Le livre de recettes est utilisé pour enregistrer le montant de vos attestations par pourcentage de TVA. Ce livre est obligatoire si vous réalisez des ventes pour lesquelles vous n'émettez pas de facture. Ceci est indépendant du moment et de la manière dont les paiements sont effectués.
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Ce journal de recettes est un livre légal dans lequel sera inscrit de manière fidèle et par ordre de dates, le chiffre d’affaire réalisé par un groupe comptable. Un groupe comptable peut être constitué d’un ou plusieurs prestataires de soins ayant un numéro BCE commun. Ce rapport peut servir de registre comptable en cas de contrôle et peut aussi servir de base pour la déclaration fiscale du chiffre d'affaires.

Chaque jour, le système va automatiquement enregistrer les créations et les suppressions des attestations effectuées durant la journée. Le lendemain, le système va automatiquement agréger ces données et attribuer la numérotation qui figurera dans le livre de recettes.
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1. Configurations
a. Création d’un nouveau groupe comptable
b. Modification d’un groupe comptable
c. Processus de réinitialisation
d. Suppression d’un groupe comptable
e. Retour au menu principal
2. Export du livre de recettes

Les utilisateurs ayants des droits d’administrateur accèdent à la configuration en cliquant sur l’icône crayon depuis l’onglet ‘Paramètres du cabinet’ / ‘Comptabilité’ et l’option ‘Configurer des groupes comptables’ :
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a. Création d'un nouveau groupe comptable
Il est possible de définir toutes les informations d’un groupe comptable d’un prestataire ou d’un groupe de prestataires en cliquant sur le bouton ‘Nouvelle configuration comptable’ :
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Général

Pour définir un groupe comptable, il est nécessaire de compléter :
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- Le numéro BCE du groupe ou du prestataire
- Le ou les prestataires qui sont concernés par ce rapport comptable, en cochant :
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• Soit que tous les prestataires de soins doivent être inclus dans ce rapport comptable (les futurs nouveaux prestataires de soins seront automatiquement inclus).
• Soit en choisissant la liste des prestataires de ce groupe comptable.
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Si cette deuxième option est choisie, un nouveau cadre ‘Prestataires de soins’ sera affiché. Il est alors possible de sélectionner tous les prestataires faisant partie de ce groupe et également d’indiquer la ‘Période d’activité’ de chacun des prestataires dans ce groupe comptable.

Première période comptable

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Cette période comptable peut commencer, au plus tôt, au 1er janvier 2024. Seule la durée de cette première période est configurable. Les périodes suivantes seront automatiquement calculées sur une année entière qui débutera le premier jour anniversaire suivant la date de fin de la première période comptable.
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Par exemple, si la première période comptable s’étend du 1er janvier 2024 au 30 juin 2024, alors les périodes suivantes débuteront automatiquement le 1er juillet de chaque année.
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​Date programmée pour la désactivation du groupe
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Dans le cas où la gestion d’un groupe comptable devra être interrompue, il est possible de planifier la date de la désactivation du groupe.
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​Confirmation

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Enfin, avant de cliquer sur le bouton ‘Sauvegarder’, il sera nécessaire de confirmer la configuration réalisée après avoir pris connaissance des recommandations. Le ou les groupes comptables créés, ainsi que leurs statuts (actif ou non) sont visibles dans l’aperçu.
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​ b. Modification d'un groupe comptable
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Les données d’un groupe comptable peuvent être modifiées en cliquant sur le bouton ‘crayon’
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Les données telles que le numéro BCE, les informations des prestataires du groupe comptable et la première période comptable sont modifiables.
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Attention, il ne sera pas possible dans tous les cas d’adapter les informations liées à un prestataire ou à la première période du groupe comptable si des données de chiffre d’affaires relatives aux données modifiées ont déjà été agrégées.
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Dans le cas où il sera possible d’adapter les données relatives aux prestataires, vous pourrez notamment :
- Ajouter un nouveau prestataire et configurer sa date de début d’activité dans le groupe
- Enregistrer une date de fin d’activité dans le groupe pour un prestataire
- Supprimer un prestataire pour lequel aucune donnée n’a encore été agrégée.
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La modification d’un groupe comptable peut notamment permettre de planifier la désactivation d’un groupe comptable, en enregistrant une ‘Date de désactivation’
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​ c. Processus de réinitialisation
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Un groupe comptable peut être réinitialisé en cliquant sur le bouton ci-dessous
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Dans le cas où les données du groupe comptable seraient incorrectes et qu’elles ne pourraient plus être modifiées car antérieures à la date de la dernière mise à jour du livre de recettes, il serait alors nécessaire de procéder à une réinitialisation.
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Ce processus sera donc utilisé de manière exceptionnelle pour annuler la numérotation déjà réalisée sur la période à réinitialiser.
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​Procédure de réinitialisation
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Ce cadre vous rappelle l’aspect exceptionnel de cette procédure et également les risques liés.
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​Sélection de la date de suppression du livre de recettes
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Pour réaliser la suppression du livre de recettes, il sera nécessaire d’encoder la ‘date de départ de la suppression’ ainsi que la ‘raison de la réinitialisation’.
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​ d. Suppression d'un groupe comptable
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Depuis l’onglet ‘Configuration cabinet’ / ‘Comptabilité’, il est possible de supprimer un groupe comptable en cliquant sur le bouton de la corbeille. Lorsqu’aucune donnée du livre de recettes n’a été enregistrée, il sera possible de supprimer un groupe comptable.
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​ e. Retour au menu principal
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Pour retourner au menu principal de la configuration, cliquez sur le bouton de la double flêche en bas à gauche
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Chaque prestataire du groupe comptable ou un utilisateur administratif ayant des droits d’administrateur peut exporter le livre de recettes depuis l’onglet ‘Rapports’ du module de ‘Tarification’
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En cliquant sur ‘Livre de recettes’, l’onglet ‘Rapports’ du nouveau module de tarification s’ouvre.
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Après avoir sélectionné ‘Livre de recettes’ comme ‘Type de rapport’ ,il sera nécessaire de définir la période souhaitée et le ‘Groupe BCE’ concerné. Ensuite, en cliquant sur le bouton ‘Export’, il est possible de choisir le type d’export : PDF ou CSV.
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Et cliquez à nouveau sur la double flêche en bas à gauche pour revenir au menu principal.