Dans certaines situations, la consultation doit être prise en charge par une institution, comme par exemple un MR, MRS, Fedasil, ou un administrateur de biens, etc.
Pour que cette facturation soit correctement prise en compte dans CareConnect, il est indispensable de préalablement enregistrer l’organisme payeur dans le dossier du patient, puis de suivre une procédure bien définie pour :
Associer un organisme payeur aux données d’assurabilité du patient
Une fois vous aurez ouvert le dossier Patient
1- Accédez aux données d’assurabilité / remboursement du patient en double-cliquant sur l’icône 3 ou sur le !
2- Dans le volet Institution, cliquez sur « Créer ».
Effectuez une recherche de l’organisme payeur :
Vous pouvez taper le nom de l’institution ou son numéro d’entreprise dans le champ Institution.
Exemples : MR, MRS, Fedasil, administrateur de biens, etc.
3- Sélectionnez l’organisme, puis cliquez sur « Sauvegarder » pour enregistrer cette information dans le dossier du patient.
Créer une attestation de soins pour le compte de l'organisme
Depuis la fiche Contact, cochez la case « eFact » / « Tarification avancée » située en bas à gauche.
Cliquez ensuite sur le bouton « Clôturer ».
Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez « Pour le compte de : Autre ».
→ Le nom de l’organisme que vous avez encodé préalablement s’affichera automatiquement.
2- Cliquez sur « Sauvegarder ».
Une session de tarification sera sauvegardée et apparaîtra dans l’onglet « À traiter ».
Générer une facture pour l’organisme
💡 Remarque préalable :
Assurez-vous que les informations du bénéficiaire sont correctement configurées dans les paramètres du prestataire de soins avant de procéder à la facturation.
Une fois dans le module de Tarification ,
1- Cliquez sur l’icône de la feuille blanche en haut à gauche.
2- Cliquez sur « Nouvelle facture ».
3- Dans le champ « Facture pour le compte de », ouvrez le menu déroulant
4- Sélectionnez « Autre ».
5- Cliquez sur « OK » pour générer la liste des sessions à facturer aux différentes institutions
6- Sélectionnez l’organisme pour lequel vous souhaitez facturer.
7- Cliquez sur « Créer » (bouton en bas à droite).
Enregistrer le paiement
Après l’envoi des factures, l’institution effectuera un virement regroupant les montants dus.
Pour garantir un suivi comptable clair et un rapport clôturable propre, il est important d’encoder manuellement ce paiement dans CareConnect.
1- Dans le module Tarification, allez dans l’onglet « À recevoir ».
2- Cliquez sur le i en face de la facture concernée.
3- Cliquez sur « Plus » devant le nom de l’organisme pour ajouter un paiement.
4- Choisissez un mode de paiement (espèces, Bancontact, virement...).
5- Cliquez sur « Régler » afin d'enregistrer le paiement .
6- Cliquez sur « Fermer » pour quitter l’écran de paiement.
✅ La facture passera automatiquement de l’onglet « À recevoir » vers « Terminé ».