Factureren op papier is niet langer toegestaan sinds 1/10/2020.
Bekijk de pagina op het RIZIV omtrent forfaitaire vergoeding voor geneeskundige verzorging: https://www.inami.fgov.be/nl/professionals/verzorgingsinstellingen/medische-huizen/Paginas/default.aspx
Meer info over de prijzen en tegemoetkomingen: https://www.riziv.fgov.be/nl/themas/kost-terugbetaling/door-ziekenfonds/individuele-verzorging/honoraires/Paginas/medische-huizen-met-forfait.aspx
Starten en activeren
De eerste stap naar het elektronisch factureren is eFact forfait activeren in de configuratie.
1. Klik op de tab Tarificatie.
2. Klik op het tandwiel om naar de tarificatieinstellingen te gaan.
3. Klik op Praktijk instellingen.
4. Klik op Algemeen.
5. Klik op gebruik eFact forfait.
6. Klik op opslaan.
In- en uitschrijven
Nieuwe inschrijving registreren
1. Zoek de patiënt op binnen de tarificatiemodule.
2. Klik op Registratie om de patiënt in te schrijven.
3. Pas/vul aan indien nodig.
Merk op dat de datum van aanvang van inschrijving niet aangepast kan worden. Een inschrijving dient dus steeds meteen in de software geregistreerd te worden.
De datum van aanvang inschrijving kan aangepast worden, maar wordt finaal bepaald door de mutualiteit. In onderstaand voorbeeld werd de aanvangsdatum manueel aangepast.
4. Klik op opslaan.
De begindatum van de inschrijving is steeds de eerste dag van de volgende maand na de registratie indien er geen proefperiode is.
vb. de inschrijving werd geregistreerd op 27/07/2020 dus de patiënt is pas echt ingeschreven vanaf 01/08/2020.
Uitschrijven
De inschrijving annuleren moet voor de aanvang van de inschrijving gebeuren. De annulatie wordt meteen doorgestuurd en verwerkt door de mutualiteit. Een uitschrijving registreren, kan van zodra de datum van de aanvang de inschrijving overschreden is. De knop uitschrijving is vanaf dat moment zichtbaar.
5. Zoek een patiënt op en klik op Uitschrijving.
6. Geef de reden van de uitschrijving in en bewaar.
Opnieuw wordt de datum van uitschrijving bepaald op basis van enkele regels. Hier kan niet van afweken worden.
Regels in verband met het bepalen van de datum van uitschrijving
De uitschrijving kan gebeuren door redenen te kiezen die verband houden met de patiënt of het medisch centrum. De einddatum van het pakket hangt af van verschillende criteria.
Op verzoek van de patiënt:
- Kan in de toekomst worden aangevraagd met een maximum van 3 maanden.
- Indien geen specifieke reden, zal de einddatum het einde van de huidige maand zijn.
Op verzoek van het medisch centrum:
- Als de aanvraag wordt gedaan van de 1e tot en met de 15e van de maand, eindigt het abonnement aan het eind van de maand.
- Als de aanvraag na de 15e van de maand wordt gedaan, eindigt het abonnement met de maand + 1 maand.
Het verzoek wordt rechtstreeks naar de mutualiteit gezonden (synchroon verzoek). Een regel met de status Uitgeschreven (elektronisch) verschijnt in het dossier van de patiënt.
Factureren
Een factuur voor een bepaalde maand kan enkel diezelfde maand opgestuurd worden naar de mutualiteit. Indien een factuur verworpen werd of laattijdig opgemaakt werd, kan deze niet de maand nadien opnieuw verstuurd worden maar moet die betreffende maand geregulariseerd worden in de facturatie van de daaropvolgende maand.
U start dus telkens aan het begin van de maand met de facturatie van die maand. Concreet wil dit zeggen dat de facturatie voor de maand november enkel mogelijk is vanaf 01/11 tot en met 30/11.
1. Ga naar het tabje Tarificatie en klik op het Facturatie icoon.
2. Ga meteen naar Nieuwe forfaitaire factuur.
3. Klik op Start de verificatie van de verzekerbaarheid om de mutualiteitsinformatie van de patiënt te controleren. Facturen aanmaken lukt op dit moment nog niet.
De verificatie werd gestart. U ziet nu dat de opdracht wacht op de antwoorden van MyCareNet. Dit neemt 48u in beslag.
Nadat de verificatie voltooid is, kan de facturatie van start gaan.
4. Klik op Start forfait factuur.
De facturen worden nu op de achtergrond klaargezet en komen bij het onderdeel Te verwerken terecht voor een laatste controle.
5. Klik op Te verwerken.
6. Ga naar het detailoverzicht voor controle.
Na een laatste controle kan de factuur elektronisch verstuurd worden naar de betreffende mutualiteit.
7. Klik op Elektronische factuur aanmaken.
De factuur is zichtbaar bij het onderdeel Te Ontvangen. De mutualiteit zal deze factuur verwerken en het antwoord elektronisch doorsturen. De betalingen worden automatisch geregistreerd zoals bij een gewone eFact facturatie.
Verwerking van een volledig geweigerde factuur
1. Klik op Geweigerd als u een cijfer naast dit tabblad ziet staan.
Ondanks de controle van de informatie van de patiënt en of deze al dan niet gefactureerd mag worden volgens de mutualiteit, kunnen weigeringen ontstaan. Indien een volledige factuur werd geweigerd, komt de factuur in dit overzicht terecht.
2. Klik op de detailweergave om de geweigerde factuur na te kijken.
Een volledig geweigerde factuur moet steeds volledig verwijderd worden alvorens u deze opnieuw kan factureren. Van zodra de factuur verwijderd wordt, zal het mogelijk zijn om voor dezelfde periode deze opnieuw te factureren.
Verwerking van een deels geweigerde factuur
Het is nog steeds mogelijk dat bepaalde periodes van patiënten, om welke reden dan ook, volledig of gedeeltelijk geweigerd worden. In dit geval zal de factuur alsnog bij Afgewerkt terechtkomen. Het is dus belangrijk dat dit overzicht regelmatig wordt nagekeken. Een gedeeltelijke geweigerde factuur kan u herkennen aan het gevarendriehoekje aan de rechterzijde. Klik op de detailweergave om de factuur de verwerken.
Opgelet indien u de weigering niet heeft verwerkt zal het niet mogelijk zijn om voor diezelfde mutualiteit de daaropvolgende maand een nieuwe factuur aan te maken.
In onderstaand voorbeeld werd telkens de volledige facturatieperiode geweigerd. Klik op het vuilbakje naast elke lijn om de factuur te verwerken.
De gefactureerde periodes zullen, zoals vroeger, ook verwijderd worden in het overzicht van de patiënt. Zodra het mogelijk is, zullen deze geweigerde periodes opnieuw aangeboden worden.
Het is ook mogelijk dat niet de volledige periode, maar slechts een deel werd geweigerd. Bijvoorbeeld verpleegkunde voor een patiënt die momenteel in een revalidatiecentrum verblijft. Enkel het geweigerde onderdeel zal in de lijst staan. Indien u klikt op het vuilbakje, zal enkel deze weigering van de factuur verwijderd worden. Deze aanpassing zal ook zichtbaar zijn in het overzicht van de patiënt. Dit onderdeel zal niet opnieuw aangeboden worden in de volgende factuur.