Een dossier (meestal verstuurd in PMF-formaat) groter dan 10 MB kan u niet via de eHealth-box versturen. In de toelichting hieronder wordt uitgelegd waarom u dit niet kan en leggen we uit hoe u het dossier toch kan versturen via Ordomedic.
Woord vooraf
U kunt altijd eerst proberen om het dossier vanuit het dossier zelf, via een brief, te versturen. Hoe dit te doen, wordt hier toegelicht. Pas als dat niet lukt omdat het te groot is, kunt u bij de oorzaken en oplossingen mogelijke manieren vinden om het dossier kleiner te maken en toch nog op de gebruikelijke manier te versturen. Lukt dat niet, of u wil het dossier doorsturen in zijn volledige vorm, bekijk dan de stappen beschreven vanaf punt 2 bij de oplossingen.
Oorzaken
1) De eHealth-box zelf heeft een beperkte opslagcapaciteit van 10MB. Een dossier groter dan ongeveer 10 MB kan dus niet via de eHealth-box verstuurd worden. Het zou de eHealth-box van de ontvangende partij immers overvol maken, wat ertoe zou kunnen leiden dat de ontvanger geen nieuwe berichten meer ontvangt. .
2) Het is een misvatting dat alleen het dossier van een oude patiënt een groot dossier kan zijn. Groot betekent immers niet de hoeveelheid aan aantal geregistreerde diagnoses of vaccinaties, maar vooral de omvang van de documenten in het dossier.
a) Het dossier van een kind met daarin één groot gescand document kan groter zijn dan het dossier van een 80-jarige, die al tientallen jaren bij u komt. Oorzaak daarvan is vaak dat papieren documenten met een te fijne resolutie worden gescand. Voor een brief met alleen tekst en eventueel een kader volstaat een resolutie van 150 DPI. Standaard worden scanprogramma's nog als eens ingesteld op 300 DPI.
b) Als u (veel) foto's in het dossier toevoegt zal het ook snel te groot worden voor export. Met hedendaagse beeldvormingstechnieken is één foto al snel 6 MB of meer.
c) Misschien heeft u zelf ooit het dossier ontvangen van een collega en moet u het op uw beurt doorsturen, bijvoorbeeld omdat de patiënt verhuisd is. Kijk dan even na of het bestand dat u zelf importeerde (de PMF) niet nog ergens in een oud document zit. U kunt dit oud bericht gerust verwijderen.
Wat u niet doet
Het dossier exporteren en via e-mail naar uw collega sturen. Een e-mail is namelijk een niet of onvoldoende beveiligd kanaal volgens de geldende medische en GDPR-richtlijnen.
Oplossingen
1) U kunt het dossier kleiner maken en het alsnog vanuit CareConnect via een brief versturen.
a) Verwijder niet langer relevante documenten uit het dossier. Verwijderde documenten worden immers niet geëxporteerd. Dit kunt u vooral doen als u weet dat het document ook op de hubs staat. Uw collega kan dat document dan ook via de hubs raadplegen.
b) Misschien hebt u zelf ooit het dossier ontvangen van een collega en moet u het op uw beurt doorsturen, bijvoorbeeld omdat de patiënt verhuisd is. Kijk dan even na of het bestand dat u zelf importeerde (de PMF) niet nog ergens in een oud document zit. U kunt dit oud bericht gerust verwijderen.
2) Maak gebruik van Ordomedic. Hiervoor dient u eerst het dossier vanuit CareConnect te exporteren waarna u het geëxporteerde bestand via Ordomedic verstuurt. Voer volgende stappen uit:
a) Het dossier exporteren
Open in CareConnect het betrokken dossier
Ga naar het tandwiel bij de pasfoto van de patiënt
kies voor Export
4. U krijgt een overzicht van de reeds gebeurde exports van het dossier.
5. Klik op 'Nieuw' om een nieuwe export te maken.
6. Kies in de keuzelijst (aangegeven met de pijl) als formaat Patient Migration format (PMF).
7. U kunt aangeven of u het dossier eerst nog eens wenst te zien en, doe dit zeker als een patiënt verhuist, aangeven om een dossier te archiveren. Het blijft gewoon bestaan in uw databank, maar wordt niet meer standaard meegenomen in een zoekopdracht in de statistiek (waarbij standaard op actieve patiënten wordt gezocht).
8. Klik vervolgens op 'Export'.
9. U krijgt een venster van de Verkenner (Windows) of de Finder (iOS), om het bestand op te slaan op een plaats op de computer naar keuze. Deze plaats kan u dus vrij kiezen, maar zorg ervoor dat u weet waar het bestand staat om het zo dadelijk te kunnen versturen met Ordomedic.
10. U kunt het bijvoorbeeld opslaan in de map Downloads op uw computer. Klik dan op Map selecteren.
b) U verstuurt het via de Transferbox van Ordomedic.
1. Ga naar https://ordomedic.be/nl en klik op Aanmelden.
2. Meld aan met Itsme of eID.
3. Klik op uw naam en kies voor Transferbox.
4. Klik op Bestanden opladen.
5. Voeg de PMF als bijlage toe (deze staat op de plaats waar u ze hebt opgeslagen).
6. Voeg een ontvanger toe. Maak gebruik van de zoekfunctie naam/postcode/rol om een zorgverlener op te zoeken. Klik aan zodat de ontvanger bovenaan verschijnt en klik op 'bevestigen'.
7. Voeg een onderwerp toe.
8. Klik op Bestanden verzenden.
Bevestigen vie eHealth
Wenst u alsnog een bericht via de eHealth-box te versturen, dan kan u in een brief of zelfgemaakte template vermelden dat het dossier via de site van de Orde der artsen verzonden werd, en dat de arts het dossier kan downloaden via https://ordomedic.be/nl/login.
* Voor vragen omtrent het gebruik van de website van de Orde der artsen wordt u doorverwezen naar https://ordomedic.be/nl/faq.