor vrije tijdsloten te laten werken.
Open de agenda (1) en ga naar de Instellingen (2). Er opent zich een pop-up (3), waarin je de dokter en de dag kan aanduiden (4) en vervolgens kan je door op Nieuw (5) te klikken een nieuw uurschema toevoegen. Er opent zich daarvoor een pop-up (6), waarin je begin- en eindtijd van de dag kan instellen (7). Je kan ook een Type contact (8) en Type herhaling (9) instellen. Klik vervolgens op OK (10) om te bewaren.
Agendablokken reserveren.
Je kan tijdsloten ook vooraf reserveren met een eigen aanduiding (bv. verlof, vrijhouden voor spoed, operaties, …). Dit doe je door een reeks tijdsloten te markeren met een eigen agenda blok.
De lay-out van de agenda.
De belangrijkste elementen in de EyeFile agenda worden hieronder (nog) eens kort beschreven (van links boven naar rechts onder):
Selecteer de datum waarvoor de agenda getoond wordt. Je kan navigeren met de pijltjes naast de weergegeven maand, op een dag in het rooster klikken, op vandaag klikken of een van de knoppen gebruiken om 1 maand, 6 weken, 3 maanden, 6 maanden of 1 jaar ten opzichte van nu verder te springen.
Selecteer de gebruiker wiens agenda getoond wordt. Elke login heeft een eigen agenda, meestal is dat per dokter.
De inhoud van een geselecteerde afspraak (patiëntgegevens, telefoon, omschrijving, type afspraak).
Voor een geselecteerde afspraak zijn volgende acties mogelijk:
Wijzig de omschrijving of het type,
print een afspraakbriefje,
open de afspraak in Word,
plaats deze patiënt in de wachtzaal van de dokter, het type afspraak en de omschrijving kan weergegeven worden in de wachtzaal,
verwijder de afspraak.
Zoek een afspraak op naam, geboortedatum (dit kunt u ook door op Ctrl+F te drukken).
Exporteer de huidige zichtbare agenda naar Excel (bijv. om af te drukken).
Zoek een vrij tijdslot, gebaseerd op het ingestelde agendaschema. Je kan de agenda’s en dagen selecteren waarin gezocht moet worden.
Stuur automatisch een sms voor alle afspraken binnen een bepaalde periode.
De agenda kan per dag of week bekeken worden. Als je de agenda in ‘dag'-modus zet, kan je rechtsboven een dagnotitie (12) toevoegen.
Een extra agendaschema instellen.
Extra configuratie opties voor de agenda (zie onderaan).
Zie punt 9.
Er kan in de agenda heel wat bijkomende configuratie gebeuren.
Na het klikken op de knop (11) hierboven krijg je volgend menu.
De knop (11) hierboven (het tandwieltje rechts onder), biedt nog meer configuratie opties:
Afspraak types toevoegen of wijzigen.
Extra informatie mee kopiëren naar de wachtzaal (status tekst, aanmeldtijd).
Aantal kolommen per dag, dus hoeveel afspraken er naast elkaar kunnen staan op 1 tijdslot (1 tot 3 kolommen)
Indien een afspraak per ongeluk gewist werd, kan je die terughalen via deze knop.