De beperkte capaciteit van de eHealth-box
De eHealth-box heeft een opslagcapaciteit van 10 MB. Een dossier dat groter is, past er niet in. Bovendien zou een zeer groot bericht de box van de ontvanger vullen, waardoor die geen nieuwe berichten meer kan ontvangen. Het is dus niet alleen een technische beperking, maar ook een kwestie van zorgvuldigheid tegenover de collega.
De omvang van de documenten in het dossier
Het aantal diagnoses of vaccinaties bepaalt de grootte van een dossier niet. Doorslaggevend zijn de documenten die erin zijn opgeslagen. Daardoor kan het dossier van een kind met één grote scan groter zijn dan dat van een tachtigjarige die al tientallen jaren bij u komt. Drie oorzaken vallen vaak op:
Te hoge scanresolutie. Voor een tekstbrief met eventueel een kader volstaat 150 DPI. Scanprogramma’s staan standaard vaak op 300 DPI, wat de bestanden onnodig vergroot.
Foto’s. Met de huidige beeldvorming kan één foto al 6 MB of meer zijn. Veel foto’s in het dossier maken de export snel te groot.
Een eerder ontvangen dossier. Als u het dossier zelf van een collega heeft geïmporteerd, kan de bijbehorende PMF nog in een oud document staan. Dat oude bericht kunt u veilig verwijderen.
Wat u niet moet doen
Stuur het dossier niet per e-mail naar uw collega. E-mail is volgens de medische en AVG-richtlijnen onvoldoende beveiligd voor patiëntgegevens.
De oplossing
Verklein het dossier en verstuur het daarna alsnog via CareConnect als brief. Hiervoor kan u deze link volgen.
Verwijder allereerst documenten die niet langer relevant zijn. Verwijderde documenten worden niet geëxporteerd. Dit is vooral handig voor documenten die ook via de hubs beschikbaar zijn, zodat uw collega ze daar kan raadplegen. Verwijder daarnaast oude PMF-bestanden. Daarmee kan het dossier al aanzienlijk kleiner worden.
Indien het dossier te groot blijft, kan u dit artikel volgen.