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Comment obtenir un aperçu de vos recettes après avoir quitté un cabinet ?
Terminologie
Dans ce document, on parle de l’utilisateur principal, qui accorde temporairement un accès à un utilisateur invité en libérant sa licence.
Clause de non-responsabilité
Corilus n’a à aucun moment accès à la base de données du cabinet et ne peut ni activer/désactiver des utilisateurs ou invités, ni modifier les licences.
Résumé
Accès du profil invité selon la licence
Si le profil invité est encore lié à une licence active,
→ Il peut simplement se connecter, aucune autre action n’est nécessaire.Si le profil invité est lié à une licence expirée (la date de fin est passée),
→ Un utilisateur actif doit libérer la licence via les paramètres.
Comment fonctionne la tarification ? (en bref)
La plupart des utilisateurs sont facturés chaque semaine (selon les paramètres).
La facturation ne se fait que si CareConnect est ouvert (donc pas de facturation pendant les vacances).
Lorsqu’un utilisateur invité se connecte, il peut voir des attestations dans les statuts suivants :
À traiter
À recevoir
Refusé
Il peut cliquer sur Facturer pour les envoyer.
Ensuite, elles passent à À recevoir, puis idéalement à Terminé.
Si ce n’est pas le cas, elles peuvent revenir à À traiter ou Refusé.
Une fois qu’il n’y a plus rien dans ces trois statuts, un aperçu complet des recettes peut être généré.
🧩 Scénario 1 : L’utilisateur libère sa propre licence
Ne jamais utiliser l’option « désactiver l’utilisateur » si vous quittez temporairement le cabinet.
Pour permettre à un utilisateur invité d’accéder temporairement à la base de données, utilisez uniquement « Libérer la licence ».
Si vous utilisez « désactiver l’utilisateur », vous ne recevrez plus de courrier via Helena Pro dans le cabinet.
Accès :
Allez dans (1) Paramètres → (2) Gestion des licences
Activation du profil invité dans l’aperçu
Dans l’aperçu des utilisateurs, vous pouvez reconnaître qu’un utilisateur est inactif grâce à deux indicateurs visuels.
Cliquez ensuite sur « Activer l’utilisateur » pour le rendre à nouveau actif.
Choisir « Modifier les détails »
Une fois dans le profil de l’utilisateur invité, cliquez sur « Modifier les détails » pour accéder aux paramètres complets du compte, y compris les droits d’accès et les informations personnelles.
Attribuer le rôle supplémentaire « Administrateur »
Dans les paramètres de l’utilisateur invité, sélectionnez « Administrateur » comme rôle supplémentaire.
Ensuite, cliquez sur « Suivant » en bas de la page pour enregistrer les modifications.
💾 Enregistrer le profil
Une fois toutes les modifications effectuées (rôle administrateur, détails, etc.), cliquez sur « Enregistrer le profil » pour valider et appliquer les changements.
Libérer votre licence
Une fois que le profil invité est actif et dispose des droits d’administrateur, vous pouvez procéder à la libération de votre propre licence.
Retournez dans Gestion des licences.
Sélectionnez votre nom d’utilisateur.
Cliquez sur « Libérer la licence ».
⚠️ Attention : Ne choisissez surtout pas l’option « Arrêter la licence », car cela désactiverait complètement votre accès.
9. Fin de l’accès du profil invité
Une fois que l’utilisateur invité a terminé son travail, il peut, comme décrit précédemment, libérer la licence.
Cela permet à l’utilisateur principal de se reconnecter à nouveau avec sa propre licence.
🚫 Désactivation du profil invité
Si l’utilisateur invité n’a plus besoin d’accéder à la base de données, il peut être désactivé dans l’aperçu des utilisateurs.
🧩 Scénario 2 : L’utilisateur invité utilise une licence temporaire supplémentaire
Il s’agit d’une option payante.
Avantage : L’utilisateur principal conserve à tout moment l’accès à la base de données, même pendant que l’utilisateur invité travaille.
Pour activer cette option :
Allez dans Paramètres
Puis dans Gestion des licences
Connexion du profil invité selon l’état de la licence
Si l’utilisateur invité est encore lié à une licence active,
→ Il peut simplement se connecter, aucune autre action n’est nécessaire.Si l’utilisateur invité est lié à une licence expirée (la date de fin est dépassée),
→ L’utilisateur principal doit libérer la licence pour permettre à l’invité de se reconnecter.
Activer le profil invité dans l’aperçu
Dans l’aperçu des utilisateurs, vous pouvez voir que le profil invité est inactif, grâce à deux indicateurs visuels.
Cliquez ensuite sur « Activer l’utilisateur » pour le rendre à nouveau actif.
Alerte : aucune licence disponible pour l’utilisateur invité
Une fenêtre contextuelle (pop-up) s’affiche pour signaler qu’aucune licence n’est disponible pour le profil invité.
La procédure pour créer une licence (temporaire) est décrite dans une autre section.
Accéder à l’aperçu des utilisateurs et modifier le profil invité
Rendez-vous dans l’aperçu des utilisateurs.
Sélectionnez le profil de l’utilisateur invité.
Cliquez sur « Modifier » pour ajuster ses paramètres (droits, rôle, etc.).
Choisir « Modifier les détails »
Dans le profil de l’utilisateur invité, cliquez sur « Modifier les détails » pour accéder aux paramètres complets du compte.
Attribuer un rôle supplémentaire : Aucun
Dans le champ « Rôle supplémentaire », sélectionnez « Aucun ».
Cliquez ensuite sur « Suivant ».
Dans l’écran suivant, n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » pour valider les modifications.